09- Jamie Lee et Andre Hui

Archives nationales de France

il y a 7 mois

SESSION 2. LES IMPLÉMENTATIONS DE RIC AU SEIN DES INSTITUTIONS

Des silos à la synergie : la preuve de concept gouvernementale sur les données archivistiques liées aux Archives nationales de Singapour
par Andre Hui (archiviste/Gestion des documents d’activité) et Jamie Lee (assistante archiviste/Archives audiovisuelles), Archives nationales de Singapour

[English]

SESSION 2. RIC EARLY IMPLEMENTATIONS WITHIN INSTITUTIONS

From Silos to Synergy: The Government Linked Archival Data proof of concept at the National Archives of Singapore
by Andre Hui (Archivist/Records Management) and Jamie Lee (Assistant Archivist/Audiovisual Archives), National Archives of Singapore

Transcript

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00:00 [SILENCE]

00:08 Bonjour à tous, merci de nous rejoindre ce matin.

00:11 Je m'appelle Jamie Lee. Je vais présenter avec mon collègue André Hui

00:15 et nous parlerons du concept de prouve de données archivées liées au gouvernement

00:18 à l'Archives Nationales de Singapour.

00:20 Pour commencer, pour donner un peu de contexte sur l'Archives Nationales de Singapour,

00:23 aussi connue comme NAS,

00:25 nous avons été établis en 1968 comme l'Archives Nationales et le Centre de Récords.

00:28 Depuis, nous avons été transferts au Bloc Librairie Nationale,

00:31 qui gère également le système public de librairies de Singapour et son Librairie Nationale.

00:37 J'ai donc listé certaines de nos fonctions ici,

00:39 et vous pouvez voir que nous avons des records de nombreux formats différents.

00:44 Chaque format est stocké dans son propre database,

00:47 chaque avec un standard de données méthodique customisé,

00:50 qui est inspiré par l'ISAG,

00:53 pour que vous puissiez avoir une idée des difficultés que nous avons en ce qui concerne les silos.

00:57 C'est juste un overview du projet.

00:59 Audrey et moi sommes les co-leaders de ce projet.

01:01 Comme vous pouvez le voir de notre arrière-plan,

01:03 nous ne sommes pas particulièrement techniciens.

01:05 Donc, nous avons pris en compte tout ce qui concerne l'ontologie et l'ingénierie d'ontologie

01:09 au cours de notre voyage.

01:11 Certains des problèmes que nous essayons de résoudre avec notre concept de preuve,

01:16 et je suis sûre que beaucoup d'archivistes sont très connus,

01:18 ne peuvent pas facilement trouver les relations entre les organisations gouvernées.

01:23 C'est très typique quand il s'agit de choses comme la clé de copie,

01:26 l'accès et l'utilisation.

01:28 Comment pouvons-nous expressivement représenter un complexe familier

01:32 de gouvernements dans un moyen humain et machine rédible?

01:35 Deuxième problème, les utilisateurs avec des questions spécifiques

01:38 ou des records en tête ne peuvent pas trouver ce qu'ils veulent trouver.

01:40 C'est un problème de reconnaissance.

01:42 Comment pouvons-nous soutenir des méthodes flexibles et intuitives

01:46 qui servent autant de groupes d'utilisateurs que possible?

01:49 Le dernier problème, c'est que les utilisateurs se trouvent avec des difficultés

01:52 à découvrir des ressources significatives et sont ainsi déprimés

01:55 de ce qu'on appelle la magie des stacks dans les librairies.

01:58 Comment pouvons-nous exposer des relations significatives et expliquables

02:02 entre les ressources Nes, empêchant les utilisateurs

02:05 de découvrir à travers toutes les collections?

02:07 Nous voulions créer un concept de prouve de données liée à Rick

02:13 pour résoudre les problèmes que j'ai parlé d'avant.

02:16 Nous avons commencé petit avec deux collections,

02:18 la collection des records de gouvernements, qui consiste principalement

02:20 à des records de fichiers et des records audiovisuels.

02:23 Nous avons commencé avec un petit subset de moins de 300 records

02:26 et leurs méthodes.

02:27 Au bout du temps de la période de la prouve de données,

02:29 nous voulions fournir l'ontologie GLAD, qui consiste principalement

02:33 à Ricoh et Scorses, ainsi que deux graphes de connaissances,

02:37 le premier contenant les méthodes de records et le deuxième

02:41 d'une famille de gouvernements, qui inclut les organisations

02:44 de gouvernements, leurs relations, etc.

02:47 Cette famille serait la collection des records d'autorité

02:50 pour le premier graphe de connaissances.

02:52 Enfin, nous avons aussi conçu et implémenté un interface

02:55 de travail pour les utilisateurs pour explorer ces deux

02:58 graphes de connaissances.

02:59 Nous ne voulions pas simplement convertir les méthodes de records

03:02 et que cela soit le but et le bout.

03:05 Nous voulions voir des choses nouvelles dans notre univers archival.

03:08 Pour ce but, nous avons trouvé que Rick était assez suffisant

03:12 pour nos besoins.

03:13 Tout d'abord, nous voulions parler des fonctions de gouvernement,

03:15 les fonctions que chaque corps de gouvernement perçoit.

03:18 La classe de Ricko-Activity est parfaitement adaptée

03:21 à ce type d'utilisation.

03:23 Nous voulions parler des fonctions de gouvernement

03:26 que les records documentent.

03:28 Nous voulions aussi capturer le changement dans la hiérarchie

03:32 et l'organisation du gouvernement de Singapour au cours du temps.

03:36 C'est un overview de notre processus d'évolution.

03:39 Nous avons commencé par le design des modèles et l'accord

03:42 sur ce que nous voulions modéler et comment le faire.

03:45 Par exemple, pour l'organisation du gouvernement,

03:48 nous voulions modéler les relations de succession,

03:50 les relations de transfert fonctionnel,

03:52 ce genre de modèles.

03:54 Puis, nous avons converti les données existantes

03:57 en utilisant notre ontologie GLAD

03:59 et nous avons enrichi les données par en disant des choses nouvelles.

04:03 Enfin, nous avons construit l'interface de l'avant-garde

04:05 et nous avons fait des tests d'utilisateurs

04:07 et des améliorations itératives sur notre interface.

04:12 Pour faire un overview de ce que la front-end ressemble,

04:15 nous pensions que c'était nécessaire

04:17 car nous pouvions avoir le plus complexe des standards de méthodologie,

04:21 mais si vos utilisateurs ne peuvent pas interagir avec votre graphique,

04:24 ils ne pourront pas voir le valeur de cette méthodologie.

04:27 Donc, trois components de notre front-end.

04:29 Le premier est l'interface de l'entrée de données structurée

04:31 qui permet de chercher les données de nombre précis

04:33 et de contexte et qui a été implémenté en utilisant SparNatural.

04:37 Le deuxième est une vue détaillée des méthodologies et des records

04:40 car je pense que par défaut, SparNatural retourne l'URI,

04:43 mais pour les utilisateurs en général, ce n'est pas particulièrement utile

04:47 à moins que cela nous dé-referme à quelque chose.

04:49 Enfin, nous avons un familier visuel,

04:51 qui est une représentation graphique de notre familier de gouvernement.

04:54 Et comme je l'ai mentionné plus tôt, nous avons conduit plusieurs tests

04:57 avec les utilisateurs et fait des améliorations itératives.

05:00 Donc, André va vous donner une démonstration de notre front-end.

05:04 Merci, Rémi.

05:06 Dans le premier, si vous pouvez éteindre le bouton de joue,

05:10 vous voulez connaître une organisation,

05:13 spécifiquement une relation de succession.

05:16 Vous cliquez, bien sûr, les gens qui sont familiers de SparNatural

05:18 savent comment ça marche, mais vous dites qu'ils essayent

05:20 de trouver une organisation qui a été le successeur

05:23 de cette organisation, et vous obtenez exactement un résultat,

05:26 qui est Radio & Télévision Singapour.

05:29 Mais bien sûr, vous voulez aussi chercher des records,

05:33 et dans ce cas, vous spécifiez que vous voulez trouver un record,

05:36 et vous voulez trouver un record spécifiquement qui est transfert

05:39 par une organisation de gouvernement qui fait une fonction spécifique.

05:42 Et peut-être que c'est un peu une enquête très compliquée,

05:45 et vous vous demandez pourquoi nous serions intéressés à faire ça.

05:48 Nous voulions montrer que l'utilisation du modèle de méthodologie dans ce standard,

05:52 vous pouvez poser des questions très complexes,

05:54 que dans les paradigmes de recherche basés sur les mots-clés traditionnels,

05:57 vous ne pouvez pas faire aussi facilement ou aussi facilement.

06:02 Et puis, comme ce que l'a mentionné Jamie,

06:04 nous voulions aussi aller plus loin que simplement montrer le record lui-même.

06:07 Si vous réfléchissez à l'un des images qui ont été flashées précédemment,

06:10 il n'y avait pas de détails sur le record numéro un,

06:13 ni sur pourquoi le record était lié à une autre ressource.

06:17 Alors, bien sûr, vous devez montrer des métodologies supplémentaires

06:20 sur le record, c'est une donnée, vous ne voulez pas juste le URL,

06:23 mais vous voulez aussi expliquer au utilisateur final comment

06:26 les relations se trouvent et pourquoi les records sont liés.

06:29 Et cette explication, pour éliminer certaines couches de la boîte noire

06:33 de la relation, est vraiment, vraiment importante pour évoquer

06:36 une nouvelle découverte de la céramique de nos records archivés.

06:40 Et bien sûr, nous avons fait tout le travail pour amener

06:45 toutes les données dans une forme très flexible,

06:48 il serait un pitié de ne pas en faire plus.

06:50 Et nous avons aussi décidé, pourquoi ne pas créer un vrai arbre familial

06:54 de gouvernement, qui je pense serait utile pour tous les types

06:58 de recherches et d'end-usages.

07:00 Oui, donc, rapidement maintenant, nous avons testé notre interface

07:05 avec quatre groupes, qui ne s'intéressent pas aux archives

07:09 ou aux institutions similaires de mémoire,

07:11 jusqu'à des gens qui auraient raison de le faire tous les jours.

07:14 Donc, vos archivistes et vos managers de records.

07:17 Nous leur avons demandé de réaliser une variété de tâches,

07:21 de très simples à de plus en plus complexes.

07:27 Et les résultats, pour le premier groupe,

07:29 Dion a décidé, ils ont exprimé un peu de confusion

07:31 sur l'interface SparNational.

07:33 Mais pour les autres trois groupes d'utilisateurs,

07:35 après un certain temps, après avoir vu une démonstration

07:37 de comment ça pouvait être utilisé, ils ont agi et réalisé

07:40 le potentiel de cette nouvelle interface

07:43 et à quel point elles pouvaient être précises.

07:45 Donc, en résumé, il faut un peu de conseil.

07:49 Je pense que tout le monde est très habitué à ce que Google

07:51 a popularisé, le paradigme de recherche basé sur les mots-clés.

07:54 Vous n'avez pas besoin de penser et de structurer vos pensées

07:57 tellement avant de poser une question.

07:59 Mais une fois que vous démonstrez à vos utilisateurs,

08:01 si vous pensez à ce que vous voulez réellement récupérer,

08:04 en fait, structurer votre recherche comme ça est très puissant.

08:07 Nous avons passé beaucoup de temps à configurer

08:10 et à désigner notre pipeline initiale,

08:12 mais une fois que nous l'avons fait,

08:14 porter les méta-data et l'exposer à l'avant-plan

08:16 était relativement trivial.

08:18 En termes de notre standard, nous pouvons maintenant

08:21 parler directement et en parler plus souvent

08:24 des choses qui étaient précédemment cachées

08:26 ou pas vraiment accessibles aux utilisateurs.

08:28 Et ils ont indiqué que, oui, la recherche basée sur l'activité

08:31 et la fonction était vraiment, vraiment utile.

08:33 Deuxième et dernière page, je crois.

08:37 Des découvertes clés.

08:38 Ce n'est pas, je suis heureux, que ce n'est pas une très

08:40 belle campagne de marketing pour pousser les gens

08:42 dans les archives, mais une fois qu'ils s'engagent

08:44 avec nous comme institution de mémoire,

08:46 nous croyons que ce que Recall soutient est une expérience

08:49 beaucoup plus efficace quand on essaie de trouver,

08:51 trouver, browser et découvrir des records.

08:53 Et pas vraiment de défauts,

08:55 à part peut-être le temps d'initiation.

08:57 Donc, très, très brièvement,

09:01 les archives de Singapour, les archives nationales de Singapour,

09:03 comme a mentionné Jamie, sont sous le bureau national

09:05 et nous sommes sous le ministère des communications

09:07 et de l'information.

09:08 Donc, ce que nous voulons faire ensuite,

09:10 c'est d'y extendre au-dessus des deux collections

09:13 que Jamie a mentionnées tout à l'heure.

09:14 Nous voulons aussi penser à, peut-être,

09:16 parler avec les collections de librairie aussi,

09:18 au sein de la maison.

09:19 Et à la fin, comme je l'ai mentionné tout à l'heure,

09:21 ce modèle de recherche nécessite une autre façon de penser,

09:24 donc cela peut être d'intérêt pour notre ministère des parents aussi.

09:27 Donc, avec cela, je pense que c'est tout le temps que nous avons,

09:30 et nous nous attendons à la discussion plus tard.

09:32 Merci beaucoup.

09:33 Merci beaucoup.

09:34 Merci.

09:36 Sous-titrage Société Radio-Canada

09:40 Sous-titrage Société Radio-Canada

09:43 [SILENCE]

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9:41

À suivre

10- David Haskija

Archives nationales de France