Se désintoxiquer de la folie des réunions ! [Jérôme Barthélemy]
Le temps passé en réunion ne cesse d'augmenter. Dans les années 1960, un manager y consacrait en moyenne 10 heures par semaine. Aujourd'hui, on est proche de 25 heures par semaine. Plus on monte dans la hiérarchie, plus le temps passé en réunion augmente. En moyenne, les PDG des grandes entreprises américaines y consacrent 45 heures par semaine. Des recherches universitaires ont montré que les trois quarts des réunions ne sont pas productives. Il n'y a pas de priorisation entre les sujets à l'ordre du jour, les participants arrivent sans être suffisamment préparés, le temps de parole n'est pas respecté et aucune décision n'est prise. In fine, tout le monde a perdu son temps. [...]
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00:00 Le temps passé en réunion ne cesse d'augmenter. Dans les années 1960, un manager y consacrait
00:14 en moyenne 10 heures par semaine. Aujourd'hui, on est proche de 25 heures par semaine. Plus
00:21 on monte dans la hiérarchie, plus le temps passé en réunion augmente. En moyenne, les
00:26 PDG des grandes entreprises américaines y consacrent 45 heures par semaine.
00:31 Des recherches universitaires ont montré que les trois quarts des réunions ne sont
00:36 pas productives. Il n'y a pas de priorisation entre les sujets à l'ordre du jour, les
00:42 participants arrivent sans être suffisamment préparés, le temps de parole n'est pas
00:47 respecté et aucune décision n'est prise. In fine, tout le monde a perdu son temps.
00:52 Pourquoi les réunions sont-elles alors aussi fréquentes dans les entreprises ?
00:57 L'explication est plutôt surprenante. Ceux qui les organisent sont persuadés qu'elles
01:04 sont utiles et bien menées, alors que ceux qui y participent en sont beaucoup moins convaincus.
01:09 Plus précisément, 80% des managers pensent que les réunions qu'ils organisent sont
01:15 productives. Mais seulement la moitié d'entre eux considère que les réunions organisées
01:20 par les autres le sont. Même si toutes les réunions ne sont pas
01:26 inutiles, leur coût est astronomique. Elles empêchent également les dirigeants et les
01:31 managers de se consacrer au travail de fond, le fameux « deep work ».
01:37 Quatre règles simples permettent de réduire les frustrations qu'elles engendrent.
01:42 Règle numéro 1, seules les personnes qui sont directement concernées par une réunion
01:47 doivent y être conviées. Le nombre de participants doit également être limité. Plus il y a
01:53 de participants, moins leur contribution est importante.
01:56 Règle numéro 2, une réunion doit toujours avoir un objectif, un ordre du jour et une
02:03 durée prédéterminée. Le principe de base est qu'une réunion doit être la plus courte
02:09 possible compte tenu de son objectif et de son ordre du jour. Cela permet de créer un
02:15 sentiment d'urgence qui la rend plus productive. Règle numéro 3, une réunion doit toujours
02:22 être interactive. Notons que les réunions dans lesquelles les participants interagissent
02:27 debout durent deux fois moins longtemps que celles où ils sont assis pour un résultat
02:32 équivalent. Règle numéro 4, une réunion doit toujours être accompagnée d'un compte
02:37 rendu qui résume les décisions qui ont été prises et qui identifie clairement ceux qui
02:42 les mettront en œuvre. En bref, les dirigeants et les managers auraient tout intérêt à
02:48 passer moins de temps en réunion et à s'appuyer sur la recherche universitaire pour rendre
02:53 leur réunion plus productive. Il existe une véritable science des réunions. Dommage
02:58 qu'elle soit aussi peu connue dans le monde de l'entreprise.
03:02 [Musique entraînante diminuant jusqu'au silence]
03:06 Sous-titres réalisés para la communauté d'Amara.org