Découvrez nos nouvelles formations sur EBP BATIMENT sur https://jean-pierre-villatte.fr/ebp-batiment
#ebp #bâtiment
#ebp #bâtiment
Category
📚
ÉducationTranscription
00:00 Nous allons voir maintenant un nouveau tutoriel sur EBP bâtiment 2018 sur tout ce qui va concerner
00:12 les documents d'achat.
00:14 Alors je commence volontairement sur les documents d'achat avant de voir les ventes puisque là
00:21 on a vu donc la partie stock inventaire pour surtout dans un premier temps les inventaires
00:26 d'entrée pour les sociétés qui avaient déjà une intériorité pour mettre à jour
00:30 leur stock puisqu'ils avaient déjà un stock de départ.
00:34 Là on va voir donc les documents d'achat aussi bien pour les deux cas de figure pour
00:39 les sociétés qui ont déjà une intériorité ou les nouvelles sociétés puisque pour ceux
00:45 qui commencent et bien pour alimenter vos stocks vous allez donc passer des commandes
00:50 à des fournisseurs.
00:51 Alors on va voir d'abord un premier tutoriel dans un cas simple au niveau des documents
00:56 d'achat et après effectivement on va voir tous les cas particuliers sur ce qu'on appelle
01:03 les réceptions partielles.
01:05 On verra après notamment aussi tout ce qui concerne les avoirs, les remboursements et
01:10 après on reviendra sur une notion qu'on a vu tout à l'heure pour les ordres de fabrication
01:16 où là on va voir ce qu'on appelle les bonds de fabrication puisque en fait si vous n'aviez
01:25 pas d'inventaire et que vous lancez des ordres de fabrication il faudra commencer par les
01:31 achats et on verra ce qui se passe justement si en fait il ne voit pas la quantité suffisante
01:38 en stock.
01:39 Alors on va commencer donc par un tutoriel simple sur les documents d'achat.
01:43 Alors au niveau des documents d'achat vous pouvez donc l'avoir ici ou directement dans
01:48 le menu achat vous avez donc pareil un open guide où là ce qui est intéressant c'est
01:52 qu'on a vraiment je dirais tout le processus.
01:55 Alors on va faire d'abord ce qu'on appelle une demande de prix.
01:58 Donc là je fais ajouter, je vais donc ici chercher mon fournisseur alors je peux chercher
02:06 soit par le code soit directement par le libellé.
02:09 Donc là j'en ai comme ici j'en avais plusieurs je vais re-taper les premiers caractères
02:14 il m'aurait donné donc tous les fournisseurs qui commencent par BR par exemple.
02:17 Donc là ici j'ai la date de validité du devis, l'état en cours, vous voyez donc l'intérêt
02:22 d'avoir mis les mots de règlement avant et là après ce qui est intéressant c'est
02:27 qu'on peut aller directement aller chercher ces articles.
02:30 Alors ce que j'ai fait en fait j'ai rajouté trois articles parce que j'ai créé un ouvrage
02:35 de fabrication qui s'appelle "Douches italiennes" mais pour l'instant il n'y a pas de quantité
02:39 en stock.
02:40 Donc ici j'ai besoin de douche de joint et de pare-douche par exemple.
02:44 Donc je vais dire et bien je vais faire des demandes de prix déjà pour ma douche italienne
02:50 donc je vais faire exprès d'en faire une.
02:52 Alors ce qui est intéressant aussi, il y avait référence fournisseur.
02:55 Ça en fait référence fournisseur vous pouviez très bien taper les références fournisseurs
03:01 directement pour l'article.
03:03 Comme ça le fournisseur quand il fait sa demande de prix il voit directement ses références.
03:08 Donc ça ça peut être intéressant.
03:10 Ensuite donc je vais, vous voyez je fais, alors j'aurais pu faire ici ajouter, voilà,
03:16 mais on peut le faire directement ici en se mettant en dessous.
03:19 Mon pare-douche, pareil, et mon dernier, voilà, la douche ici, le joint, voilà.
03:30 Ensuite ce qui est intéressant c'est que ici vous voyez si j'avais oublié un article
03:35 mais que je veux vraiment l'insérer j'aurais fait insérer, insérer, et bien, alors une
03:40 ligne fourniture et il me l'aurait inséré directement, directement ici.
03:46 Ensuite, alors ça on le verra aussi tout à l'heure, c'est ce qu'on appelle les métrés.
03:51 Alors c'est surtout intéressant pour les ventes, vous verrez donc quand on va voir
03:56 les devis, voilà, et bien on peut faire des formules de calcul pour qu'ils calculent
04:00 directement la quantité.
04:01 Voilà donc je vous donnerai des cas concrets que j'ai rencontrés avec des clients dans
04:06 le bâtiment.
04:07 Alors ensuite donc par rapport au corps du demande de prix, donc vous mettez en dessous
04:17 et vous rajoutez, voilà, donc tous vos articles.
04:20 Après vous avez donc l'onglet récapitulatif, donc là, et bien, ça vous permet de voir
04:26 un petit peu le pied de document et après donc là, et bien, on a l'adresse facturation.
04:32 Donc là ce qui est intéressant, c'est qu'on pourrait choisir, vous voyez, si admettons
04:37 j'avais créé d'autres adresses directement, j'aurais pu ici directement après choisir
04:43 une autre adresse de facturation, pareil pour les livraisons, voilà, et là en fait,
04:50 je pourrais choisir une autre adresse.
04:52 Donc là si j'avais créé d'autres adresses de livraison chez le fournisseur, et bien
04:56 je lui aurais indiqué l'adresse qui m'intéresse.
04:58 Donc là je vais dire que l'adresse de facturation et l'adresse de livraison c'est la même
05:01 chose.
05:02 Voilà, donc pour l'instant on n'a pas vu les catégories tarifaires, mais si vous aviez
05:10 une catégorie spécifique de tarif, et bien ici vous auriez pu l'appliquer.
05:15 Voilà, donc ça c'est vraiment par rapport au corps du devis.
05:22 Alors après quand on aura fait des devis, on verra effectivement, on peut ici, donc
05:27 on a des boutons d'options, on peut directement consulter le fournisseur.
05:32 Là on verra, mais justement quand on aura fait des factures, tous les historiques fournisseurs,
05:37 même par rapport à tout ce qu'on a aussi bien demandé en demande de prix, en commande,
05:42 ça on verra transférer, effectivement c'est pour transférer un devis, soit en commande
05:47 ou en facture.
05:49 Voilà, donc ça on va le voir justement, c'est pour envoyer par mail.
05:53 Et ça c'est intéressant, c'est que dès qu'on fait afficher le fournisseur.
05:58 Si je me suis trompé par rapport à une information, par exemple c'était pas le 31 000, je me
06:08 suis trompé, tiens je vais rajouter, c'était HOSH.
06:12 Voilà, donc là je fais enregistrer et fermer.
06:16 Pour l'instant il ne se passe rien, mais quand je fais recharger les infos du fournisseur,
06:22 et bien lui en fait, il va me le mettre à jour.
06:25 Voilà, vous voyez, donc ça c'est intéressant parce que ça évite de sortir du devis si
06:31 vous avez mis une information à jour sur le fournisseur.
06:35 Donc là mon devis, ma demande de prix est finie.
06:39 Avant donc même de l'envoyer, je fais un aperçu pour voir si tout est conforme, donc
06:45 là j'enregistre.
06:46 Voilà, donc là je consulte ma demande de prix.
06:51 Ici j'ai déjà plusieurs modèles, donc en fonction du modèle qui vous intéresse.
06:58 Voilà, vous pouvez prendre là, vous voyez, donc j'en prends un autre pour une demande
07:00 de prix simple.
07:01 Voilà, donc là on verra la personnalisation des documents d'achat et de vente, justement
07:06 donc si vous avez un logo et tout ça, on verra comment le personnaliser.
07:09 Et après on peut mettre vos modèles par défaut.
07:14 Donc si après tout est conforme, alors on peut faire ici soit envoyer par mail, donc
07:19 là si on fait envoyer par mail par rapport à ici, et bien en fait il faut avoir configuré
07:24 dans les informations société votre serveur de messagerie.
07:29 Voilà, mais si c'est configuré, donc si on avait mis l'email dans la fiche du fournisseur,
07:35 donc là et bien directement on peut l'envoyer.
07:39 Sinon l'astuce quand on fait un aperçu, c'est de l'exporter en PDF, vous le mettez sur le
07:50 bureau et après vous vous connectez à votre messagerie pour l'envoyer.
07:54 Donc là mon devis, vous voyez, est terminé.
07:57 Donc si tout est ok, et bien après vous allez lui passer une commande, donc en fait vous
08:01 allez transférer le devis en commande.
08:03 Donc on peut faire soit ici par rapport aux tâches, là directement, soit en faisant
08:07 bouton droit, vous avez l'option ici transférer.
08:10 Donc nous on va faire tout le circuit pour vraiment voir toutes les particularités.
08:17 Donc là je vais lui demander qu'il m'ouvre le document après transfert.
08:20 Voilà, donc quand on sait faire un devis, et bien après c'est le même principe qu'une
08:28 commande, puisque vous voyez que le corps c'est une copie conforme du devis.
08:32 Ce qui est intéressant c'est qu'ici vous avez l'historique de la demande de prix qui
08:38 a été, à partir de laquelle il a généré la commande.
08:41 Donc ça c'est vraiment très bien.
08:43 Et après donc on a les mêmes onglets que tout à l'heure, sauf que là, alors on verra
08:47 surtout dans le document de vente, vous avez un onglet supplémentaire, c'est pour les
08:51 accomptes.
08:52 Donc on ne peut créer des accomptes que à partir des commandes, ou on peut créer vraiment
08:57 une facture d'accompte de toute pièce.
08:59 Donc on va avoir un tutoriel spécifique à ce niveau là.
09:02 Voilà, mais si vous aviez fait un accompte, on peut le créer à partir d'ici.
09:05 Donc on va le voir après en détail.
09:07 Mais sinon les onglets sont les mêmes.
09:09 Donc là, et bien, alors l'intérêt aussi c'est par rapport au stock.
09:13 Au niveau de la commande, en fait, c'est un stock théorique.
09:17 Puisque comme vous n'avez pas encore reçu la commande, vous voyez si je consultais l'article,
09:24 voilà donc si je vais par exemple sur les douches, voilà, vous voyez un stock virtuel,
09:29 vous voyez donc pour l'instant en quantité en stock, je n'ai pas.
09:31 Mais en quantité normalement, ici, virtuelle, vous voyez, j'ai un.
09:37 Voilà, vous voyez, et il me vient à réceptionner.
09:40 Donc ça c'est intéressant, quand on va voir justement tous les cas de figure en livraison
09:43 partielle, et bien après vous pouvez consulter justement tout ce que vous devez réceptionner.
09:49 Donc je reviens maintenant dans ma commande.
09:53 Voilà, donc maintenant, alors pour l'instant on va faire le cas classique où vous recevez
09:57 tout.
09:58 Donc, et bien vous, vous recevez la marchandise, donc il faut transférer la commande en bande
10:02 de réception.
10:03 Dans le même principe, je peux faire bouton droit ici, transférer ou dans l'étage.
10:07 Donc là je fais transférer.
10:08 Pareil, je fais ouvrir le document après transfert.
10:13 Donc ici c'est le même principe.
10:18 Alors l'avantage, vous voyez, c'est que j'ai l'historique et bien par rapport donc à la
10:22 provenance du bon de réception, je sais que ça vient de telle demande de prix, de tel
10:26 numéro de commande, mais sinon après c'est vraiment la même chose par rapport au document.
10:32 Et après, donc là l'intérêt c'est que maintenant au niveau des stocks, et bien au niveau de
10:39 l'article, vous voyez que c'est bien passé en stock réel, puisque dès qu'on reçoit
10:43 le bon de livraison c'est normal, vous avez la marchandise chez vous.
10:47 Et après effectivement, et bien au niveau des achats, voilà, et bien le bon de réception.
10:54 Voilà, je vais donc le transférer.
10:58 Voilà, vous voyez, donc lui il connaît vraiment le cheminement en facture.
11:03 Alors on peut très bien sauter des étapes, on peut passer d'une demande de prix à commande
11:08 et d'une commande en facture.
11:09 Là c'est vraiment intéressant si vous avez vraiment une gestion de stock.
11:13 Donc là même principe, je fais lancer, et là je vais avoir vraiment ma facture.
11:19 Donc il y a une particularité ensuite par rapport à la facture, c'est que quand vous
11:25 l'avez vraiment reçu par courrier, il ne faudra pas oublier, vous voyez, de la valider.
11:32 Voilà, parce que sincèrement c'est vraiment obligatoire maintenant de valider les documents.
11:40 Voilà, donc quand vous l'avez par courrier normalement, alors bien sûr s'il n'y a pas
11:44 de soucis entre ce que vous avez bien commandé et par rapport à la facture, donc quand tout
11:52 est ok, après il faut absolument la valider.
11:55 Mais sinon après effectivement au niveau des onglets, donc là la différence, on verra
12:00 justement par rapport aux échéanciers et au règlement, puisqu'il y a différentes
12:06 façons de régler après des factures.
12:09 Donc là, puisqu'on avait mis c'est l'intérêt le mode de règlement, on a un onglet échéance,
12:16 ça pourrait être une façon de régler.
12:19 Mais là au moins, ça c'est intéressant parce que quand on règle en plusieurs fois,
12:22 ici on a du multi échéance.
12:25 Donc ça on le verra aussi en détail.
12:28 Mais sinon après, effectivement c'est une copie conforme.
12:33 Donc là la facture d'achat, une fois qu'elle est validée, on peut aussi consulter la
12:39 date, on a tout l'historique maintenant cette fois-ci de ce que l'on a fait en termes de
12:45 documents.
12:46 Donc là j'ai vraiment tout l'historique entre les demandes de prix, les commandes
12:51 et les bandes de réception.
12:53 Donc là c'est le circuit classique.
12:58 Alors juste une petite particularité que je vais vous montrer dans ce premier tutoriel,
13:00 on peut faire des regroupements.
13:02 C'est à dire que si vous faites plusieurs commandes et en fait on vous livre qu'une
13:06 seule fois par mois par exemple.
13:08 Eh bien on peut faire, je vais en faire deux commandes, on peut regrouper plusieurs commandes
13:12 à un seul bond de réception ou on peut regrouper plusieurs bonds de réception en une facture.
13:18 Donc ça, ça peut être intéressant en fonction des activités.
13:21 Donc je vais créer deux commandes.
13:22 Je vais choisir un autre article.
13:26 Tiens je vais prendre des baignoires.
13:28 Voilà j'en fais une.
13:29 Voilà, ça c'est intéressant.
13:33 Alors ça, vous voyez, d'où l'intérêt de mettre dans la fiche article le fournisseur.
13:41 Donc je vais vous le remontrer parce qu'en fait on va le revoir dans les autres fabrications
13:44 parce que si le prix d'achat a changé, il me propose, vous voyez, donc est-ce que vous
13:48 voulez le mettre dans le prix, voilà, vous voyez, et voilà, et dans le prix d'achat
13:52 brut du fournisseur aussi.
13:53 Voilà, donc ça c'est vraiment intéressant.
13:56 Voilà.
13:57 Et après je vais en rajouter une autre.
14:00 Voilà, toujours pareil.
14:03 Je vais prendre un autre article cette fois-ci.
14:05 Voilà, par exemple, une bétonnette, pourquoi pas.
14:13 Alors je vais mettre un prix d'achat là, pareil.
14:16 Donc là, normalement, ils devraient me proposer, voilà, vous voyez, donc ça c'est vraiment
14:21 très bien.
14:22 Voilà.
14:23 Et créer le prix pour le fournisseur aussi, voilà.
14:27 Voilà.
14:28 Donc là j'ai deux commandes.
14:29 Vous voyez, voilà.
14:30 Et bien, vous voyez, donc en plus, état non réceptionné, et bien, en fait, quand je
14:36 reçois un banc de livraison une fois par mois, par exemple, et bien là, alors je vais
14:41 dire, et bien moi je veux faire un regroupement que pour ces deux commandes.
14:47 Alors après on peut faire le regroupement ici, ou pareil, en faisant bouton droit, vous
14:52 voyez, on fait regrouper.
14:53 Voilà.
14:54 En plus, ici, ce qui est intéressant, c'est qu'on a une assistant.
15:02 Je fais suivant.
15:03 Je continue, suivant.
15:05 Voilà, vous voyez ici, c'est un banc de réception.
15:09 Et ce qui est intéressant, c'est que même en fait, après, je vais vous le conseiller
15:13 d'ailleurs, un sous total.
15:14 Comme ça c'est beaucoup plus lésible.
15:15 Voilà, je continue, voilà, lancer.
15:18 Voilà.
15:19 Voilà.
15:20 Et en plus, vous voyez, c'est propre.
15:28 Voilà, moi je trouve ça vraiment très bien.
15:30 Voilà, donc si vous êtes dans une activité où c'est vraiment ce cas de figure par rapport
15:34 au fournisseur, et bien vous pouvez le faire.
15:36 Et on aurait pu faire pareil, la même fonction, plusieurs donc, bancs de réception, une seule
15:41 facture.
15:42 Voilà.
15:43 Donc maintenant je vous propose un nouveau tutoriel sur tout ce qui va concerner plutôt
15:49 maintenant les cas particuliers, où là on va voir effectivement, et bien les, ce qu'on
15:55 appelle les réceptions partielles.
15:58 !