Webinaire sur l'enquête ERE par Consortia Manager pour les membres de Couperin.
Par Anne-Sophie Tagliavini et Valérie Larroque.
Par Anne-Sophie Tagliavini et Valérie Larroque.
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00:00Bonjour à tous, bienvenue du coup à cette session dédiée à l'encadré, comment justement
00:18on recueille les données de la manager. Alors avant de commencer, je vais vous demander
00:23à tous de couper vos micros pour éviter que ça fasse des interruptions, ce sera plus
00:29agréable. Alors donc, quand vous vous connectez, en fait, vous arrivez sur ce qu'on appelle
00:39votre dashboard. Donc ici, vous voyez qu'il y a ERRÉ 2024, signalez que votre enquête
00:45est terminée. Donc c'est qu'une seule fois, une fois que votre enquête est terminée,
00:48que vous pourrez appuyer sur le bouton de validation. Si jamais vous le faites et que
00:54ce n'est pas terminé, il n'y a pas de souci, c'est juste un bouton indicatif pour permettre
00:59à notre équipe de savoir qui a terminé l'enquête. Et il faut savoir qu'à chaque
01:02fois qu'un établissement a terminé l'ERRÉ, Valérie et moi-même, nous passons derrière
01:08pour vérifier si tout a été correctement renseigné. Quand je vous dis correctement
01:12renseigné, c'est s'il ne reste pas des montants non renseignés avec aucune note
01:18explicative. Donc en fait, jusqu'à ce que ce soit la fin de l'ERRÉ, vous pouvez à
01:23tout moment, bien sûr, aller dans la rubrique Subscription où c'est là que va se dérouler
01:31le renseignement de l'enquête ERRÉ. Donc ici, vous avez toutes les consignes pour
01:39la saisie de vos montants. Donc ça, c'est pratique parce qu'on avait mis en place un
01:43guide, des tutoriels vidéo, des enregistrements de webinaire. Mais on s'est dit aussi que
01:48c'est bien, quand vous remplissez l'ERRÉ, d'avoir toutes les informations sous les
01:52yeux parce qu'il y a pas mal d'infos à connaître. Donc on va le balayer rapidement. Le périmètre de
02:01l'enquête, c'est vraiment toutes les ressources électroniques, que ce soit dans le cadre de votre
02:06budget S&D ou d'autres budgets, qui doivent être accessibles à l'ensemble des usagers
02:12d'un établissement. Donc si par exemple, c'est une ressource qui est utilisée uniquement dans
02:16le cadre professionnel, elle ne doit pas être déclarée. Cette enquête porte sur tous les
02:25types d'abonnements, c'est-à-dire ceux qui ont été pris dans le cadre des négociations
02:28coopérins et ceux qui ont été pris aussi hors négociations coopérins. C'est important. On
02:34recueille vraiment la dépense en ressources électroniques, que ce soit pour des achats
02:40ou des abonnements, pour votre établissement en général. Donc on veut également que vous,
02:46que vous déclariez aussi les abonnements hors négociations. On demande des montants en euros
02:53hors taxes, qui incluent les frais de gestion. Alors les frais de gestion, maintenant pour la
02:59baisse, ils sont déclarés à part. Donc on a une ligne qu'on vous a mise avec les frais de gestion
03:04que nous a informé la baisse pour votre établissement. Mais par contre, pour les autres
03:10groupements de commandes qui sont portés par d'autres établissements que la baisse, il faut
03:15penser à mettre les frais de gestion. Autre chose très importante, auparavant, les RER portaient
03:23vraiment sur l'année de facturation. Donc on est revenu dessus, maintenant on parle plutôt de
03:28l'année d'abonnement, en sachant que si un abonnement est à cheval sur deux années,
03:33on prend l'année la plus couverte. Pour les mutualisations, chaque établissement va déclarer
03:40sa part individuelle, ce qui lui a été facturé. Et bien penser à renseigner les métadonnées de
03:46mutualisation qu'on verra par la suite, parce que souvent, il y a mutualisation, oui, mais il n'y a
03:53pas d'autres informations, et c'est bien de tout bien renseigner. Comme je vous disais, on passe
03:58après vous. Donc si on a des montants à zéro euro, forcément, s'il n'y a pas de note explicative,
04:04où il n'y a pas de métadonnées de mutualisation, on va vous envoyer un mail. Donc si vous ne voulez
04:10pas recevoir de mail de notre part, pensez bien, quand vous mettez des montants à zéro,
04:15il faut qu'il y ait une note justificative, parce que même si pour vous c'est logique,
04:18nous on ne le sait pas, donc on va revenir vers vous. On verra les différentes colonnes,
04:27vous avez des montants en list price, donc ce sont des montants qui sont indicatifs. Ce n'est
04:34pas parce qu'il y a un montant en list price qu'il ne faut pas ressaisir le montant en colonne
04:37price adjustment. En plus, du coup, ces montants, on a à la fois des tableaux de refacturation de
04:44groupements de commandes, donc là, a priori, c'est plutôt fiable. Les abonnements mutualisés,
04:49on demande aux porteurs de la mutualisation de nous envoyer un mail pour avoir le détail,
04:53et après, on va avoir des montants issus des carnets de commandes des éditeurs. Donc là,
04:58c'est moins fiable. Donc si vous voyez un montant en list price, ça ne correspond pas du tout
05:04à votre abonnement, vous nous envoyez un ticket. Ce n'est pas nous qui l'avons mis comme ça pour le
05:09plaisir, c'est parce qu'en fait, sur le carnet de commandes de l'éditeur, il a attribué un montant
05:14à votre établissement. Nouveauté cette année, on a saisi les montants pour la licence nationale
05:22Elsevier. Pourquoi ? L'année dernière, c'est vrai que l'année précédente, on vous demandait,
05:28pareil que les autres, de mettre un ajustement de prix. Et cette année, on ne le fait pas,
05:34parce qu'en fait, on s'est rendu compte qu'il y a beaucoup d'établissements qui ne mettaient
05:37que la part forfaitaire à baisse, donc 10 000 ou 5 000 euros, et qu'il manquait tout prélèvement
05:43du ministère. Donc pour les établissements rattachés au ministère de l'Enseignement
05:49supérieur et de la Recherche, comme c'est un taux d'augmentation de zéro, en fait,
05:54on a juste reporté les montants de 2023 à 2024, et comme les frais de gestion sont
06:00maintenant facturés à part, on a juste enlevé les 220 euros de frais de gestion. Pour les autres
06:05établissements, on a cette information via la baisse. Donc si jamais ça ne correspond pas,
06:10ou vous ne comprenez pas, vous avez besoin d'une explication, surtout utilisez les tickets. Ne
06:17faites pas de modification dans la colonne Price Adjustment, vous nous envoyez un mail,
06:22et puis nous, après, on verra ce qu'il en est. Enfin, on insiste bien là-dessus,
06:29tout ce qui est demande d'ajout, de retrait, de mise à jour, doit passer obligatoirement par
06:34un ticket. L'année dernière, il y a des établissements qui mettent en note, je n'ai
06:40plus abonné à la ressource. Alors le problème, c'est qu'au niveau de la gestion, c'est beaucoup
06:45plus complexe. Ça veut dire qu'il faut qu'on regarde chaque petite note, et qu'ensuite,
06:50on switche d'interface en permanence pour faire des modifications. Donc les tickets,
06:54c'est vraiment plus simple. En plus, ça permet de les centraliser tous au même endroit, et si
06:59on a un doute, après, on peut retrouver les échanges, etc. Donc c'est beaucoup plus simple.
07:03Voilà, et enfin, tout ce qui est adhésion, soutien si on s'ouverte, il faut se dire aucun
07:12montant, parce que sinon, ça double le montant, et ça vous fait une double facture. Donc ça,
07:18vraiment, pour la trésorerie, le service facturier, faites super attention à ça,
07:22de ne pas, pour les soutiens, les adhésions coupes rein, orkides et tout, de ne pas mettre
07:29de montant dans la colonne Price Adjustment. C'est simple, au lieu d'avoir une adhésion à 500,
07:34vous allez avoir une adhésion à 1000 euros, donc ça va faire plein de factures, enfin,
07:38pour le service facturier, c'est très complexe à gérer. Donc faites-y attention. Voilà,
07:44donc ça, c'était toutes les consignes que vous avez en permanence sous les yeux, donc si jamais
07:50vous avez un doute ou quoi, vous avez les consignes primordiales qui sont indiquées à ce niveau-là.
07:55Pour les différentes colonnes, donc là, je fais vraiment le B.A.B.A, mais il y a peut-être des
08:02personnes qui ne connaissent pas du tout, donc l'agreement, ça va être l'accord, le product,
08:08ça va être la ressource, les notes qu'on peut ajouter, le début et la fin de l'abonnement,
08:13donc ça, c'est intouchable. Vous pouvez, si jamais votre abonnement, il commence plus tard,
08:18l'indiquer en notes. La colonne Lease Price que je vous disais, donc, vous avez ici des montants
08:25qui sont déjà préremplis. Bon, là, j'ai pris l'exemple d'un établissement qui est en cours
08:31de remplissage de l'ERE, mais vous voyez, par exemple, qu'il y a un ouvrage, j'ai un montant
08:37qui est indiqué. Si je considère que mon montant est juste, il faut que je le ressaisisse dans la
08:44colonne Price Adjustment. Donc, on verra après pour les saisies. Là, je continue un peu les
08:51différentes colonnes. La colonne Price, alors, normalement, elle est censée être vide. Voilà,
08:56c'est parce qu'il y a déjà des colonnes Price Adjustment, sauf pour certains cas. Donc là,
09:00on voit que, pour Elsevier, la Freedom, il n'y a pas de montant parce que, comme on a dit plus
09:07haut, pour les montants de la Freedom et de la BMF, on ne doit pas mettre de montant dans la
09:12colonne Price Adjustment parce qu'il y a déjà un montant qui est indiqué. Ça va être pareil
09:17pour les adhésions, mais sinon, la plupart du temps, voilà, BMF ici, les adhésions couperaient,
09:24elles doivent être au fond, voilà, Mirabelle, Dewaji. Quand vous avez déjà un montant qui est
09:29dans la colonne Price, il ne faut surtout rien mettre ici, en fait. Ça veut dire qu'il y a une
09:36facturation à la base, tout ce qui est soutien, adhésion, ou pour la Freedom et la BMF, qu'on
09:44a déjà saisi un montant pour votre établissement. Voilà, donc Price Adjustment, donc c'est là où
09:52vous allez indiquer le montant qui vous a été facturé, toujours en euros. Donc, si vous avez
09:58des montants en dollars ou en devises autres que l'euro, il faut évidemment faire une conversion.
10:03Si jamais vous avez besoin, on pourra communiquer les devises. Ici, vous allez pouvoir indiquer si
10:12c'est un achat définitif. Donc, il suffit de cliquer sur N-A et vous pouvez indiquer si c'est
10:19un achat définitif, oui ou non, en cliquant sur la petite coche bleue. Je prends le rôle d'un
10:29établissement, je pense qu'il ne sera pas très content si je mets des achats un peu partout.
10:32Après, vous avez les colonnes Mutualisation, mais vous voyez qu'à partir de Achat, en fait, on les a
10:38déjà aussi. Donc ici, vous allez indiquer si cette ressource fait partie du Mutualisation ou pas.
10:45Attention, Mutualisation, on considère que les groupements de commandes ne sont pas des
10:50Mutualisations. On voit des fois des établissements qui nous ont mis Mutualisation, oui, et on a vu
10:55que c'était le porteur du groupement de commandes. Mutualisation, c'est vraiment, il y a un
11:02établissement qui va payer une ressource qui permettra après de l'avoir pour les autres qui
11:08font partie de la Mutualisation et chacun va déclarer sa part. Donc Mutualisation, oui, non,
11:14l'établissement porteur de la Mutualisation, c'est important parce que nous, après, quand on fait
11:19de la vérification, ça permet de voir si tout le monde retrouve bien ses petits, si on tombe sur
11:26le bon montant global que nous a indiqué le porteur de la Mutualisation. Et la code part,
11:32si vous la connaissez. Ce n'est pas grave, si c'est trop compliqué à calculer, vous laissez
11:40vide, on ne reviendra pas vers vous pour un problème de code part. Voilà, et les notes ici,
11:48donc il vous suffit de cliquer, de mettre une petite note, donc ça peut être, si vous souhaitez
11:54préciser une collection, une durée d'abonnement, si par exemple le montant est à zéro parce que le
12:02montant a déjà été payé l'année précédente, là vous dites montant facturé en 2023. Voilà,
12:17et vous pensez bien à cocher Shoot Consortium, sinon nous on ne le voit pas de notre côté
12:23interface consortiale. Voilà, et normalement, si après on actualise, voilà, quand vous avez une
12:34note, elle apparaît en bleu, donc vous pouvez mettre autant de notes que vous voulez, il suffit
12:39à chaque fois de saisir et de faire ajouter, vous pouvez la supprimer. Donc, la première étape,
12:48quand vous commencez à remplir les raies, c'est de s'assurer que les accords soient justes, c'est à
12:55dire que par exemple, si on vous a mis sur un accord hors négo alors que la ressource a été prise dans
12:59le cadre d'un accord négocié par exemple, si vous voyez qu'il manque des ressources ou qu'il y en a
13:07auxquelles vous n'êtes plus abonné, vous pouvez faire déjà un premier tri et ensuite, tout
13:16simplement, donc par exemple, et après, c'est de la saisie. Donc là, on ne touche pas,
13:31la RetroNews, oui, donc si 3749, ça me parait bon, je saisis 3749, c'est de la saisie, ensuite j'ai
13:43juste à faire ça et on voit aussitôt que le montant apparaît dans la colonne price. Si je
13:48considère que ce n'est pas ça, je peux tout à fait le supprimer, dire non, j'ai payé 4000 et ça le
13:56modifie. Donc en fait, vous pouvez modifier à tout moment vos montants, il n'y a pas de souci,
14:01c'est assez intuitif. Qu'est-ce qu'il pourrait y avoir d'autres comme informations ? Donc voilà,
14:15après si vous avez des accords qui n'apparaissent pas vraiment, donc du coup, ça ne permet pas de
14:21savoir si c'est négocié ou pas, je vous conseille de passer votre souris pour faire apparaître.
14:26Donc là, on voit que c'est APS de la négociation Couprin, parce que c'est vrai que c'est tronqué,
14:34quand c'est très gros, là on voit que c'est hors négo. Donc faites bien attention à ça,
14:39faites attention aussi si vous avez des doublons. Par exemple, vous avez la même ressource avec une
14:46ligne qui est prise dans le cadre d'un accord négocié Couprin et une autre ligne qui est prise
14:50dans le cadre d'un accord hors négo. Donc là, il y a un problème, donc il va falloir nous le signaler
14:56pour nous dire lequel est le bon. Vous pouvez tout à fait récupérer vos abonnements qui sont
15:05déjà indiqués, si vous voulez déjà regarder sans être obligé de passer la souris, etc. Dans More Reports,
15:15voilà, vous avez déjà un rapport qui est fait, qui s'appelle ERI 2024, qui vous permet d'exporter
15:22vos données dans un Excel. Donc vous allez avoir les différentes colonnes, et ça vous permettra
15:29peut-être plus facilement, comme tout sera bien écrit, l'intitulé ne sera pas tronqué,
15:33de vous assurer. Et après, si vous voyez que quelque chose ne va pas, ici vous avez les supports
15:42tickets. Donc vous pouvez tout à fait créer un ticket, indiquer un titre, donc un ajout, un
15:56désabonnement. La catégorie, alors la catégorie c'est très important, parce qu'en fait à chaque
16:07catégorie, c'est... comment dire ça... est attribuée automatiquement à quelqu'un. Donc par exemple les
16:18adhésions Couprin, ce ne sera pas la Common Team qui va être derrière, ça va être le service
16:23facturier. Donc il faut penser à mettre vraiment l'ERI, que ce soit nous qui le recevons. Ensuite,
16:30vous avez plusieurs sous-catégories. Donc s'il signalait un nouvel abonnement, un désabonnement,
16:35une anomalie, des précisions sur les mutualisations. Donc là, un nouvel abonnement. Ici, surtout,
16:43n'y touchez pas. Laissez-le sur Other, parce que c'est tentant de vouloir chercher son accord,
16:50la ressource. Et c'est bien, dans les faits. Sauf que le problème, c'est que les accords,
16:57notamment Couprin, et bien en fait ça va arriver au négociateur ou à la négociatrice de l'accord,
17:03qui elle va se dire, c'est quoi ce message ? Pourquoi j'ai un ticket ? Nous, on n'aura pas
17:09d'alerte sur notre boîte mail, et du coup le ticket va mettre beaucoup plus de temps à être
17:14traité. Et en plus, la négociatrice ou le négociateur va forcément revenir vers nous
17:18pour dire, oui, c'est quoi ce message ? Qu'est-ce qu'il faut que je fasse ? Donc,
17:22vous laissez sur Other. Et après, autre chose très importante, c'est d'être précis pour les
17:29ajouts. Même pour tout, c'est bien d'être précis. Plus c'est précis, moins on aura besoin de
17:35revenir vers vous pour demander des précisions. Parce que si vous mettez, bonjour, je voudrais
17:40ajouter telle ressource, mais on n'a pas l'éditeur, on n'a pas le type de la ressource, on n'a pas
17:47trop d'informations. Si ça demande une création de notre part, forcément, on va revenir vers vous.
17:52Donc, plus c'est précis, mieux c'est. Pareil pour les ajouts, très important de nous dire
17:57dans quel cadre ça a été fait, cet abonnement ou cet achat. Si c'est dans le cadre du négociation
18:03couperin ou hors négociation couperin, parce que nous, on va avoir souvent deux accords pour la
18:08même ressource, un négocié, un hors négo. Si on n'a pas de précision, on ne sait pas où le mettre.
18:13Donc, on va revenir vers vous pour vous dire, oui, dans le cadre de la négociation, donc, plus c'est
18:19précis, mieux c'est. Donc, vous tapez votre message.
18:34Voilà, vous pouvez joindre, vous pouvez mettre un lien, joindre un document.
18:43Voilà, mettre une pièce jointe. Et ensuite, vous pouvez sauvegarder, effectivement, votre ticket.
18:50Voilà, le ticket a été créé. Vous voyez, automatiquement, il a été assigné à notre
18:58équipe. Donc, nous, on va recevoir un message dans la boîte mail en nous disant, tiens, Maria Olivia
19:05a fait un ticket avec un lien direct. Si on vous fait une réponse, ou là, si vous vous rendez compte,
19:12que vous avez oublié quelque chose. Mince, j'ai oublié de faire une précision. Oups.
19:16Pas de panique. Ici, vous pouvez poster une précision, un commentaire. Alors, attention,
19:28ici, vous avez posté le commentaire et fermé le ticket. Donc là, le problème, c'est que vous
19:33allez mettre une précision, mais comme le ticket est fermé, on ne le verra pas. Alors, on le verra,
19:38mais s'il faut aussi, si on se connecte et qu'on fait attention, mais c'est vraiment très complexe.
19:42Donc, pensez bien à cliquer juste sur Post Comment. Et donc, nous, automatiquement, pareil,
19:49on va recevoir la petite précision prise dans le cadre de la négociation Couperin. Si on vous fait
19:55une réponse, vous n'êtes pas obligé d'aller à chaque fois dans l'interface des tickets pour
20:00vérifier s'il y a une réponse. Pareil, vous allez avoir un mail automatique. Moi, par exemple,
20:06je vais faire le même système, un commentaire, je vais poster, et Marie-Alivia, dans sa boîte
20:11mail habituelle, va recevoir un message comme quoi elle a un commentaire sur son ticket,
20:19donc une demande de précision. Après, si vous voulez juste dire merci beaucoup, pas de souci,
20:29ça fait toujours plaisir. Là, dans ce cas-là, vous mettez Post Comment and close ticket. Et là,
20:35le ticket est culturé. Voilà pour les tickets. Une fois que votre enquête est terminée,
20:48alors juste un truc avant, vous pouvez aussi, donc si vous avez des notes que vous avez indiquées,
20:54vous pouvez modifier ces notes ou joindre des documents. Alors, pour cela, il faut cliquer,
21:01c'est ça que c'est un peu complexe, cliquer droit dans la colonne Product. Donc là,
21:08par exemple, Open Physiolocal, ouvrir le lien dans un nouvel onglet. Et là, ici,
21:14vous arrivez sur la page de votre abonnement. J'insiste là-dessus parce que si vous cliquez
21:20sur l'accord et pas sur le product, et bien en fait, la note que vous allez mettre va être
21:26visible pour tout le monde. Donc, faire attention si on veut arriver sur vraiment
21:31la page de votre abonnement, d'avoir ce message. Et donc là, vous avez le montant qui a été déclaré
21:41et vous retrouvez votre note que vous pouvez modifier. Vous pouvez ajouter et vous pouvez
21:48joindre des documents. Voilà, ça c'était pour le montrer. Si jamais, voilà, vous avez fait une
21:56grosse note et que vous n'avez pas forcément envie de supprimer et de refaire, vous avez
22:00cette possibilité là aussi. Enfin, donc quand c'est terminé, que vous avez tous les montants,
22:08c'est-à-dire que dans la colonne Price, en fait, nous, c'est ce qu'on va regarder. En fait,
22:12on va regarder la colonne Price et on va voir si on a des montants à zéro. Si c'est des montants
22:17à zéro ici et qu'il n'y a pas de justification en note ou il n'y a pas de mutualisation, là, on fera
22:23un message. Là, on reviendra vers vous. Après, ça peut arriver des oublis. Il n'y a pas de souci.
22:32Donc, une fois que c'est terminé, vous revenez sur votre dashboard. Et ici, vous cliquez sur le bouton.
22:41Nous, après, quand on fera un rapport des notifications, on verra que l'Université de
22:49Côte d'Azur a terminé son enquête. On regardera l'enquête en question. On vérifiera si les
22:56adhésions, il n'y a pas eu de montants qui ont été saisis. Donc là, on les enlèvera. Et si on voit
23:02des choses, si on a des questions sur certaines données renseignées ou des montants à zéro,
23:09on enverra un message. Donc, pensez que dans Report, vous pouvez exporter vos données ERRÉ 2024.
23:18C'est déjà tout prêt. Il y a juste à cliquer sur Generate et ça vous envoie un tableur Excel sur
23:24votre boîte mail. Que dans la section d'aide, ici, vous avez les résultats des enquêtes ERRÉ
23:34précédentes. Là, si vous voulez les consulter. Ce ne sera pas évidemment que votre établissement.
23:41Là, c'est vraiment les résultats de l'ERRÉ de tous les établissements qui ont accepté de partager
23:46leurs données. Et ici, vous avez des supports de formation qu'on a mis en place. Donc, vous avez
23:55une rubrique dédiée à l'ERRÉ. Vous avez Renseigner l'ERRÉ dans Consortium Manager. Un petit
24:04va-dé-mé-com. Donc, vraiment court avec les choses les plus importantes. Le webinaire ERRÉ 2022,
24:10le catalogue des ressources et comment exporter vos données ERRÉ depuis un rapport.
24:19Et puis, bien sûr, notre équipe est là pour vous aider, pour vous guider. Si vous avez des
24:27questions sur le périmètre, sur plein de choses, il ne faut pas hésiter. Vous avez une catégorie
24:32de tickets qui permet de poser des questions plus générales dans le cadre de l'ERRÉ.
24:37Voilà. Et puis, voilà. Maintenant, on est disponible pour vos questions. J'espère que
24:49c'est plus clair pour vous. En tout cas, de ce que nous constatons, on se rend compte que
24:55l'établissement renseigne de mieux en mieux l'ERRÉ. Donc, il y a une bonne appropriation de l'outil.
25:01Et après, évidemment, si vous avez... Alors, j'ai une question. Donc, je vais regarder dans le
25:13chat. Enfin, Valérie aussi, si tu veux répondre, il n'y a pas de... Alors, pourquoi c'est important
25:19de répondre à l'enquête? Et oui, chaque année, on se dit, hey, on va lancer l'enquête ERRÉ,
25:26les établissements, ils vont être ravis de renseigner encore une autre enquête. Alors,
25:30déjà, on est mandaté par le ministère pour cette enquête. Donc, le ministère mandate au
25:37Couperin pour recueillir les dépenses en ressources électroniques au niveau des
25:42établissements de l'Institut supérieur de la recherche. Nous, c'est super important aussi
25:47quand il y a des accords. Notamment, là, on a beaucoup besoin pour les accords transformants.
25:54On croit souvent les données à la fois de coûts, avec des statistiques, les données aussi de l'APC.
26:02Donc, c'est des données qui sont très importantes. Ça permet aussi d'avoir un regard aussi sur les
26:09autres établissements. Si, par exemple, on se demande si une ressource peut être intéressante
26:13ou pas, apprendre, voir combien ça coûte pour les autres établissements, combien d'établissements
26:18sont abonnés, par exemple. Les négociateurs, par exemple, il y a des ressources qui étaient hors
26:24négociation. Et comme il y avait beaucoup d'établissements abonnés, Couperin a jugé utile
26:29de faire une négociation sur cette ressource. Donc, les négociateurs, évidemment, l'utilisent quand
26:36ils font des projections tarifaires par rapport à une nouvelle offre, etc., par rapport au montant
26:41de l'année précédente. Ça permet de voir, d'avoir une réalité de ce que vont payer les établissements,
26:46de pouvoir faire des montages aussi dans le cadre des groupements de commandes. Donc,
26:50c'est vraiment primordial. Je ne sais pas si, Valérie, tu veux rajouter ?
26:53Non, on a aussi les retours d'établissements qui se servent aussi de l'encadrer pour,
26:59des fois, orienter leur politique documentaire. Aussi, savoir vers quelles ressources ils vont
27:04se diriger pour des abonnements. Et puis, comme disait Anne-Sophie, c'est aussi,
27:09nous sommes mandatés par le ministère. C'est des données, ensuite, qui sont publiées sur la
27:13plateforme opendata.gouv, et qui sont des données publiques, en fait.
27:19Et justement, du coup, la question, est-il préférable de passer par Common Team pour
27:25consulter les précédentes enquêtes, donc au consortium manager, ou par data.gouv. Alors,
27:32les données du ministère, nous, quand on leur envoie, on ne met pas toutes les colonnes. On fait
27:40une sorte de nettoyage en amont. Donc, les données sur consortium manager sont plus complètes.
27:48Après, ça se vaut, quoi. C'est juste une question d'interface et de représentation
27:56des données, mais vous retrouverez les mêmes choses. Alors, pour les ressources où nous sommes
28:02facturées à l'après la date de fin de l'enquête, doit-on les noter pour l'année suivante ? Il ne
28:08faut pas les déclarer. Moi, j'ai eu des établissements qui ont laissé une ressource à 0 €,
28:14par exemple, en me disant, oui, mais l'année précédente, je l'aurais. Non, c'est vraiment que
28:19ceux dont vous avez un abonnement ou un achat pour l'année d'abonnement 2024. Par contre, c'est vrai
28:27que quand on a l'information, si par exemple, c'est un désabonnement, mais que l'année suivante,
28:32l'établissement va être de nouveau abonné. J'ai un établissement qui me l'a signalé. Je l'ai mis
28:39en note pour 2025. Mais après, à vous de voir si vous ne nous communiquez pas. Mais dans tous les
28:50cas, nous ce qu'on fait par défaut, à chaque année pour l'enquête et pour préparer, on renouvelle
28:57tous les abonnements et achats de l'année précédente par défaut. Nous devons terminer
29:06à quelle date ? Je crois que c'est avant les vacances de Noël. Ça, ça permet de partir en
29:13vacances, en se sentant enlégée. Pour les abonnements de revues de titre à titre ? Ah oui,
29:19très bonne question. Alors, pour les abonnements de revues en titre à titre, ce qu'on demande,
29:25un fichier Excel de préférence. Parce que PDF, c'est juste pas possible. Copier-coller,
29:32etc. C'est complexe. Avec l'éditeur, le montant. Vous pouvez indiquer les titres. Par exemple,
29:43si vous avez six titres pour l'éditeur, vous pouvez les mettre. On les mettra. Bon,
29:46s'il y en a 30, c'est pas la peine. Vous mettez juste 30 titres. Vous pouvez préciser et vous
29:52les classez par éditeur. Et toujours important, dans quel cadre ils ont été pris ? C'est hors
29:58négo ou négocié. Mais oui, effectivement, le titre à titre, on le prend. On a d'ailleurs
30:04beaucoup de ressources hors négo avec du titre à titre. Donc, il faut penser à les déclarer,
30:12parce que ça fait partie d'un budget de l'établissement. Pareil. Pareil. Même chose
30:23pour les e-books. Voilà. Alors, c'est vrai que dans Consortia Manager, on a une granularité des
30:30ressources qui est variable. C'est-à-dire que pour les bases de données, on a une ressource
30:34pour la base de données. Pour les e-books, on va plutôt avoir... Ça va plutôt global. Après,
30:41ça dépend aussi. C'est variable. Des fois, on peut avoir des e-books par collection,
30:45des e-books juste marqués e-books de tel éditeur. Et par exemple, pour les abonnements au titre à
30:52titre, c'est sûr qu'on va mettre une ressource à Taylor & Francis, titre à titre, hors négo.
30:57Ça va être un gros package. Après, vous pouvez tout à fait préciser en notes. Voilà. Il faut
31:07le voir qu'après, vous aurez ces informations dans Consortia Manager, que vous pouvez exporter.
31:13Donc, c'est à vous de voir si vous voulez que ça soit super précis, etc. Mais si vous mettez trois
31:19titres, on ne reviendra pas vers vous en disant que vous n'avez mis que trois titres. Quels sont
31:23les titres en question ? Non. Vous avez d'autres questions ?
31:37Vous pouvez aussi le dire à haute voix. N'hésitez pas. Dans tous les cas... Oui. Le mieux,
32:01évidemment, c'est de mettre uniquement le montant online. Si vous ne l'avez pas,
32:06vous mettez les deux. Et en notes, vous précisez que le montant comprend à la fois du print et
32:10du online. Pareil pour les achats. On ne fait pas des ressources spécifiques achats,
32:19des ressources spécifiques abonnements. Si vous avez à la fois de l'abonnement et de l'achat,
32:24dans la métadonnée achat, vous mettez oui. Et en notes, vous pouvez tout à fait préciser la
32:30ventilation entre le montant qui correspond à l'abonnement et le montant qui correspond à l'achat.
32:36Ah, les frais de plateforme. Ben oui, les frais d'accès, on les déclare.
33:04Oui. Je crois que pour certains accords, on a une ligne distincte pour les frais de plateforme. Je
33:10ne sais plus quel accord. Et puis, pour d'autres, on n'a pas cette ligne-là. Donc, on va déclarer
33:17le frais de plateforme au niveau de la ressource. Et il conviendra d'indiquer en notes qu'il s'agit
33:22de frais de plateforme et pas d'abonnement à la ressource ou de droit d'accès.
33:26Oui, tout à fait. Et j'insiste bien, c'est bien sur tout le budget de votre établissement. Donc,
33:48si c'est un budget laboratoire, il faut que ça soit présent dans les déclarations.
33:55Oui. Alors, les frais de gestion à BEST, on a créé une ressource pour pouvoir mettre les
34:05différents frais de gestion pour chaque établissement. Donc, vous aurez forcément
34:10une ligne. D'ailleurs, je dois avoir une ligne. Je vais repartager. Ah oui, ici, évidemment,
34:24vous pouvez, je ne l'ai pas forcément dit, mais vous pouvez faire du texte. Vous voyez,
34:28frais de gestion à BEST, il y a déjà un montant indiqué qui est là, 2860. Et donc,
34:36l'Université de Côte d'Azur a confirmé que c'était bien le bon montant. Donc là,
34:42c'est un montant indicatif qu'on a mis pour les frais de gestion à BEST. Parce que là,
34:47il y a eu un montant qui a été déclaré. C'est pour ça qu'on a quelque chose en
34:49colonne price. Mais si on l'enlève, on voit bien qu'en colonne price, on n'a plus rien.
34:53Donc, hop. Mais voilà, si ce n'était pas 2800, mais 2600, on aurait pu tout à fait mettre 2600.
35:03Mais en principe, voilà, c'est la BEST qui nous les a fournis. Donc, on les a mis en lease price.
35:11Donc, important, quand il y a des groupements de commandes portés par la BEST, ne rajoutez pas
35:19les frais de gestion. On ne les a pas mis exprès, en fait, parce qu'ils sont comptés à part. Sinon,
35:27on va devoir les enlever systématiquement. Donc, ne les mettez pas. Par contre, pensez à les mettre
35:32pour les porteurs qui ne sont pas de la BEST. Après, s'il n'y a pas d'autres questions. Le
35:46webinaire, de toute façon, est enregistré. Il sera mis en ligne dans la section d'aide
35:52consortia manager au niveau de l'ERE. Il écrasera sûrement l'ancien webinaire qui
35:56est enregistré. Et on vous enverra un mail pour vous dire quand est-ce qu'il sera disponible sur
36:04la section d'aide de consortia manager. Ah, oui, titre à titre, il faut grouper par éditeur.
36:13Tu as dit tout à l'heure qu'il fallait déclarer les unités dans les gros établissements. Quand
36:33les dépenses sont centralisées, on a bien une vue sur ce qu'on a dépensé en centrale,
36:39mais un petit peu plus difficilement dans les unités. Donc, ça, ça prend du temps d'aller
36:43récupérer l'info. Et du coup, c'est souvent après la clôture. Si on doit revenir en arrière,
36:50on fait comment ? Alors, ça dépend. Nous, en principe, on laisse... parce qu'il y a la fin
37:00de l'ERE qui est avant les vacances de Noël. Bon, c'est mieux que ça soit avant les vacances de
37:08Noël parce que nous, après, on a un gros travail de vérification des données qui prend beaucoup de
37:13temps. Mais bon, en gros, la vérification, ça doit prendre un mois et demi, deux mois quand
37:19même. Sachant qu'on ne fait pas que ça aussi. On est aussi sur l'enquête APC, sur plein de choses.
37:23Donc, si c'est bon dans ce laps de temps, c'est faisable. Après, une fois que les données sont
37:29envoyées au ministère, il y a un bilan qui est réalisé parce que sur le site internet,
37:36vous avez une page dédiée. Je vais montrer. C'est peut-être l'occasion de faire un peu
37:42de publicité pour cette page. Hop. Voilà. Donc, dans Services et activités, vous avez l'enquête
37:53APC avec aussi un bilan. Et vous avez aussi une page sur l'ERE qui a été remise un peu... qui a
38:01été toilettée, on va dire, avec les données qui ont été mises à jour. Vous voyez, ça intègre 2023,
38:08des graphiques et un bilan avec des observations par rapport aux graphiques. Donc, un bilan qui
38:20est beaucoup plus conséquent, vu qu'on voit qu'il fait 20 pages. Donc, voilà. Donc, c'est sûr que
38:25là, si vous me dites, bon, mais en 2023, il manque pas mal de données, etc. On ne va pas refaire le
38:33bilan qui prend un temps fou. On ne va pas les renvoyer au ministère. Voir si on les intègre,
38:42je ne pense pas, parce qu'il faut que forcément que les données 2023 soient raccord avec cette
38:47page et le bilan. On peut les ajouter dans Consortium Manager, mais on ne mettra pas
38:54forcément tous les documents à jour, parce que ça demande trop de temps. Après, voilà,
39:00la phase de vérification. Vous pouvez, à ce moment-là, quand même, continuer ou dire, bon,
39:06ben voilà, j'ai oublié de signaler ces ressources. Est-ce qu'on peut encore les ajouter ? De toute
39:12façon, vous faites indiquer et nous, on vous dira si c'est possible ou si ce n'est pas possible.
39:16Et après, vous faites comme vous pouvez. De toute façon, nous, on ne va pas venir dans
39:27votre établissement vérifier qu'il y a bien tout. Si c'est extrêmement compliqué,
39:32que ça prend beaucoup de temps, voilà quoi. Mais je le dis parce qu'il y a des établissements
39:38qui oublient, par exemple, il y avait une question sur un laboratoire, donc oui,
39:47effectivement, il faut les intégrer. Et après, des fois, il y a des sections un peu spécifiques en
39:51langue, par exemple, et il y avait des établissements qui avaient complètement oublié
39:55les déclarer, les ressources. Oui, c'est le budget de l'établissement, donc ils font
39:59partie de l'établissement, il faut les déclarer. En fait, il est toujours possible de revenir sur
40:05vos précédentes déclarations. Il faut juste que nous, on soit au courant. Et si après,
40:10on doit envoyer des mises à jour au ministère, on peut le faire aussi lors de l'envoi. Par exemple,
40:16si vous faites des ajustements sur 2023, nous, on peut ensuite envoyer ces mises à jour lorsqu'on
40:22enverra les données 2024 au ministère. Il faut juste que nous, on soit toujours au courant. Et
40:26comme l'a dit Anne-Sophie, on ne pourra pas intégrer ces données-là au bilan qui sont
40:32réalisées, ou à toutes ces exploitations-là après de données qui en sont faites. Mais on fait
40:39beaucoup de reprises de données. Je pense qu'Anne-Sophie, elle fait un gros travail de
40:41reprise de données pour Elsevier et tout ça, après coup. Donc, c'est toujours possible.
40:48Oui. Et aussi, très important, pourquoi on vous dit de nous informer aussi ? Donc,
40:53comme dit Valérie, pour qu'on puisse après les transmettre au ministère. Mais aussi parce que nous,
40:58en fait, les montants, une fois que vous les avez mis dans le price adjustment, ça apparaît
41:02dans le price sales. On va les basculer pour qu'ensuite, ils soient comptés comme montants
41:08vraiment facturés. Et si vous le faites dans votre coin, dans le price adjustment, ils ne seront pas
41:13basculés. Donc, en fait, ils ne vont pas apparaître. C'est un peu complexe et c'est un peu d'usine
41:18interne. Mais c'est pour ça qu'on vous dit toujours dans le price adjustment, même si le montant
41:24l'esprit, s'il est juste, il faut vraiment mettre un montant. Donc, voilà. Donc, comme dit Valérie,
41:32c'est possible, mais il faut vraiment qu'on soit au courant.
41:46Le fameux périmètre. Pourquoi ne faut-il pas déclarer les ressources à usage professionnel ?
41:55C'est une bonne question. C'est vrai que ça avait été décidé par le DND, la portée de
42:10l'enquête. Mais maintenant, il y a pas mal de négociations sur des outils. Du coup,
42:18ça commence à être vraiment compliqué. Même pour nous, quand on a des questions sur le
42:26périmètre, des fois, on sèche. Parce que la notion de portée collective n'est pas évidente.
42:38Ce que vous pouvez faire, vous pouvez toujours les demander. Et nous, on verra. Et si on a des
42:44cas où on n'arrive pas à trancher, on remontera au DND. Après, c'est vrai qu'on avait eu beaucoup,
42:51aussi, à un moment donné, énormément d'ajouts de magazines, style télérama. C'est pour ça
43:00qu'on a créé aussi, c'est Grégory Colcanap qui nous avait donné cette super idée,
43:05des ressources généralistes, presse générale, spécialisées en langue française ou en langue
43:11étrangère. Ça permet de mettre des trucs un peu là-dedans. Parce que sinon, on ne peut pas
43:15faire des créations d'accords pour télérama. C'est pas possible. Le DND, c'est le
43:22département des négociations documentaires. C'est à peu près deux départements. Département des
43:29négociations documentaires, où Valérie et moi-même, nous sommes rattachées. Il va y avoir les
43:37négociations documentaires, l'enquête ERE, l'enquête APC, entre autres. Après, il y a le
43:43département services, études et prospectives, avec tout ce qui va être stats, easy mesure,
43:49soutien sciences ouvertes. Vous avez des informations sur le site, n'hésitez pas à
43:58le consulter. Juste, AEF, ça fait partie des ressources, ça n'est pas déclaré ? AEF est
44:08déclaré. Comme ça a changé un peu la notion de périmètre. On ne fait pas de création. Quand
44:24c'est vraiment particulier, on va le mettre dans la presse généraliste. Quand c'est vraiment un
44:30outil professionnel, on voit au cas par cas. Faites un ticket, demandez les ajouts et on verra.
44:40Pour les abonnements à cheval, je fais des abonnements à cheval sur deux ans,
44:45le novembre et septembre, par exemple. Si on déclare cette semaine le tarif à déclarer,
44:49c'est lequel ? À cheval, on prend l'année où il y a l'abonnement le plus complet. Par exemple,
45:01si c'est à cheval entre 2023 et 2024, si ça commence en novembre 2023 et que ça se finit
45:08en décembre 2024, on va le déclarer en 2024. Par contre, si c'était janvier 2023 à décembre 2023
45:20et jusqu'en février 2024, là ce sera 2023 parce que c'est l'année 2023 qui est la plus couverte
45:26par l'abonnement. Usage professionnel, par exemple, un abonnement particulier... Ah ! Alors
45:35les abonnements particuliers, login et mot de passe. Ça, je crois que ça ne passe pas. Non,
45:42Valérie, on ne t'entend plus ? Non, ça, on ne le prend pas en compte en général. Login et mot
45:48de passe, non. Il peut y avoir des ressources à définition des étudiants avec login et mot de
45:53passe. Là, ça passe. Mais là, si c'est vraiment particulier, non. Et puis, si c'est pour un
46:00service de l'université ou pour la présidence de l'université, ça, typiquement, ce n'est pas
46:05dans le périmètre de l'enquête Cooperin. Alors, est-il possible dans le tableur de figer la ligne
46:11des intitulés des colonnes ? On l'a demandé parce que nous aussi, on ne trouvait pas ça super
46:16pratique. Il y a énormément d'abonnements, mais ce n'est pas possible.
46:47Est-ce que vous avez d'autres questions ? Il y en a eu pas mal quand même.
46:50Eh bien, nous allons vous remercier. On est quand même 46. Ça montre que les
47:20rés a quand même son intérêt quand même. Et nous souhaitons une très bonne journée.
47:25Merci à tous. Au revoir. Merci. Au revoir.