[Présentation détaillée] Le fichier automatisé de remplissage de la matrice des coûts
Découvrez en détail les fonctionnalités du « fichier automatisé », l’outil le plus efficace et fiable pour remplir la matrice des coûts. Mis gratuitement à disposition des collectivités et bureaux d’études par l’ADEME, il est à télécharger surhttps://www.optigede.ademe.fr/remplir-matrice-couts
Transcript
00:00 [Musique]
00:08 Bonjour, nous allons vous présenter dans cette vidéo le fichier que l'ADEME met gratuitement à disposition des collectivités
00:13 pour le remplissage de la matrice des coûts.
00:15 Ce fichier de travail que l'on appelle automatisé,
00:17 ça fait plus de 10 ans que nous l'améliorons chaque année pour fiabiliser et faciliter au maximum les saisies
00:23 et donc vous faire gagner du temps.
00:25 Donc si vous avez déjà l'habitude de la matrice, vous serez peut-être intéressé d'y passer
00:28 et sachez que le bureau d'études missionné par votre direction régionale ADEME peut vous y aider.
00:33 Et si c'est votre première matrice, sachez que la prise en main de ce tableur
00:37 fait partie intégrante de la formation initiale et incontournable sur le remplissage de la matrice.
00:42 Vous trouverez toutes les ressources sur le site optijet.ademe.fr,
00:45 le lien vers les formations, le contact par région voire par département du bureau d'études missionné par ADEME
00:51 et la dernière version à télécharger de ce fichier de travail en format Excel ou ODS
00:57 et je laisse à présent Christina Bellenoud du bureau d'études Avis Plan qui a en grande partie conçu ce tableur
01:02 pour le présenter en détail pour vous.
01:04 Petit questionnaire pour commencer.
01:07 Pour remplir votre matrice d'égout, est-ce que vous aimeriez gagner du temps ?
01:12 Avoir des garde-fous pour être sûr du résultat ?
01:16 Adapter facilement le cadre aux évolutions du service ?
01:20 Peut-être gérer des répartitions complexes ?
01:23 Expliquer les différences avec votre compte administratif ?
01:27 Ou simplifier l'extraction de la TVA ?
01:30 Faciliter la reprise du travail d'une année sur l'autre ou par des collègues ?
01:35 Intégrer les informations de votre syndicat de traitement ?
01:39 Si vous avez répondu oui à au moins une de ces questions, cette vidéo est faite pour vous.
01:45 Voici un complément d'information.
01:48 Le fichier de travail a été actualisé courant 2023.
01:52 Cette vidéo a été tournée sur une version précédente du fichier.
01:56 Certains aperçus peuvent donc être différents.
01:59 Toutefois, les fonctionnalités, elles, restent inchangées.
02:03 Je vous propose de faire le tour de ce fichier dit automatisé en une vingtaine de minutes.
02:09 Il contient en effet pas mal d'automatisations qui peuvent vous être très utiles.
02:13 Ici, à l'issue de cette vidéo, vous pensez que l'outil peut vous intéresser.
02:18 Sachez qu'il y a des formations spécifiques qui pourront vous être proposées ainsi que des accompagnements.
02:23 Pour commencer, voici l'armature du fichier avec des onglets de couleurs différentes.
02:28 Je vais vous décaler pour que vous puissiez voir ce qu'on va regarder aujourd'hui.
02:32 Vous voyez qu'il y a différentes couleurs, à commencer par le bleu, dont le plus important ici, onglet 2, matrice finale.
02:39 Il contient la matrice avec les colonnes et les lignes telles que vous les connaissez,
02:44 avec possibilité d'afficher des colonnes en plus, ce qu'on va voir en fin de vidéo.
02:49 Il n'y a pas grand chose à faire dans cet onglet, à part ici dans cette case, saisir l'année en question.
02:56 On va revenir dessus tout à l'heure.
02:58 Ensuite, il y a les onglets qui sont rouges, qui contiennent les données sources.
03:02 Ça, c'est très important.
03:03 Onglet 3, chargé produit, qui contient les données du grand livre de l'année.
03:08 Et l'onglet 6, amortissement et reprise, qui contient les amortissements et qui sera actualisé tous les ans.
03:14 L'onglet 5, chargé caractère général, on n'en parlera pas.
03:17 Ensuite, vous avez les onglets jaunes, qui sont là pour pouvoir faire des affectations de codes et des clés de répartition.
03:26 Et pour finir, l'onglet 7, qui est vert, contrôle CA,
03:31 qui vous permet de faire des vérifications par rapport au compte administratif
03:35 et aussi des vérifications si vous avez bien tout affecté.
03:38 Ensuite, il y a un code couleur qui est assez simple.
03:41 Vous avez en bleu foncé, vous voyez ici par exemple pour la colonne OMR,
03:47 je vous élargis la colonne pour mieux voir les intitulés.
03:51 Donc, le menu déroulant contient les intitulés et les colonnes possibles d'après la nomenclature SINOE.
04:00 Vous pouvez sélectionner les intitulés qui vous conviennent.
04:03 Même chose pour les lignes.
04:06 Là, c'est beaucoup plus cadré parce que vous allez avoir à peu près tous avoir les mêmes lignes
04:11 pour les charges d'une part et les produits d'autre part.
04:16 Ensuite, le code couleur bleu clair ou rose clair pour les produits
04:22 contient des formules auxquelles il ne faut pas toucher.
04:27 Vous n'avez pas besoin de savoir comment ça fonctionne,
04:30 mais si vous êtes curieux de savoir ce que contiennent ces formules là,
04:35 ce sont la plupart du temps des formules avec des sommes SI.
04:38 Donc, vraiment assez simple.
04:40 Ensuite, il reste le code couleur blanc ici, pour exemple, pour année étudiée.
04:46 Donc, il n'y a pas grand chose d'autre à saisir dans cet onglet là,
04:50 sachant qu'il y a également des tonnages et des populations à saisir ici en dessous
04:54 qui vous permettent de vous aider pour pas mal de clés de répartition par la suite.
04:59 Il y a un dernier code couleur que je vais vous montrer dans l'onglet 3 charges et produits.
05:04 Donc ici, nous avons nos données du Grand Livre et il y a la colonne ici qui s'est coloriée en orange
05:10 puisqu'il faut renseigner ces informations là.
05:14 Donc, le code orange correspond à une case qu'il faut absolument remplir.
05:18 Vous voyez ainsi que tout est bien cadré avec des menus déroulants, des codes couleurs
05:23 qui vous permettent assez facilement d'une année sur l'autre de réutiliser votre travail.
05:27 Et d'éviter aussi des erreurs qui peuvent être liées à la façon d'écrire un code d'une fois d'une façon et d'une autre façon.
05:37 Le principe de fonctionnement de ce tableur est le suivant.
05:43 J'ai ici mon onglet 3 charges et produits qui contient la totalité, je dis bien la totalité,
05:49 des données du Grand Livre de la section fonctionnement pour ce qui concerne les déchets.
05:54 En colonne A, j'ai indiqué ici en source d'informations Grand Livre.
06:00 Vous verrez tout à l'heure pourquoi ça c'est très important.
06:03 Ensuite, j'ai les différentes colonnes ici avec possibilité d'avoir des explications au cas par cas.
06:09 J'ai date, recette, dépense avec votre code couleur bleu foncé, menu déroulant pour D ou R.
06:16 Ensuite, objet, bordereau, pièce, chapitre, compte.
06:20 Donc ça c'est l'article comptable ou compte qui nous servira tout à l'heure pour l'extraction de la TVA.
06:27 Ensuite, le tiers, le montant réalisé, le statut des données,
06:33 également avec un menu déroulant, pour l'instant tout a été mis par défaut en incorporable.
06:37 On va y revenir également.
06:39 Et ensuite, affectation matrice qui pour l'instant est vide et qui doit être remplie.
06:45 Vous vous souvenez, code couleur orange, je veux dire, doit absolument être remplie.
06:49 Et ensuite, il y a d'autres colonnes dont notamment le taux de TVA automatique.
06:54 Prenons maintenant l'exemple de cette charge-là, collecte du vert,
06:59 qu'on veut faire apparaître dans notre matrice, bien entendu dans la bonne ligne,
07:03 c'est-à-dire la ligne collecte pour la colonne vert.
07:07 Pour ce faire, on doit créer un code dans l'onglet 4, code matrice.
07:13 Vous vous souvenez, les onglets jaunes servent à créer des codes et des clés de répartition.
07:18 Dans cet onglet, je vais créer donc un code qui s'appelle collecte vert,
07:25 que je vais affecter avec mon menu déroulant ici à la ligne collecte.
07:32 Et je choisis une affectation 100% à la colonne vert.
07:37 Je retourne maintenant dans notre onglet 3.
07:41 Et vous voyez maintenant, le menu déroulant est alimenté avec le code
07:46 que je viens de créer dans l'onglet 4, collecte vert, que je peux donc sélectionner.
07:51 Et nous allons voir, en allant dans l'onglet 2, matrice finale ici,
07:55 que le montant hors-taxe s'est bien affecté dans la bonne ligne à la bonne colonne,
08:01 et que la TVA s'est mise dans la ligne TVA pour la colonne du vert.
08:12 Nous venons de voir l'intégration des données du Grand Livre dans la matrice.
08:16 Et la plupart du temps, les amortissements comme on les a dans cette ligne ici,
08:21 ne sont pas suffisamment précis.
08:24 Vous avez ici 2 millions d'euros, où on n'a pas suffisamment de détails à partir du Grand Livre.
08:30 Ici, on va sélectionner le statut des données amortissement extra comptable.
08:34 Du coup, ça se noircit ici.
08:36 Et on va pouvoir aller détailler nos amortissements dans l'onglet spécifique 6,
08:41 Amortissement et reprise.
08:43 Donc là, pour beaucoup d'entre vous, vous allez reconnaître une structure de tableau
08:48 que vous avez déjà pu voir en formation, par exemple.
08:51 Vous avez la source d'information, inventaire, fiche, désignation.
08:56 Donc là, par exemple, une bonne main d'ordre ménagère.
08:59 L'année d'investissement, la durée d'amortissement, la valeur brute, donc la valeur d'achat.
09:06 Et ici, on retrouve notre menu déroulant dépenses/recettes,
09:10 puisque cet onglet vous permet non seulement d'intégrer les amortissements/décharges,
09:14 mais aussi les reprises des aides, comme ici, une reprise d'une subvention d'investissement
09:21 pour un bien qui est encore en cours d'amortissement.
09:24 On retrouve notre statut des données et l'affectation des données dans la matrice.
09:29 Si on prend l'exemple ici de la baie d'ordre ménagère,
09:33 il faut qu'on retourne comme tout à l'heure dans l'onglet 4, Code matrice,
09:38 pour créer le code qui correspond.
09:41 Là, dans l'exemple, il s'agit d'une collectivité qui en régit uniquement pour la collecte des OMR.
09:46 Donc on va mettre ce code-là, CollectOMR, avec également aussi le choix de la ligne Collect, bien entendu,
09:55 et cette fois-ci, la colonne OMR.
10:00 On retourne dans l'onglet 6 pour sélectionner ici le code qui est désormais affiché là,
10:09 et on va aller voir dans l'onglet 2 que la ligne Collect ne contient pas le montant qu'on vient de choisir,
10:19 tout simplement parce qu'ici, nous n'avons pas saisi l'année étudiée.
10:25 Donc le tableur ne peut pas calculer le montant des amortissements en cours, parce qu'il ne sait pas sur quelle année.
10:31 Il suffit de saisir l'année pour que le montant hors-taxe s'affiche bien ici,
10:40 et pour que vous ayez aussi le montant de la TVA résiduelle une fois le FCTVA déduit.
10:47 Voilà, on va retourner dans l'onglet 6 pour que je vous montre un autre aspect.
10:53 Ici, on a la durée d'amortissement de la collectivité,
10:58 et vous avez une colonne prévue ici, vous voyez, pour la durée d'amortissement ADEME,
11:02 parce que vous êtes censé vérifier si les durées utilisées correspondent bien à celles qui sont préconisées par l'ADEME.
11:08 Vous voyez par exemple ici, il y a du Grosse Oeuvre qui est amorti sur 25 ans,
11:12 alors que les durées préconisées ADEME, c'est 15 ans.
11:15 Donc au lieu d'écraser ici la donnée de la collectivité, vous saisissez à côté,
11:21 et c'est cette donnée-là qui va être utilisée pour le calcul.
11:26 Mais vous pouvez également choisir de retenir, si ça vous intéresse, la durée collectivité,
11:32 et dans ce cas-là, les calculs sont faits uniquement avec cette colonne-là.
11:36 On va juste penser à chaque fois, avant de faire la saisie sous-cinouée,
11:40 de reprendre bien la durée ADEME, parce que c'est celle-là qu'il faut utiliser pour la matrice sous-cinouée.
11:47 Vous avez vu tout à l'heure que la TVA s'était extraite de façon automatique,
11:55 ici avec la charge de collecte en hors-taxe et le montant de la TVA dans la ligne TVA.
12:00 Comment ça marche ? Cette extraction de la TVA repose sur le principe que,
12:05 en général, je dis bien en général parce qu'il y a des exceptions,
12:09 le taux TVA est identique pour un même code article.
12:12 On va voir ça dans l'onglet 3, charges et produits, où nous avons notre grand livre.
12:17 Ici, je vous ai parlé tout à l'heure de la colonne compte, appelée aussi article,
12:23 où nous avons par exemple le compte 611, prestations par des entreprises,
12:32 qui correspond ici à un taux de TVA par défaut de 10 %.
12:39 Vous me direz, ça ne marche pas à tous les coups, et vous avez raison,
12:43 mais notre tableau de correspondance ici de TVA conventionnel indique l'ensemble des articles comptables
12:50 ici dans la première colonne, et pour le 611, il met par défaut un taux de 10 %.
12:57 Le tableur a été adapté au nouveau taux réduit de TVA entré en vigueur en 2021.
13:03 Il propose désormais un message d'alerte dans l'onglet 3 pour les mentors relevant du compte 611.
13:09 611, ce sont les contrats de prestations de services, car les taux peuvent être variables pour ce compte.
13:15 Bien entendu, ça ne marche pas à tous les coups, parce que par exemple ici,
13:18 on a une recyclerie qui est gérée par une association qui n'est pas assujettie,
13:23 et pour éviter d'écraser ici notre formule, ce qui ne permettrait pas de réutiliser facilement notre fichier l'année d'après,
13:30 on a une colonne ici pour permettre de saisir le taux de TVA modifié, en l'occurrence ici 0 %,
13:37 ainsi que fonctionne l'ensemble de l'extraction de la TVA.
13:41 Vous n'avez pas besoin d'en savoir plus.
13:44 En onglet 6, le même principe fonctionne pour le taux de TVA qui est en vigueur en fonction de l'année d'investissement,
13:53 et il gère aussi le FCTVA.
13:55 Sur le fonctionnement, ici en onglet 3, le tableur gère également l'assujettissement partiel à la TVA avec un coefficient de déduction,
14:05 et aussi le FCTVA qui peut être obtenu sur des charges de fonctionnement, mais ça pourra être l'objet d'une autre vidéo.
14:12 Dans notre exemple ici, on est revenu dans l'onglet 3, charges et produits,
14:18 l'ensemble des affectations a été réalisé dans la colonne affectation matrice.
14:23 Et vous voyez qu'il peut arriver qu'on ait, par exemple ici, exploitation du bas de quai des déchetteries,
14:30 besoin de créer un code qui correspond à plusieurs lignes, c'est-à-dire ici bas de quai des chaiteries,
14:35 comprend transport et traitement, alors que dans les données de suivi de facturation,
14:41 ici j'ai plus de détails, sauf que dans la comptabilité ça n'a pas été saisi avec ce détail-là.
14:47 Donc pour pouvoir saisir finement dans ma matrice le détail entre transport et traitement,
14:53 je vais utiliser une clé que j'appelle multiligne.
14:57 Je vais voir dans mon onglet 4, code matrice, j'ai mon code bas de quai déchetterie ici,
15:03 où nous avons donc sélectionné un code multiligne, et du coup ça anoirsit ici cette lignée-là,
15:09 puisqu'on a plusieurs lignes sur lesquelles va se répartir ce montant-là.
15:14 Même chose ici par exemple pour le code agent, puisqu'on a régulièrement du personnel polyvalent
15:20 qui se répartit non seulement sur différentes colonnes, mais aussi sur plusieurs lignes.
15:24 Alors on va voir maintenant ce code spécifique clé multiligne pour le bas de quai des déchetteries.
15:30 J'ai ouvert un onglet spécifique pour ça, où j'ai sélectionné mon code que j'ai créé dans l'onglet précédemment,
15:39 et ici dans ce tableau, vous pouvez saisir des kilomètres, des heures, des euros, des pourcentages,
15:46 pour que le tableau à côté calcule automatiquement des pourcentages.
15:51 Là ici j'ai saisi les montants de mon tableau de suivi des facturations,
15:56 dans l'occurrence transport et différentes charges de traitement en déchetterie.
16:01 Si jamais ce prestataire faisait aussi par exemple la collecte des colonnes à verre,
16:07 il suffirait de saisir ici le montant qui correspond,
16:12 pour que le pourcentage se calcule automatiquement dans le tableau à côté.
16:17 Il me reste deux onglets à vous montrer pour faire le tour de ce tableur.
16:31 Tout d'abord cet onglet qui s'appelle 4 bis clé soutien,
16:34 et qui est destiné à vous aider à répartir les montants des soutiens emballages.
16:39 Vous constaterez qu'il est établi exactement sur le modèle de votre liquidatif ou de votre simulation pour les emballages.
16:47 Vous avez donc les différents soutiens possibles, matériaux par matériaux.
16:52 Vous saisirez ici dans cette colonne montant total le total,
16:55 et vous pourrez le répartir entre les différents flux d'emballage,
16:59 voire les sous-flux pour les recyclables si nécessaire.
17:03 Et tout en bas vous allez avoir la répartition générale qui se calcule en pourcentage,
17:07 et que vous allez pouvoir appliquer au montant des soutiens emballages.
17:11 Dans votre démarche de remplissage de la matrice des coûts,
17:19 il est essentiel de pouvoir montrer la cohérence entre votre matrice,
17:23 et les données du compte administratif qui ont été votées et qui sont publiques.
17:27 L'onglet 7, CTRL+C+A, sert à cela,
17:30 mais également à vérifier pour vous si tout a été bien intégré.
17:35 Vous avez ici deux tableaux, il y en a un pour les charges,
17:38 et un autre pour les produits qui se trouve juste en dessous,
17:41 qui fonctionnent exactement selon le même principe,
17:44 donc je vais vous montrer uniquement celui des charges.
17:47 Commencez par la ligne totale charge,
17:49 où vous avez dans la colonne de gauche,
17:51 le montant du compte administratif,
17:54 tel qu'il a été importé dans votre onglet 3,
17:57 "grand livre", que je vous ai montré tout à l'heure.
18:00 On a parlé de la source "grand livre" qui est importante.
18:03 Vous voyez ici dans la formule,
18:05 il fait la somme des charges de l'onglet 3,
18:09 charge et produit, si la source est mise en "grand livre".
18:14 Et il compare avec le montant que vous avez dans votre onglet 2,
18:18 matrice finale, et vous voyez qu'il y a forcément un écart entre les deux,
18:22 et cet écart est totalement expliqué par les différentes lignes en dessous,
18:26 pour arriver finalement à un écart matrice non expliqué de 0.
18:32 Les différentes lignes qui expliquent les écarts
18:37 se rapportent finalement à ce qu'on avait mis dans notre onglet 3.
18:41 On avait parlé de charges incorporables tout à l'heure,
18:45 et je ne vous avais pas détaillé les autres statuts,
18:47 on va revenir dans notre onglet 3,
18:49 où par exemple on a ici une charge
18:52 qui a été considérée comme non incorporable,
18:54 parce que c'est une annulation sur une autre année,
18:57 donc ça ne concerne pas notre année 2019 de la matrice,
19:00 ça a été mis en non incorporable.
19:02 Vous vous souvenez également d'avoir mis ici cette ligne-là
19:05 en amortissement extra comptable, puisque ça a été traité à part.
19:08 Vous avez ainsi les différents statuts,
19:11 qui sont donc repris ici dans notre onglet "écart CA",
19:15 pour pouvoir expliquer l'ensemble des retraitements qui ont été faits,
19:18 pour pouvoir retomber au final un écart non expliqué qui est nul.
19:23 Si par exemple j'avais oublié d'intégrer quelque chose,
19:27 en prenant ici le code "collect OMR",
19:32 déjà ça se met en orange pour vous signifier que ce n'est pas rempli,
19:36 mais en même temps vous avez ici le montant non affecté
19:40 qui va se mettre en écart non expliqué.
19:42 C'est un moyen très intéressant pour avoir à la fois la traçabilité des données,
19:46 on ne supprime aucune donnée, on peut tout retrouver et tout expliquer,
19:50 et pour vous aussi d'avoir un contrôle pour être sûr d'avoir bien tout intégré.
19:54 Voilà, nous avons fait le tour de ce tableur d'idées automatisé,
20:00 et j'espère que ça vous a donné envie de l'utiliser.
20:02 Bien entendu, il s'agit d'un outil qui n'est pas magique,
20:05 il reste tout de même quelques précautions à prendre,
20:07 la principale étant de ne pas insérer, ni supprimer, ni déplacer
20:12 des lignes ou des colonnes au sein de ce fichier.
20:14 Je vais vous montrer ce qu'il ne faut surtout pas faire,
20:17 par exemple insérer ici une colonne,
20:20 vous voyez que dans la barre de formule, il n'y a aucune formule qui a suivi,
20:24 donc ce n'est pas ça qu'il faut faire.
20:26 Si vous voulez avoir des colonnes en plus, il y a des colonnes en plus
20:29 qui sont masquées ici, qu'il suffit d'afficher par ce moyen.
20:33 Si malgré ces précautions, vous avez quand même un bug sur votre fichier,
20:40 ce qui peut arriver, sachez qu'il existe un service d'assistance par l'ADEME
20:45 qui est totalement gratuit pour vous, avec réponse garantie sous 48 heures.
20:50 Vous avez vu maintenant les principales fonctionnalités de cet outil,
20:54 et j'espère que cela vous a donné envie de l'utiliser.
20:57 Je ne vous ai pas parlé d'un certain nombre d'autres fonctionnalités
21:00 qui sont toutes décrites dans cette notice,
21:02 à commencer par le statut des données,
21:05 sur lequel on a passé assez vite tout à l'heure,
21:07 c'est les statuts incorporables, non incorporables, etc.,
21:12 qui sont utiles, indispensables même,
21:15 pour le calcul par rapport au compte administratif.
21:19 Ensuite, vous avez un chapitre sur l'assujettissement partiel à la TVA,
21:24 un autre sur le FCTVA qui peut être obtenu sur certaines dépenses de fonctionnement.
21:32 Ici, vous avez un chapitre sur l'affectation des intérêts d'emprunt,
21:36 ou encore une aide pour l'intégration des charges à caractère général.
21:40 [Musique entraînante diminuant jusqu'au silence]
21:55 [Musique entraînante diminuant jusqu'au silence]
22:05 [Musique entraînante diminuant jusqu'au silence]