PeATE - Tuto communauté - Importation et classification de documents
Tutoriel réalisé par une utilisatrice PeATE expliquant comment importer et trier les documents dans le parapheur électronique
Transcript
00:00 PE Act, importation et classification de documents.
00:07 Alors, on va se connecter.
00:10 Voilà.
00:13 Alors, sur le bandeau à gauche, on peut retrouver "Préparer".
00:23 Donc, "Préparer un dossier".
00:28 On nous propose deux modes d'intégration de documents.
00:33 Soit un mode standard dans lequel on a accès à toutes les différentes parties de paramétrage
00:43 du dossier par affaires, soit un mode assistant qui nous propose, étape par étape, de nous
00:49 accompagner.
00:50 Alors, un mode standard, depuis l'ordinateur, on intègre plusieurs documents en même temps,
00:58 c'est possible, sélection multiple.
01:02 Il va nous proposer un document principal et plusieurs annexes, et nous pourrons faire
01:10 signer toutes les annexes.
01:12 L'outil n'est pas limité en nombre de signatures, j'ai pu en tester plus d'une centaine.
01:18 Alors, si on modifie le document principal, il va le remettre en première position.
01:26 Voilà, il s'est déplacé.
01:29 Et donc, on peut signer tous les documents.
01:33 J'ai fait exprès d'intégrer des documents ODT.
01:40 Ces documents, on nous propose de les convertir en PDF.
01:45 Si ceux-ci sont cochés en signature, de toute façon, ils seront convertis en PDF, puisque
01:54 le parafeu ne signe qu'au format PADES.
01:57 Le PADES ne permet de signer que des documents PDF.
02:02 Voilà, on peut les supprimer si besoin, et en ajouter si on s'était trompé ou si on
02:11 devait ajouter des documents.
02:13 J'ai bien un document principal, tous les autres sont signés.
02:18 Par défaut, le nom du parafeu, c'est le nom du document principal.
02:24 On peut mettre un nom plus parlant, si on le souhaite, pour les viseurs et signataires.
02:34 On peut modifier la nature des documents du circuit.
02:40 Nous, nous ne signons quasiment que des documents liés à des marchés publics.
02:47 On peut modifier le référent, c'est-à-dire que si je souhaite qu'une personne soit informée
02:55 des différentes actions du circuit de ce dossier parafeu et qu'elle puisse retirer
03:00 les documents, je peux intégrer ma collègue à ce parafeu.
03:07 Pour l'exemple, je ne vais pas le faire.
03:12 Pour ce qui est de l'acteur du circuit, que ce soit en viseur ou en signataire, on peut
03:18 ajouter les personnes soit en utilisateur, donc en recherche par nom ou prénom, soit
03:24 un service enregistré dans l'entité, donc quelles que soient les personnes qui sont enregistrées
03:29 dans ce service, ou un groupe de fonctions.
03:32 Pour mon service, pour ma direction de la PFRA, on a une fonction responsable PFRA dans
03:41 laquelle sont intégrés les profils de la directrice et de l'adjointe à la directrice.
03:46 Dans ce cas-là, ce sera la première en l'occurrence qui ira sur le dossier, qui pourra viser,
03:55 quelle que soit sa fonction pure.
03:59 Par contre, si on met un utilisateur en viseur, ce sera uniquement cet utilisateur.
04:05 Éventuellement, si une délégation a été définie dans le profil de l'usager, ce serait
04:13 son délégataire.
04:14 Et donc, pour le signataire, même chose, on peut soit intégrer un utilisateur, un service
04:22 ou une fonction.
04:23 La particularité du paraffin PWA, c'est qu'on peut également faire signer une personne
04:30 qui n'est pas de notre entité.
04:32 Dans ce cas, on permet à cet utilisateur, par son adresse mail et, si l'on souhaite,
04:45 une authentification forte par son numéro de téléphone, lui permettre de signer le
04:50 document.
04:51 Ça, c'est une particularité qui peut être utile dans le cas de, par exemple, nous,
05:02 en marché public, nous aurions peut-être des C4 à signer par un sous-traitant, par
05:09 le titulaire du marché et par le pouvoir d'udicateur, pour nous, les préfets de
05:15 région de Bretagne.
05:16 Si l'un d'entre eux, notamment le sous-traitant, souvent dans les petites entreprises, n'a
05:22 pas de certificat de signature, on pourrait l'intégrer au circuit en ayant l'adresse
05:27 mail du responsable et son numéro de téléphone.
05:31 Pour l'exemple, je vais m'assigner la signature et valider.
05:48 Je peux définir les emplacements de signature également.
05:53 Alors, sur certains documents, j'ai importé le tag #signature# qui permet de positionner
06:06 la signature directement sur le document.
06:09 Voilà, donc ici, la signature est reconnue parce qu'il y a derrière le #signature#.
06:18 J'en ai préparé d'autres sans appel de signature.
06:25 Voilà, ici, le nom n'apparaît pas.
06:30 Donc, je peux le déplacer, voilà, et l'intégrer en cliquant sur le signataire et le déplacer.
06:41 Le supprimer si besoin.
06:52 Et je peux donc le dernier également.
06:57 J'en ai donc un deuxième sans appel de signature.
07:02 Je sélectionne le signataire et je positionne la signature.
07:12 Je pourrais la mettre complètement ailleurs.
07:16 Et je ferme.
07:19 Voilà, alors on a plusieurs options.
07:26 Classement confidentiel ou pas, insérer une date limite ou pas de signature.
07:34 Alors, nos supérieurs hiérarchiques n'aiment pas tellement avoir de contrainte de date
07:42 et on ne l'utilise pas.
07:45 On peut laisser la main au viseur ou au signataire pour qu'il modifie le document.
07:54 Principal ou les annexes, c'est possible.
07:59 On peut également autoriser la modification du circuit.
08:04 Si en cours de circuit, le signataire estime que ce n'est pas lui de signer le document,
08:12 il peut le réaffecter à une autre personne.
08:15 Ça, on peut l'autoriser ou pas.
08:20 On peut fusionner les étapes successives, notamment si on propose plusieurs viseurs,
08:27 plusieurs signataires.
08:28 Ce serait soit on a plusieurs viseurs et on a choisi un ordre dans lequel les personnes
08:36 devront signer.
08:37 Parfois, on a un protocole de signature qui impose les signatures prioritaires et les
08:44 signatures du document final.
08:46 Et pour les viseurs, de la même façon, on peut avoir un ordre précis.
08:52 Cela dit, si on fusionne les étapes, on peut, si on a plusieurs viseurs, avoir le premier
09:00 viseur vise, quel que soit l'ordre dans lequel on aura affecté les visages.
09:04 Et de la même pour les signatures.
09:08 Si on veut utiliser le mode assistant, on peut autoriser les assistants à refuser le
09:16 document.
09:17 Et on peut signer avec des annotations publiques ou pas.
09:22 On peut ajouter un observateur, donc c'est une personne qui appartient à l'entité
09:28 et qui suivra le circuit, mais il n'aura pas accès au document.
09:32 Et on peut ajouter un message également, public ou privé.
09:37 Aux différentes personnes du circuit.
09:42 Et on valide.
09:50 Donc, une fois qu'on a renseigné tous ces champs, on peut soit enregistrer notre dossier
10:04 si on est en attente d'un document supplémentaire, ou alors on peut le transmettre.
10:10 Encore annulé, mais on peut le transmettre.
10:13 Une fois qu'il est transmis, on devrait avoir un message mail disant que le dossier
10:34 est parti en signature et un message pour le signataire lui indiquant que le dossier
10:43 est en signature.
10:44 Voilà, donc là, j'ai reçu...
10:50 Non, pas encore.
10:54 Alors, moi je vais aller voir si je l'ai en signature.
11:05 Voilà, il est déjà arrivé en signature, le mail suivra plus tard.
11:12 Il est possible qu'il y ait un décalage de par l'enregistrement en vidéo de l'action.
11:20 Donc, je peux aller dans le dossier.
11:25 Donc ici, j'ai bien la nature du dossier, son nom, la date de création, le référent,
11:33 les étapes réalisées.
11:35 Là, il n'y en a pas puisqu'il peut être visant.
11:38 L'étape en cours, on sait que c'est une signature.
11:41 Et les étapes suivantes, s'il y en a.
11:45 L'étape finale, ce sera la signature.
11:50 Donc, si j'avais plusieurs dossiers, en tant que signataire, je pourrais sélectionner
12:00 tous les dossiers et les signer en même temps ou les refuser.
12:06 Alors, pour information, ça y est, on a eu le mail, donc, m'indiquant que j'ai un dossier
12:17 en signature.
12:18 Si je cliquais sur le lien, je l'oublierais directement à partir de la plateforme Izbus.
12:26 Donc, j'y accède.
12:34 Voilà, donc ici, je vois le document, je peux le lire.
12:42 Ça, c'est le document principal.
12:45 L'emplacement de la signature, le visuel sera ici.
12:49 Et je peux aller voir tous les documents.
12:52 Là, il est un peu long à charger.
13:04 Donc là, on peut revoir où est la signature.
13:11 Et donc, je peux prendre connaissance de tous les documents de cette façon.
13:16 Donc, je peux modifier le circuit si je le souhaite.
13:25 Je peux ajouter un document si j'estime qu'il en manque un.
13:31 J'ai accès au message écrit par le rédacteur.
13:38 Je peux ajouter un message.
13:44 Je peux demander un visa intermédiaire.
13:48 Je peux annoter, si je le souhaite, le document.
13:55 Donc ici, j'ai plusieurs informations.
14:02 Je peux faire un dessin à main levée.
14:05 Je peux mettre du texte.
14:06 Je vais taper le texte, mais je n'arrive pas à le taper.
14:29 Il est vrai que j'utilise moins cette partie signature.
14:36 A priori, on peut y mettre des flèches.
14:41 On peut surligner.
14:45 Le fait d'enregistrer ce que je fais provoque des temps de réaction longs.
15:09 Je vais fermer cette partie.
15:28 Je peux refuser ou signer.
15:49 Je peux signer.
16:13 Je peux signer.
16:21 Je peux signer.
16:44 Je peux signer.
17:10 Ce qui est économe, c'est qu'il me demande le code de chaque document à signer.
17:33 Je peux signer.
17:53 Voilà.
18:05 Donc, le dossier disparaît de ma balette en tant que signataire.
18:13 Normalement, je vais recevoir un mail en tant que rédacteur me disant que le document
18:36 est signé.
18:37 Je peux le sortir et l'enregistrer.
18:43 Voilà.
18:44 Il est ici.
18:47 Donc, étape réalisée en signature de moi.
18:54 Il n'y a plus d'étape en cours puisque c'était la seule.
18:58 Donc, il est traité.
18:59 Et donc là, je peux me récupérer.
19:17 Donc, encore une fois, c'est un peu long parce que l'enregistrement est un peu long.
19:31 Donc, on a bien l'information signée électroniquement, les quatre par lois Jeannot.
19:36 On a bien la petite griffe également.
19:39 Donc, on a une information qui nous dit que vous déroulez deux circuits.
19:46 Alors, on peut maintenant récupérer les messages si on le souhaite.
19:53 Peut-être que le signataire en avait déposé un.
19:56 On peut extraire chaque document et le télécharger.
20:01 Voilà.
20:04 Et l'enregistrer dans nos dossiers.
20:10 Et on peut également exporter tout le dossier.
20:16 Donc, on peut inclure les annexes.
20:19 Donc, oui, parce qu'ils sont signés.
20:21 On peut inclure une fiche de circulation qui va reprendre en fait le circuit établi.
20:27 Et on peut également inclure un rapport de signature qui va nous dire
20:33 quels sont les documents et qui a signé chaque document.
20:42 Donc, l'export est réussi.
20:46 Donc, je retrouve dans mes téléchargements.
20:57 Hop, dossier marché anti-intrusion.
21:03 Donc, on a bien tous les documents signés.
21:08 La fiche de circulation.
21:14 Voilà, qui reprend son nom, sa nature, le rédacteur, le responsable du dossier,
21:23 le document d'inspection, les visas s'il y en a eu, signature électronique.
21:30 Voilà.
21:34 Hop, et le rapport de signature.
21:39 Voilà.
21:41 Donc, on a bien par document le signataire.
21:46 Et là, on a le certificat de signature.
21:49 Donc, on a bien le nom et le prénom de la personne.
21:53 Et ça nous donne la date et l'heure de la signature.
22:00 Le type.
22:02 Donc, on a dit tout à l'heure que c'était du PADES.
22:04 Et la validité du certificat.
22:07 Et donc, on l'a document par document.
22:13 Et puis, bien sûr, tous les documents qui eux ont été signés
22:17 sont les enregistrés dans le dossier correspondant sur notre arbre de ressources.
22:22 Merci d'avoir regardé cette vidéo !