• il y a 6 mois
Transcription
00:00:00Je serai également accompagné dans la présentation par mon collègue Luca Rosati, qui est instructeur au sein du secrétariat conjoint.
00:00:10Oui, bonjour à tous. Moi, comme disait Olivier, je suis instructeur auprès du secrétariat.
00:00:17Je vois les participants, j'ai déjà eu l'occasion d'échanger avec quelqu'un.
00:00:24On est là pour cette heure et demie pour vous présenter un peu les principales obligations
00:00:31et vous donner des conseils aussi sur la mise en œuvre du projet.
00:00:35Et après, on essayera aussi de répondre à vos questions.
00:00:42On va essayer de limiter la présentation à une heure,
00:00:48de manière à vous laisser aussi le temps après de poser vos questions et qu'on puisse y répondre.
00:00:55Alors, de manière à ce que la présentation se passe au mieux,
00:01:00on vous demande juste de garder les micros éteints le temps de la présentation,
00:01:05pour le confort audio de tout le monde.
00:01:09Et puis, après, les questions, on verra en fonction du nombre,
00:01:13mais soit vous les écrivez, vous pouvez les écrire dans le chat,
00:01:16comme ça, à la fin de l'intervention, on les reprendra une à une,
00:01:22pour pouvoir y répondre de manière la plus claire possible.
00:01:28Et si ce n'est pas le cas, si vos questions sont un petit peu complexes,
00:01:32on apportera des réponses ultérieurement.
00:01:38On répondra sur le site internet ou dans la fac de l'appel à projets qu'on complétera.
00:01:45On verra un petit peu la nature des questions qui seront posées.
00:01:52Vous en avez déjà peut-être certainement en tête que vous avez préparé en amont de la réunion.
00:02:01Je profite également pour saluer la présence de nos collègues animateurs du programme
00:02:05et qui sont connectés, avec qui vous avez déjà sans doute des contacts.
00:02:10J'ai vu mon collègue de la région sud, Nicolas Alimenti,
00:02:14et notre collègue de la vallée d'Aoste, Katerina Naldi, étaient également connectés.
00:02:20Si vous voulez dire un petit mot, Nicolas.
00:02:22Oui, bonjour à toutes et à tous.
00:02:25Je serai disponible pour répondre à vos questions.
00:02:33Katerina, tu es là ?
00:02:35Oui, oui, bonjour, c'est Katerina.
00:02:37Peut-être qu'il y a aussi Nicolas qui est en train de parler, mais je l'entends très mal.
00:02:42En tout cas, bonjour à tout le monde.
00:02:44C'est Katerina Naldi pour la région Vallée d'Aoste.
00:02:46Bonjour, merci.
00:02:48On vous rappelle également que ce matin, on fera une présentation en langue française.
00:02:54Et puis cet après-midi, à partir de 14h30, nous referons cette présentation en langue italienne.
00:03:05Vous pouvez bien entendu participer aux deux présentations.
00:03:11Mais juste parce que j'ai vu qu'il y avait également des collègues italiens,
00:03:14des bénéficiaires italiens qui étaient connectés.
00:03:18Sachez qu'il y aura aussi une présentation cet après-midi.
00:03:23Le webinaire est enregistré, donc vous pourrez aussi le retrouver en streaming,
00:03:29en tout cas sur le site internet du programme.
00:03:32Il sera téléchargeable également si vous avez besoin de le revisionner.
00:03:38L'ordre du jour, vous le voyez.
00:03:41Donc on va aborder un petit peu toutes les grandes étapes et toute la vie du projet.
00:03:47Donc faire un petit rappel sur la logique de travail 21-27 et le système de gouvernance,
00:03:53parce qu'on a souvent des questions par rapport aux instances du programme.
00:03:57Et puis le premier point qu'on abordera, c'est la partie relative à la réalisation opérationnelle des projets,
00:04:03parce que c'est le plus important.
00:04:05C'est pour ça que les projets sont soutenus et donc on le met en premier,
00:04:10parce que ce qui importe, c'est bien entendu les résultats et les réalisations de vos opérations.
00:04:16On fera un petit focus très rapide sur les obligations en matière de communication et de visibilité.
00:04:22Et on renverra bien entendu sur les différents webinaires qui ont été déjà réalisés,
00:04:29qui sont disponibles sur le site concernant les obligations de communication et de visibilité.
00:04:34Ils ont été assurés par notre collègue Maria Rosaria Valentini, qui est connectée, que je salue aussi.
00:04:45Et puis on parlera également de la réalisation financière des projets,
00:04:51avec des questions que vous pourrez peut-être avoir sur l'éligibilité des dépenses,
00:04:56la certification des dépenses par vos contrôleurs de premier niveau.
00:05:01Et puis la dernière étape sera la demande de certification et de paiement des dépenses,
00:05:07qui est nécessaire pour pouvoir obtenir le paiement des fonds FEDER.
00:05:11On a essayé de respecter un ordre logique et on passera ensuite à la phase de questions réponses.
00:05:19Voilà, il est 10h36.
00:05:24Ces petits quelques mots d'introduction ont permis aux derniers participants de se connecter.
00:05:29Nous sommes 35 participants connectés.
00:05:33Je vous propose de démarrer sans plus attendre la présentation, de manière à garder du temps pour les questions réponses.
00:05:40Vous allez sans doute aussi peut-être réentendre certaines choses que vous connaissez,
00:05:46mais ça ne fait pas de mal et ça permettra d'avoir également en tête les principaux critères.
00:05:52Juste pour vous dire, déjà par rapport à la nouvelle programmation 21-27,
00:05:57que le programme a souhaité procéder à un certain nombre de mesures de simplification
00:06:03dans la gestion des fonds européens et des projets Alcotra en particulier, à travers plusieurs mesures.
00:06:12Dans la phase de dépôt, par exemple, nous n'avons plus exigé le document technique détaillé
00:06:19qui doublait la quantité de travail par rapport au formulaire de candidature.
00:06:24On a simplifié la partie dépôt des candidatures.
00:06:29Il n'y a plus non plus la convention de partenariat assignée au moment du dépôt.
00:06:34On la demande uniquement pour les projets qui ont été sélectionnés.
00:06:39Il y a d'autres mesures de simplification qui ont été mises en place,
00:06:43notamment avec la remontée financière des dépenses avec des taux forfaitaires
00:06:51pour certaines catégories de dépenses qui ont été élargies.
00:06:54On va en reparler tout à l'heure, mais qui simplifient beaucoup également
00:06:59le travail administratif à faire pour la remontée financière.
00:07:04Nous avons également simplifié certaines mesures du programme.
00:07:10Par exemple, sur la programmation 14-20, les frais d'équipement étaient limités
00:07:15à 50 % du total du projet du bénéficiaire.
00:07:18Cela a été supprimé.
00:07:20Les frais de personnel étaient aussi limités à 50 % du budget du partenaire,
00:07:26donc des coûts réels.
00:07:27Là aussi, cela a été supprimé.
00:07:29On a introduit un certain nombre de mesures de simplification,
00:07:33y compris sur un certain nombre de rapports,
00:07:36puisque sur la période précédente, il fallait soumettre un rapport
00:07:40tous les six mois, ce qui n'est plus le cas,
00:07:42plus un rapport annuel, plus un rapport lors des demandes de paiement.
00:07:47Aujourd'hui, vous avez un rapport annuel qui est à fournir
00:07:50à l'occasion de la demande de paiement et un seul,
00:07:53ce qui simplifie également votre tâche.
00:07:56Et donc, bien entendu, on va y revenir dessus.
00:07:58Donc, vraiment une philosophie qu'on a essayé de simplifier
00:08:02pour qu'il y ait moins de travail administratif.
00:08:04Et pourquoi on a fait ça ?
00:08:05On fait ça pour également pouvoir dédier plus de temps d'accompagnement
00:08:11sur la partie opérationnelle des projets.
00:08:13Et donc, la contrepartie à cette réduction de la charge administrative,
00:08:18c'est un meilleur suivi et un meilleur accompagnement,
00:08:21et du coup, des attentes plus fortes du programme en matière de réalisation
00:08:26et des résultats des projets.
00:08:27Et donc, avec un côté opérationnel qui est beaucoup plus renforcé,
00:08:32donc des attentes en la matière qui sont plus élevées de notre côté.
00:08:36On en reparlera aussi à travers le suivi des livrables,
00:08:39la capitalisation de vos livrables, etc.
00:08:43Donc, voilà un petit peu la philosophie dans laquelle on s'est inséré
00:08:47sur la programmation 21-27.
00:08:49Peut-être que vous ne l'avez peut-être pas encore perçue totalement.
00:08:53Sans doute, vous trouvez qu'il y a encore beaucoup de lourdeur
00:08:57et de contraintes administratives.
00:08:59Il en reste bien évidemment.
00:09:01C'est obligatoire dans la gestion des fonds publics,
00:09:04mais on a quand même essayé d'aller au maximum de ce que permettait
00:09:08la réglementation en matière de simplification.
00:09:13Concernant les organes de gouvernance du programme, un petit rappel,
00:09:16parce que peut-être que ce n'est pas très clair pour vous,
00:09:19qui fait quoi dans le programme Alpotra.
00:09:23Voilà, sachez qu'il y a donc plusieurs comités qui interviennent
00:09:28et plusieurs entités qui interviennent dans la gestion du programme.
00:09:32Alors, la Commission européenne, bien sûr, qui nous tutelle,
00:09:35on va dire, dans la mise en œuvre du programme Alpotra
00:09:38et avec qui nous sommes en relation quasi permanente.
00:09:43L'autorité de gestion, donc la région auvergne Rhône-Alpes,
00:09:46qui est le gestionnaire mandaté et qui gère les crédits européens
00:09:53du programme Alpotra et donc qui va s'occuper de la gestion
00:09:57globale du programme, à savoir la communication du programme,
00:10:01les rapports avec la Commission européenne, la certification des comptes,
00:10:06l'évaluation du programme Alpotra, qui vraiment pilote
00:10:11l'ensemble du programme au niveau macro.
00:10:15Cette autorité de gestion, elle est assistée par un secrétariat conjoint
00:10:19qui est une unité technique de l'autorité de gestion
00:10:23et qui s'occupe plus des projets.
00:10:26Nous, nous avons plutôt en charge la relation avec les bénéficiaires,
00:10:30donc avec à la fois les porteurs de projet au moment de l'appel à projet,
00:10:33les bénéficiaires au cours de la mise en œuvre et donc toute la partie,
00:10:36bien sûr, de suivi opérationnel et de suivi financier des opérations.
00:10:44Il s'agit donc des deux unités qui s'occupent de la gestion du programme
00:10:48et puis il y a des comités décisionnels.
00:10:51Le premier d'entre eux, bien entendu, c'est le comité de suivi
00:10:54qui est l'organe de pilotage du programme,
00:10:58qui va approuver le programme opérationnel et ses modifications
00:11:02et c'est lui notamment qui approuve également la sélection des projets.
00:11:06Ce comité de suivi, il est composé de représentants politiques
00:11:10des administrations partenaires, donc des régions, des départements,
00:11:15de membres observateurs également, qui représentent la société civile,
00:11:19des organisations environnementales ou syndicales également,
00:11:24qui sont présents au sein du comité de suivi sans forcément avoir droit de vote.
00:11:30Les États membres sont également présents au sein du comité de suivi
00:11:34et c'est vraiment l'organe décisionnel du programme
00:11:38et donc l'autorité de gestion va soumettre un certain nombre de décisions
00:11:42au comité de suivi sur la sélection, sur éventuellement la modification
00:11:46des projets, etc.
00:11:48Pour préparer les réunions du comité de suivi, il existe un comité technique
00:11:52et d'instruction qui réunit les techniciens de ces différentes administrations
00:11:56partenaires et avec qui nous préparons les réunions du comité de suivi.
00:12:00En amont de chaque comité de suivi, nous avons des réunions techniques
00:12:05avec l'ensemble des administrations et des États pour voir les points
00:12:09qui sont à l'ordre du jour, présenter les éléments techniques
00:12:13et éventuellement arbitrer sur certaines décisions à proposer
00:12:17au comité de suivi.
00:12:20Nous avons également des relations régulières et permanentes
00:12:24avec les différentes administrations partenaires nationales du programme,
00:12:28que ce soit les régions italiennes, les provinces, côté français
00:12:32les départements et les régions, qui sont côté français,
00:12:36fédérées par l'autorité nationale française,
00:12:40qui est une autorité obligatoire pour le programme Alcotra
00:12:44et qui va coordonner le partenariat français de son côté.
00:12:48À titre d'exemple, elle va travailler avec les administrations
00:12:52lors des instructions des projets pour recueillir les avis
00:12:56des différentes administrations partenaires
00:13:00et également solliciter les autorités environnementales
00:13:04lorsque des avis techniques sont à fournir dans le cadre
00:13:08des instructions des projets.
00:13:11Nouveauté de la programmation 21-27, nous avons également
00:13:15un conseil des jeunes qui a été mis en place
00:13:19et qui réunit ici des jeunes de moins de 30 ans,
00:13:23chargés également d'animer le programme Alcotra
00:13:27et de travailler à la labellisation de projets.
00:13:31Ce conseil des jeunes, à l'occasion de chaque programmation,
00:13:36de chaque sélection, va sélectionner et auditionner
00:13:42des projets qui vont recevoir le label jeune,
00:13:46selon un certain nombre de critères qui ont été établis.
00:13:50Ce label jeune va être notamment utilisé pour valoriser
00:13:54les projets au sein de différentes instances,
00:13:58notamment au sein de la Commission européenne dans les réseaux
00:14:02ADG Régio, lors des événements organisés sur le programme
00:14:06Interec, également au niveau national auprès de l'Agence nationale
00:14:10de cohésion des territoires côté français,
00:14:14et également de l'État italien dans le cadre des projets
00:14:18FARO, qui est aussi une dynamique de valorisation
00:14:22des meilleures initiatives locales.
00:14:26Ce sont les projets labellisés par le conseil des jeunes
00:14:30au sein de ces différentes structures.
00:14:34Après, nous avons une partie un peu plus contrôle,
00:14:38vérification, avec une autorité d'audit
00:14:42qui s'appelle l'ANAFE, qui s'appelait avant la CICC pour ceux
00:14:46qui l'ont connue et qui a changé de nom, et qui s'occupe
00:14:50principalement de l'audit système du programme Alcotra et des audits
00:14:54opérations du programme Alcotra, et qui va venir vérifier
00:14:58en deuxième niveau la régularité des dépenses qui ont été soutenues,
00:15:02avec des projets qui vont être tirés au sort et qui vont être
00:15:06contrôlés. Nous avons également
00:15:10au niveau national l'autorité nationale française et la commission
00:15:14des ministres italiennes, qui sont nos interlocuteurs
00:15:18concernant les contrôles de premier niveau et qui vont
00:15:22piloter et coordonner les différents contrôleurs
00:15:26de premier niveau, on en reparlera tout à l'heure.
00:15:30Et puis, au sein de la région Vernure-Malpes, nous avons une unité qui s'appelle
00:15:34la fonction comptable et qui va, une fois que les dépenses
00:15:38sont validées par le secrétariat conjoint et l'autorité de gestion,
00:15:42procéder à des contrôles de cohérence,
00:15:46des vérifications complémentaires et au paiement, bien entendu, de la
00:15:50subvention fédère. Donc, ce sont
00:15:54des principes d'audit, de séparation des fonctions, où à
00:15:58chaque étape, il y a des vérifications qui sont effectuées par le contrôleur
00:16:02de premier niveau, puis par le secrétariat conjoint, puis par la fonction comptable
00:16:06avant qu'on arrive au paiement, et puis ensuite, des contrôles a posteriori qui sont
00:16:10réalisés par l'autorité nationale d'audit.
00:16:14Voilà, j'espère que c'est, si ce n'était pas très clair,
00:16:18en tout cas, d'avoir eu l'occasion un peu de repréciser les choses
00:16:22pour les bénéficiaires.
00:16:26Alors, le premier sujet à aborder, que nous allons aborder, c'est
00:16:30la question de la réalisation opérationnelle
00:16:34des projets, parce que c'est, comme on le disait, le point le plus important,
00:16:38avec un petit rappel, là aussi,
00:16:42ce n'est pas forcément une nouveauté, mais on insiste beaucoup là-dessus
00:16:46sur la programmation 21-27, c'est le rôle du chef de file,
00:16:50qui a un rôle particulier, on l'a redit à toutes nos
00:16:54interventions. Le chef de file, c'est vraiment l'interlocuteur privilégié
00:16:58du secrétariat conjoint et de l'autorité de gestion, donc c'est avec lui
00:17:02que nous avons contact pour assurer la gestion
00:17:06du projet, répondre aux questions, vérifier la mise en œuvre du projet.
00:17:10Il n'est pas possible, et il n'est pas non plus souhaitable,
00:17:14que nous ayons des contacts réguliers et directs avec les partenaires du projet,
00:17:18parce que nous avons besoin d'avoir une information qui soit
00:17:22centralisée, qui soit organisée,
00:17:26et donc le chef de file, en tant que pilote de l'opération,
00:17:30a besoin également d'être conforté dans son rôle de chef de projet,
00:17:34et donc c'est lui, effectivement, qui pilote le projet de coopération
00:17:38et coordonne les activités des partenaires. Donc il va notamment avoir
00:17:42en charge le pilotage général, les comptes rendus auprès du secrétariat
00:17:46conjoint et de l'autorité de gestion, et puis la coordination des actions
00:17:50avec les partenaires. Du coup, les partenaires vont
00:17:54plus avoir un contact direct avec l'animateur territorial,
00:17:58et donc en fonction des problématiques que vous allez pouvoir
00:18:02rencontrer, nous vous invitons, en tant que partenaire, soit à vous rapprocher
00:18:06de l'animateur territorial qui peut répondre à vos questions, et donc avec
00:18:10qui nous avons également, nous, des relations régulières, soit
00:18:14de vous référer au chef de file qui a peut-être la réponse, parce que la question
00:18:18a peut-être déjà été posée par le passé ou par un des partenaires, et donc
00:18:22il peut également vous accompagner en tant que bénéficiaire dans
00:18:26la mise en œuvre de votre opération et de vos activités. En tout cas, pensez que
00:18:30le chef de file, c'est vraiment l'élément central du projet, et toute l'information
00:18:34doit transiter par lui, il doit être au courant de tout ce qui se passe
00:18:38à votre niveau. Les différentes missions
00:18:42du chef de file, vous les retrouverez mentionnées à l'article 4
00:18:46de la convention de coopération que vous avez signée entre les partenaires,
00:18:50et puis à l'article 11 de la convention de subvention fédère,
00:18:54qui vous a été adressée, puis également dans le manuel du programme.
00:18:58Donc, je le redis, interlocuteur privilégié de l'autorité de gestion
00:19:02et du secrétariat conjoint, c'est lui qui va signer la convention,
00:19:06et j'espère qu'il a transmis copie à tous les bénéficiaires
00:19:10de la convention fédère. En tout cas, si ce n'est pas le cas, on vous invite à le faire.
00:19:14Vérifiez à chaque point si vraiment vous cochez toutes les cases.
00:19:18Il assure le démarrage coordonné du projet et puis à la mise en œuvre.
00:19:22Il met à jour le dossier informatisé sur Synergy CTE. Ça, c'est très important.
00:19:26On va y revenir parce qu'on a vu
00:19:30sur plusieurs dossiers, on a des paiements qui sont suspendus parce que
00:19:34les informations n'ont pas été mises à jour sur Synergy CTE.
00:19:38C'est à faire deux fois par an, donc ce n'est pas très compliqué.
00:19:42Ça prend cinq minutes, donc veillez à le faire deux fois par an
00:19:46avant vos demandes de paiement.
00:19:50Il s'assure que les dépenses présentées par l'ensemble des bénéficiaires ont été engagées pour la mise en œuvre
00:19:54de l'opération. Il procède au paiement de la subvention fédère,
00:19:58aux demandes de paiement et au transfert de la subvention auprès
00:20:02de ses bénéficiaires et il met effectivement en œuvre les procédures
00:20:06d'ouvrement en cas de répétitivité
00:20:10de l'indû des fonds fédères. Alors, nos conseils,
00:20:14parce qu'à chaque fois, à chaque slide, on a essayé aussi de donner quelques
00:20:18conseils utiles qui sont aussi le fruit des retours
00:20:22d'informations qu'on a eues de certains bénéficiaires et de
00:20:26notre expérience. Alors, on conseille, mais
00:20:30il ne s'agit pas d'obligations imposées par le programme, mais
00:20:34il s'agit de bonnes pratiques qui sont un peu le fruit de l'expérience.
00:20:38On recommande d'organiser, effectivement, on compile par
00:20:42trimestre, on voit que c'est un rythme qui est
00:20:46à la fois soutenu pour assurer un bon pilotage du projet
00:20:50et à la fois pas tellement
00:20:54chronophage, c'est-à-dire tous les mois, c'est peut-être un peu trop,
00:20:58deux fois par an, c'est peut-être pas assez. Les retours qu'on a pu avoir
00:21:02sur les différents projets, on a trouvé qu'une fois par trimestre, ça donnait une bonne dynamique
00:21:06au partenariat. Également,
00:21:10prévoir des copies qui se déroulent au minimum sur
00:21:14une journée, peut-être deux demi-journées, mais
00:21:18il y a besoin vraiment de consacrer une journée de travail
00:21:22à l'échange d'informations entre les partenaires.
00:21:26On a été, le secrétariat conjoint a notamment participé à des
00:21:30défis qui ont duré deux heures et pour nous, il nous semble
00:21:34peu opérationnel de pouvoir traiter l'ensemble des
00:21:38problématiques et un point de situation de l'ensemble des activités
00:21:42des work packages uniquement en
00:21:46deux heures de temps. Ça nous semble un temps quand même un petit peu court,
00:21:50donc on estime qu'une journée de travail en collectif est nécessaire pour passer en revue
00:21:54l'ensemble des problématiques opérationnelles, financières,
00:21:58de communication, etc.
00:22:02Les copies aussi doivent être préparées en amont,
00:22:06il y a un ordre du jour, des documents de travail, un compte rendu
00:22:10des copies. Aussi, on le dit parce que nous avons
00:22:14participé à des copies où les chefs de file
00:22:18n'avaient pas préparé de documents de travail, de documents
00:22:22de support aux échanges et donc du coup, on perd quand même
00:22:26en qualité d'interaction entre les partenaires, en qualité de suivi,
00:22:30donc c'est important aussi de bien préparer ces copies en amont.
00:22:34Et puis, ce qu'on vous demande aussi, c'est de bien vouloir inviter à chaque copie votre animateur
00:22:38territorial et l'instructeur du secrétariat conjoint. Ça ne veut pas dire
00:22:42que l'animateur et l'instructeur vont participer
00:22:46systématiquement à tous vos copies, mais ça nous permet d'avoir
00:22:50l'information que le projet se met correctement en œuvre et
00:22:54qu'il y a une dynamique partenariale qui est présente et
00:22:58ça nous permet également, quand on participe, de répondre à vos questions
00:23:02techniques ou de vous aider, de vous accompagner s'il y a des difficultés
00:23:06qui sont rencontrées dans le cadre de la mise en œuvre du projet.
00:23:10On n'est pas du tout là dans une idée de contrôle
00:23:14ou de sanction, on est plutôt vraiment là dans l'idée d'un accompagnement
00:23:18opérationnel pour faire en sorte que le projet se réalise au mieux
00:23:22et au bénéfice de tout le monde. Donc, on est plutôt là dans une interaction
00:23:26gagnant-gagnant lorsqu'on participe en toute ou partie
00:23:30à ces comités de pilotage.
00:23:34Les partenaires, un petit mot sur les partenaires.
00:23:38L'émission des partenaires est précisée aux articles 4 et 6 de la
00:23:42Convention de coopération et à l'article 11 de la Convention de subvention fédère.
00:23:46Ils soutiennent les activités du chef de file, c'est-à-dire, vous l'avez vu,
00:23:50le chef de file doit rédiger les rapports d'avancement du projet
00:23:54par exemple. Donc, il est important qu'il ait une remontée
00:23:58d'informations par ses partenaires. Tout ça,
00:24:02c'est à construire. Les partenaires ont quelque part une
00:24:06obligation de loyauté vis-à-vis du chef de file pour l'aider dans sa mission.
00:24:10Ils mettent en œuvre les activités qui sont prévues
00:24:14au formulaire de candidature. Ils respectent bien sûr les règles
00:24:18de l'activité de communication. Ils mettent en place une comptabilité séparée sur le
00:24:22projet. Ils s'assurent de prévenir tout risque de conflit
00:24:26d'intérêt, d'irrégularité, de fraude, de corruption.
00:24:30Ils doivent se soumettre en cas de besoin effectivement au contrôle technique,
00:24:34administratif et financier sur pièce et sur place qui sont en lien
00:24:38avec l'opération. Et en cas de demande de remboursement,
00:24:42ils doivent rembourser dans un délai maximal de 30 jours le chef de file
00:24:46dont ils sont demandés. Et enfin,
00:24:50ils doivent également conserver toutes les pièces justificatives
00:24:54liées à l'opération soutenue en cas de contrôle successif qui pourrait avoir lieu
00:24:58après la clôture de l'opération. Je pense que ces
00:25:02obligations-là, ces principaux points, vous les avez en tête.
00:25:06C'est bien de les mentionner. Et toujours
00:25:10pareil, quelques petits conseils utiles concernant
00:25:14les activités des partenaires. Bien entendu,
00:25:18réaliser les activités qui sont prévues au plan de travail
00:25:22et au budget.
00:25:26Vous avez présenté un plan de travail avec des dépenses
00:25:30que nous, on a regardées, qu'on a évaluées, qu'on a validées
00:25:34et donc effectivement, vous devez mettre en œuvre ce qui était prévu.
00:25:38C'est-à-dire que vous ne devez pas mettre en œuvre autre chose que ce qui était prévu dans le plan
00:25:42de travail ou dans le budget. Et si c'est nécessaire, parce qu'on peut comprendre
00:25:46que dans la phase de mise en œuvre du projet, des modifications soient nécessaires,
00:25:50eh bien, il faut en informer sans délai le chef de file.
00:25:54Et ensuite, il faudra qu'on voit dans le cadre de la revue de projet, dans les modifications
00:25:58qui sont prévues par le programme, si ces modifications peuvent être
00:26:02validées ou pas, s'il s'agit de modifications mineures ou de modifications
00:26:06majeures. En tout cas, ce qui est important, c'est d'informer le chef de file
00:26:10que l'information circule pour qu'on puisse trouver éventuellement
00:26:14les solutions de façon à ce que le projet se déroule au mieux.
00:26:18On conseille bien entendu aussi de mettre en place
00:26:22des outils de pilotage opérationnels et financiers pour suivre
00:26:26l'évolution de la mise en œuvre du projet. Donc, ça peut être effectivement
00:26:30un tableau Excel avec les activités, un chronogramme
00:26:34pour savoir à quelle date une activité doit se terminer
00:26:38ou quel rapport doit être fourni, etc.
00:26:42Donc, c'est important d'avoir ce pilotage
00:26:46opérationnel global du projet
00:26:50et par activité, et puis également au niveau financier. Et donc, ces outils
00:26:54permettent d'organiser les copiles et d'avoir des documents pour pouvoir
00:26:58échanger pendant les copiles sur la mise
00:27:02en œuvre du projet. On conseille
00:27:06aussi de mettre en place des outils de reporting
00:27:10au chef de file. Le chef de file va devoir rédiger
00:27:14des rapports d'avancement.
00:27:18En tout cas, les chefs de file les ont déjà vus sur Synergie
00:27:22CTE, donc il y a des chapitres à remplir. Et donc, peut-être
00:27:26que pour l'aider à remplir ces chapitres, c'est intéressant aussi
00:27:30de reprendre peut-être les mêmes chapitres sur Word
00:27:34de manière à ce que chaque partenaire puisse remplir le même chapitre
00:27:38et le chef de file en fait la synthèse pour le rapport final.
00:27:42Ça peut être un exemple parmi d'autres d'outils
00:27:46à mettre en place pour pouvoir faire en sorte que le chef de file ne se retrouve
00:27:50pas en difficulté au moment de renseigner le rapport d'activité.
00:27:54Par exemple, le chef de file
00:27:58il connaît bien entendu bien ses propres activités, donc il peut
00:28:02renseigner dans le rapport d'avancement du projet, mais s'il ne connaît pas
00:28:06les activités réellement conduites par ses partenaires, il aura des difficultés
00:28:10à renseigner le rapport pour donner une vision globale
00:28:14de tout ce qui se passe et de tout ce qui a été fait dans le cadre
00:28:18de la mise en œuvre du projet. Donc ça, aussi un petit conseil pratique
00:28:22qui peut vous aider et vous faciliter la vie si vous le mettez en place
00:28:26rapidement, mais c'est aussi des conseils juste de bonne gestion.
00:28:30La comptabilité séparée, donc ça plutôt un point d'attention, mais on vous a déjà
00:28:34demandé confirmation. Pensez effectivement, on le redit,
00:28:38mettre en place une comptabilité séparée dès le début du projet.
00:28:42Pour les partenaires italiens, ils ont un système de code unique
00:28:46projet qui est obligatoire, donc là aussi on sait assurer, nous
00:28:50le secrétariat conjoint, que tous les bénéficiaires avaient ouvert un code unique
00:28:54projet, mais en tant que bénéficiaire français, je pense notamment
00:28:58dans les petites associations qui n'auraient pas de comptabilité séparée,
00:29:02je pense aussi aux collectivités locales, pensez à mettre
00:29:06en place une comptabilité séparée pour le projet, c'est une obligation.
00:29:10Dans la phase de mise en œuvre,
00:29:14se poser régulièrement la question, si besoin du cadre juridique, de la base
00:29:18légale qui s'applique à la réalisation de vos achats ou de vos
00:29:22prestations, se dire toujours, est-ce que je vais faire ça comme ça, est-ce que
00:29:26effectivement j'ai bien un encadrement juridique qui me
00:29:30permet de le faire comme je l'ai prévu ? C'est important
00:29:34parce que des fois, on est sur de l'innovation, on est sur du
00:29:38transfrontalier, donc on est parfois dans des zones qui sont
00:29:42dans lesquelles le droit ne donne pas forcément des fois une réponse très claire, donc c'est
00:29:46important de se poser la question pour sécuriser vos activités.
00:29:50Les partenaires publics, bien entendu, ou certains
00:29:54partenaires privés, bien entendu, le respect du code des marchés publics, il est
00:29:58important et il est obligatoire, donc un petit
00:30:02point d'attention là-dessus parce que c'est souvent un sujet qui fait
00:30:06l'objet de beaucoup de contrôles, le respect de la procédure et qui fait l'objet
00:30:10lorsqu'il y a des contrôles de correction qu'on
00:30:14appelle forfaitaires avec des taux et qui peuvent
00:30:18bien entendu aller jusqu'à 100% d'exclusion des dépenses et donc
00:30:22c'est important que le code des marchés publics soit
00:30:26bien respecté. Le programme n'a pas
00:30:30d'exigence supplémentaire, en tout cas n'impose pas de
00:30:34règles particulières, donc ce qui est demandé aux contrôleurs
00:30:38de premier niveau, c'est juste de vérifier la bonne application des normes nationales et
00:30:42européennes qui s'appliquent en matière d'achat public, je le redis puisque
00:30:46on a déjà eu des questions sur ce point-là.
00:30:50Et pensez également à mettre en oeuvre une archive de votre
00:30:54projet, alors au niveau du chef de file et des partenaires,
00:30:58alors une archive qui peut être papier,
00:31:02une archive qui peut être digitale, ça c'est important
00:31:06et surtout d'informer plusieurs personnes au sein de votre organisation
00:31:10que cette archive existe et qu'elle doit être
00:31:14correctement maintenue en place
00:31:18pour une période de 5 ans après la fin du projet, après le dernier paiement.
00:31:22On le dit parce que, par exemple,
00:31:26il peut arriver que dans une organisation, le coordinateur du projet
00:31:30quitte le partenaire et s'en aille
00:31:34et effectivement on va se retrouver avec un
00:31:38directeur ou un nouveau collaborateur qui n'a pas connaissance du projet Alcotra
00:31:42et qui ne va pas savoir où sont archivés les documents.
00:31:46Et donc lorsqu'il va y avoir un contrôle, cette personne,
00:31:50en tout cas ce partenaire-là, va se retrouver en difficulté et ne va pas
00:31:54savoir répondre aux questions des contrôleurs parce qu'il n'aura pas
00:31:58tout l'historique du projet ou n'aura pas accès à tous les documents du projet.
00:32:02Donc là aussi, c'est un conseil de bonne gestion,
00:32:06pensez à mettre en place une archive papier
00:32:10ou une archive électronique, puis surtout à informer quelqu'un en disant
00:32:14qui c'est qui va savoir que tout l'historique du projet
00:32:18est dans cette boîte d'archives ou alors est stocké là sur le serveur.
00:32:22C'est aussi important de le retirer.
00:32:26Alors, les activités du projet,
00:32:30elles vont remonter au programme à travers différents outils.
00:32:34Je le redis, un rapport d'avancement
00:32:38intermédiaire, c'est le seul rapport qui est à fournir une fois par an
00:32:42lors de la remontée financière au 15 juin.
00:32:46Prochainement, vous avez la remontée financière
00:32:50qui se termine, donc à cette occasion-là,
00:32:54il est obligatoire, je le redis, c'est obligatoire de déposer le rapport
00:32:58d'avancement intermédiaire parce que c'est l'outil
00:33:02qui va nous permettre de pouvoir évaluer également la mise en œuvre du projet
00:33:06et donc il est à renseigner dans les deux langues une fois par an
00:33:10donc pour le 15 juin. Associé
00:33:14à ce rapport d'avancement, vous l'avez peut-être vu
00:33:18également sur Synergie, vous avez désormais
00:33:22à renseigner également une fiche de suivi des livrables.
00:33:26Alors, c'est quoi cette fiche de suivi des livrables ? C'est un
00:33:30outil qui va servir à renseigner les livrables
00:33:34du projet, donc les livrables que vous avez prévus dans votre formulaire de candidature
00:33:38lorsqu'ils sont prêts, c'est-à-dire lorsqu'ils sont définitifs, vous allez
00:33:42pouvoir les télécharger sur
00:33:46cet outil de reporting une fois pour toutes. C'est-à-dire
00:33:50que vous n'avez plus besoin, comme c'était sur le 14 juin, et comme
00:33:54vous l'aviez fait peut-être, à mettre les livrables. Alors à la fois
00:33:58dans le rapport annuel, dans le rapport intermédiaire, dans le rapport final,
00:34:02dans les demandes de paiement. En fait, vous vous êtes retrouvés
00:34:06à devoir télécharger parfois plusieurs fois le même livrable
00:34:10sur différents outils parce que ça correspondait à différents
00:34:14moments de reporting. Ce n'est plus le cas, là aussi pour
00:34:18faciliter la mise en œuvre des projets et la simplifier, on a mis
00:34:22en place une base de données,
00:34:26une fiche dans laquelle vous allez mettre vos livrables. Alors, qu'est-ce que ça veut dire ?
00:34:30Les livrables, c'est les livrables 1 qui sont prévus au formulaire de candidature, donc vous avez
00:34:34des codes livrables, des numéros avec le livrable que vous avez
00:34:38prévu. Lorsque ce livrable est prêt, c'est-à-dire qu'il est définitif,
00:34:42par exemple si c'est un rapport, il ne faut pas télécharger le rapport intermédiaire,
00:34:46il faudra télécharger le rapport final puisque c'est ça qui constituera le livrable
00:34:50du projet. Donc, vous allez
00:34:54mettre votre, vous avez une petite fiche qui vous indique comment nommer
00:34:58les livrables pour qu'on puisse les retrouver, c'est-à-dire reprendre bien le numéro
00:35:02d'identification du formulaire, mettre le titre
00:35:06du livrable et puis le télécharger
00:35:10sur la plateforme et ça va permettre nous
00:35:14de suivre progressivement, est-ce que les livrables qui étaient prévus ont tous été
00:35:18rendus et donc on aura la possibilité
00:35:22plus facilement de comparer quels sont les livrables qui manquent et qui n'ont pas été
00:35:26faits, voilà, et ceux qui ont été faits. Voilà, donc ça c'est
00:35:30important et puis cette base, elle va nous servir ensuite avec nos collègues
00:35:34à retravailler, à revoir vos livrables pour voir ce que l'on va valoriser
00:35:38dans la base de données des livrables qui a été ouverte sur le site internet du
00:35:42programme, donc vous avez déjà accès à tous les livrables 14-20
00:35:46avec des filtres, vous pouvez rechercher les différents livrables des projets précédents
00:35:50et donc vos livrables ont vocation, en fonction de la nature
00:35:54des livrables et de leur intérêt, ont vocation à intégrer ensuite cette
00:35:58base de données publique qui est mise en oeuvre
00:36:02enfin ouverte déjà sur le site internet du programme et qui permet de
00:36:06capitaliser un petit peu toutes les connaissances et toutes les bonnes pratiques
00:36:10que vous avez pu mettre en oeuvre.
00:36:14Lorsque vous serez plus avancé dans le projet, vous aurez
00:36:18après à renseigner à un moment une fiche finale de synthèse,
00:36:22ça je le redis, c'est comme un pré-rapport, c'est-à-dire 3 mois avant la clôture
00:36:26du projet, on vous demandera un petit retour sur
00:36:30les indicateurs de réalisation et des résultats et les
00:36:34livrables, cette fiche elle est en cours de
00:36:38développement pour être mise à disposition sur Synergy CTE
00:36:42et ça nous permet d'avoir en fait une dernière information
00:36:46sur votre projet avant d'entrer dans
00:36:50la clôture administrative puisque là ensuite on va avoir
00:36:54quasiment 9 mois de travail de clôture parce que vous allez
00:36:58engager les dernières dépenses, vous avez 3 mois pour les payer puis après il faudra
00:37:02qu'elles soient certifiées puis vous allez faire la demande de paiement et à ce moment-là déposer
00:37:06le rapport d'avancement final du projet, ce qui fait que pendant cette fenêtre
00:37:10de clôture, nous n'avons plus d'informations
00:37:14sur la mise en oeuvre du projet à part le dernier rapport d'avancement
00:37:18intermédiaire que vous aurez déposé et donc on peut se retrouver avec 12 mois
00:37:2218 mois sans avoir d'informations sur la mise en oeuvre du projet
00:37:26donc ça permet d'avoir une petite information complémentaire
00:37:30notamment sur les indicateurs et sur les livrables avant d'avoir accès
00:37:34au rapport final d'avancement qui est donc à déposer
00:37:384 mois après l'achèvement opérationnel des projets donc avec
00:37:42la demande de paiement final. Tous ces documents je le rappelle sont
00:37:46obligatoires pour la certification des dépenses et le versement de la subvention
00:37:50fédère ce qui signifie que nous mettons systématiquement
00:37:54en suspension vos demandes de paiement si ces documents
00:37:58ne sont pas fournis et donc on vous demande de les
00:38:02renseigner de manière régulière quand c'est prévu
00:38:06on y reviendra si c'est pas assez clair pour vous mais
00:38:10vous voyez c'est assez simple, un seul rapport par an, les livrables
00:38:14dès qu'ils sont prêts vous pouvez les saisir dans la fiche de suivi des livrables
00:38:18et puis 3 mois avant la fin du projet une fiche
00:38:22récap de synthèse sur les indicateurs et les livrables
00:38:26et puis ensuite le rapport final.
00:38:30La fiche je vais passer
00:38:34on en a déjà parlé, la fiche de suivi des livrables qui est
00:38:38à renseigner sur Synergie et qui fait l'objet également
00:38:42de différentes vérifications. Toujours du point de vue
00:38:46opérationnel, un point d'information sur la revue
00:38:50de projet, là aussi pour simplifier
00:38:54et être plus cohérent, nous avons
00:38:58organisé des modifications de projet
00:39:02avec un moment précis pour tous les bénéficiaires, c'est à dire pour tous les partenaires
00:39:06il n'y a qu'une fenêtre ouverte pour pouvoir
00:39:10modifier l'opération, c'est à dire quand on parle de modification d'opération
00:39:14on parle d'une modification majeure de l'opération.
00:39:18Donc, soit vous avez des modifications
00:39:22mineures sur le projet, c'est à dire des petites modifications de budget
00:39:26donc 10% entre les catégories de dépenses
00:39:30donc là, pas besoin de faire des demandes
00:39:34de modifications officielles, vous informez votre chef d'offil, vous informez
00:39:38votre instructeur comme quoi vous allez dépasser
00:39:42relativement telle catégorie de dépenses mais dans les limites
00:39:46qui sont autorisées par le programme. C'est 10% de votre budget total, c'est pas
00:39:5010% de la ligne, donc vous avez une flexibilité à hauteur de 10%
00:39:54donc si vous avez un budget de 200 000 euros, vous avez une variabilité
00:39:58de 20 000 euros. Donc c'est pas par
00:40:02catégorie de dépenses, c'est par rapport au budget total.
00:40:06Des petits changements administratifs, votre responsable légal qui a changé
00:40:10votre coordinateur qui a changé, votre RIB qui a changé, voilà
00:40:14et puis des modifications mineures dans la mise en oeuvre des activités
00:40:18ou des livrables, on avait prévu de faire telle activité de telle façon
00:40:22on va faire la même activité mais on a des contraintes techniques qui font
00:40:26que ça va être un petit peu différent. Donc ça, ce sont des
00:40:30modifications mineures qui nécessitent juste une information au secrétariat
00:40:34conjoint mais pas de modification et de reprogrammation du projet.
00:40:38Tout le reste, c'est une modification majeure
00:40:42c'est-à-dire on demande une prorogation de la durée de réalisation
00:40:46du projet, c'est majeur, on demande une modification des lignes budgétaires
00:40:50au-delà de 10%, c'est majeur et on modifie le plan de travail
00:40:54c'est-à-dire on fait une activité qui n'était pas prévue, c'est majeur
00:40:58puisqu'elle n'était pas prévue au départ donc on ne peut pas dire que c'est mineur
00:41:02on abandonne une activité, c'est majeur aussi puisque
00:41:06nous on s'attend à ce que l'activité soit réalisée, vous avez prévu
00:41:10un livrable attaché à cette activité et à la fin on n'aura pas le livrable attendu
00:41:14donc c'est majeur. Pour tout le reste, effectivement, il faudra
00:41:18demander une modification du projet, cette modification
00:41:22elle va intervenir entre un tiers
00:41:26du temps de la mise en oeuvre et la moitié de la mise en oeuvre du projet
00:41:30donc pour vous, si je ne dis pas de bêtises, ça va être pour ceux qui sont
00:41:34sur 36 mois à partir du mois d'octobre, vous allez pouvoir présenter vos demandes
00:41:38de modifications majeures de votre opération
00:41:42et donc vos modifications, il y a effectivement
00:41:46un petit support papier pour dire voilà les modifications que l'on souhaite
00:41:50pour que vous puissiez les expliquer et puis elles vont être instruites
00:41:54par le secrétariat conjoint et les administrations partenaires et on va statuer
00:41:58sur chaque modification si elles sont acceptées
00:42:02ou pas acceptées et donc on fait ensuite
00:42:06sur les modifications qui auront été acceptées un avenant à la convention
00:42:10à la convention fédère avec une reprogrammation du projet
00:42:14sur Synergie pour ajouter une activité, supprimer une activité, modifier
00:42:18le budget, etc.
00:42:22On y reviendra aussi si vous avez des questions.
00:42:26Concernant les obligations en matière de communication
00:42:30et de visibilité, un rappel rapide
00:42:34parce qu'on a fait déjà plusieurs webinars
00:42:38donc là aussi c'est un rappel, vous devez
00:42:42assurer une communication du projet, une présentation
00:42:46succincte du projet sur le site internet officiel du partenaire
00:42:50s'il existe bien entendu.
00:42:54Le secrétaire conjoint a déjà eu l'occasion de vous demander
00:42:58les liens concernant les différents
00:43:02projets par rapport à cette obligation de communication. Si vous avez des réseaux sociaux
00:43:06également, vous avez l'obligation de mettre en lumière
00:43:10le soutien interreg sur vos différentes publications.
00:43:14Pour tous les partenaires, vous avez aussi l'obligation
00:43:18d'imposer une affiche A3 qui va reprendre
00:43:22sensiblement les mêmes éléments que sur le site internet, il s'agit d'une
00:43:26présentation succincte et donc vous devez également justifier
00:43:30la position de cette affiche A3 dans vos locaux.
00:43:34Pensez à prendre une photo et à l'envoyer
00:43:38à votre chef de file et au secrétariat conjoint.
00:43:42Vous avez également à mettre le logo
00:43:46Interreg Alcotra sur tous les documents de communication et
00:43:50sur tous les livrables, les rapports par exemple
00:43:54les sites internet, les bases de données,
00:43:58les goodies, voilà. Et puis si vous avez prévu des travaux
00:44:02ou des dépenses d'équipement, vous avez également des plaques permanentes
00:44:06à mettre et donc qui vont mentionner
00:44:10le soutien de l'Union Européenne. La nouveauté de la réglementation
00:44:1421-27, c'est que ces plaques, en tout cas cet
00:44:18affichage doit avoir lieu dès que commence la réalisation physique de l'opération.
00:44:22En cas de travaux de chantier, de construction,
00:44:26d'infrastructure, vous devez déjà mettre l'information
00:44:30du financement européen sur le panneau de chantier et ça sera demandé
00:44:34et puis après la plaque permanente à la
00:44:38fin du chantier, là aussi, avec des caractéristiques de dimension
00:44:42spécifiques qui sont prévues dans l'annexe
00:44:469 du règlement qu'on vous a repris.
00:44:50On va dire que si vous avez des questions par rapport à la communication,
00:44:54on vous invite à revisionner le webinaire
00:44:58qui a eu lieu le 26 mars avec notre chargée de com
00:45:02sur les obligations de communication où vous retrouverez
00:45:06toutes les mentions légales, les formats des logos, etc.
00:45:10Et vous avez également sur le site internet du programme
00:45:14tous les éléments ressources liés à la communication
00:45:18que vous pouvez télécharger, le kit com,
00:45:22de manière à avoir les bons logos à mettre sur vos supports
00:45:26de communication. Les points à retenir, les conseils,
00:45:30pensez à mettre en place la communication du projet dès le début de l'opération
00:45:34parce que ça aussi, que ce soit le contrôleur de premier niveau,
00:45:38le secrétariat conjoint, nous à chaque étape on vérifie le respect des obligations
00:45:42de visibilité, comme on dit maintenant européenne.
00:45:46Pensez également à bien faire ressortir
00:45:50la dimension transfrontalière des projets.
00:45:54Pour la plupart des projets Nouveau Défi et Gouvernance,
00:45:58dans les courriers de notification de subvention,
00:46:02le comité de suivi a souhaité souligner
00:46:06le caractère transfrontalier des projets et de la communication,
00:46:10notamment pour tous les projets qui avaient une dimension touristique
00:46:14puisque là il va s'agir de promouvoir la destination
00:46:18transfrontalière et donc on a dit qu'on n'accepterait pas
00:46:22les activités, les produits qui seraient liés à une communication
00:46:26locale des projets puisque ça ne correspond pas
00:46:30au dossier qui a été déposé, donc soyez très vigilants là-dessus
00:46:34parce que c'est un point sur lequel on est particulièrement attentif
00:46:38sur cette programmation 21-27. Et puis en cas de doute,
00:46:42n'hésitez pas à vous rapprocher également de la chargée
00:46:46de communication qui est à votre disposition puisque régulièrement
00:46:50on reçoit aussi des demandes de validation de type de support
00:46:54et donc elle est à même de vous donner des conseils opérationnels
00:46:58utiles pour respecter ces obligations de communication.
00:47:02Mettre le logo, tout le monde a l'habitude,
00:47:06tous les gens qui participent à des programmes européens
00:47:10et la plupart d'entre vous ont déjà participé à des projets européens,
00:47:14donc on sait que c'est un point d'attention particulier qu'il faut respecter.
00:47:18Voilà, je passe maintenant
00:47:22à la réalisation financière des projets,
00:47:26on a vu la partie opérationnelle la plus importante,
00:47:30maintenant la partie financière qui est toujours importante mais
00:47:34on va dire qu'on a essayé de simplifier.
00:47:38Tout ça pour vous dire, comme vous l'avez vu lors du dépôt,
00:47:42les dépenses sont éligibles et donc
00:47:46pour vous aider dans la remontée des dépenses et à comprendre
00:47:50quelles dépenses étaient éligibles, comment, etc., nous avons mis à votre
00:47:54disposition pour cette programmation 21-27 un guide
00:47:58d'éligibilité des dépenses qui est disponible sur le site internet
00:48:02du programme dans la partie documents et ressources.
00:48:06On espère que vous l'avez téléchargé, que vous l'avez lu
00:48:10et qu'il vous aide effectivement à préparer vos
00:48:14remontées financières avec les documents justificatifs
00:48:18qui sont à fournir. Les catégories de dépenses, je les rappelle,
00:48:22qui sont éligibles, elles sont prévues au règlement, c'est les frais personnels,
00:48:26c'est le personnel interne de la structure, c'est vraiment le point
00:48:30d'attention, c'est-à-dire le personnel mis à disposition gratuitement
00:48:34n'est pas éligible au programme Alcotra, donc il faut qu'il y ait
00:48:38un mouvement financier, donc personnel interne
00:48:42et personnel mis à disposition contre contrepartie financière.
00:48:46Voilà, donc ça c'est le premier point. Le deuxième point,
00:48:50la deuxième catégorie c'est les frais de bureau et les frais administratifs. Alors quelle que soit l'option
00:48:54que vous avez choisie pour remonter vos dépenses, ces frais sont justifiés sur la base
00:48:58d'un taux forfaitaire, donc on n'a pas de
00:49:02justificatif à fournir concernant ce type de frais.
00:49:06Idem concernant les frais de déplacement et d'hébergement,
00:49:10pour les deux catégories, les deux options de remonter des coûts,
00:49:14il s'agit de remboursement sur la base de taux forfaitaire et donc
00:49:18il n'y a pas de justificatif de vos déplacements
00:49:22à fournir. Maintenant, un petit point d'attention par rapport
00:49:26à cette catégorie-là, parce que la Commission européenne a quand même demandé
00:49:30à pouvoir s'assurer que la catégorie de coûts existait,
00:49:34c'est-à-dire pas de justifier financièrement des sommes qui ont été dépensées
00:49:38par déplacement, mais pouvoir justifier à un moment donné, donc une fois
00:49:42durant la vie du projet qu'il y a bien eu un déplacement qui a été effectué.
00:49:46Donc ça peut être le compte rendu d'un copil, ça peut être dans le rapport
00:49:50d'activité souligné qu'il y a eu un déplacement,
00:49:54on a mis dans le guide plusieurs exemples, la Commission a laissé ouvert
00:49:58plusieurs possibilités. Il ne s'agit pas forcément d'avoir un justificatif
00:50:02financier, mais de justifier qu'un déplacement a bien eu lieu.
00:50:06Je pense qu'à travers les copils ou les événements que vous organisez
00:50:10sur vos projets, cette demande est remplie
00:50:14sans grande difficulté. Ensuite, vous allez avoir
00:50:18les frais d'équipement, donc les achats de matériel
00:50:22qui vont être plus ou moins éligibles
00:50:26pour leur coût total, selon l'usage qu'on va en avoir
00:50:30dans le projet, et là aussi dans le guide, on a essayé
00:50:34de préciser les différents cas, les différentes situations
00:50:38dans lesquelles vous pouvez vous trouver, selon que l'équipement a été acheté
00:50:42va être utilisé en totalité pour le projet ou pas en totalité pour le projet
00:50:46qui va être utilisé après encore la vie du projet,
00:50:50une fois que le projet sera terminé, il aura encore un usage après ou pas.
00:50:54Là, c'est en fonction de cas particuliers, donc on vous renvoie
00:50:58au guide d'éligibilité des dépenses pour comprendre dans quelle situation
00:51:02vous vous trouvez, et ce sont vos contrôleurs de premier niveau
00:51:06qui vont évaluer l'éligibilité totale ou partielle de vos équipements.
00:51:10Voilà, et après les frais
00:51:14liés au recours à des compétences en services externes, donc les études, les rapports,
00:51:18la communication, ce sont des prestations de services, pas de grande
00:51:22difficulté, c'est justifié en cours réel pour l'option 1
00:51:26et au forfait pour l'option 2, et infrastructures et travaux, travaux de construction
00:51:30et travaux, je vais dire une bêtise,
00:51:34pas les frais d'architecture, qui sont également
00:51:38éligibles et qui sont pour la première fois de cette programmation clairement
00:51:42mentionnés dans le règlement 1059, ce qui n'était
00:51:46pas le cas sur la programmation précédente. Alors ces différents
00:51:50dépenses, vous allez les justifier selon que vous avez choisi l'option 1
00:51:54avec des coûts réels ou avec
00:51:58des coûts forfaitaires, vous voyez donc ceux qui ont choisi
00:52:02l'option 1, vous allez justifier des dépenses
00:52:06réellement soutenues uniquement pour ce qui est les frais d'équipement, les prestations
00:52:10de services et les travaux, donc dans Synergie vous allez renseigner
00:52:14vos dépenses, vous allez mettre la copie de la facture, la copie
00:52:18de l'extrait bancaire qui atteste du paiement,
00:52:22vous allez mettre également le contrat ou
00:52:26la preuve de mise en concurrence, éventuellement
00:52:30le livrable en rapport intermédiaire, ce qui
00:52:34constitue la contrepartie au paiement, ce qu'on appelle en français
00:52:38le service fait, et automatiquement lorsque
00:52:42vous allez saisir votre ligne de dépense, Synergie va générer automatiquement
00:52:46une ligne de dépense frais de personnel à hauteur de 20%
00:52:50et sur la base de la ligne de frais de personnel, Synergie va créer automatiquement
00:52:54une ligne de dépense frais de bureau administratif de 15% et une ligne
00:52:58frais de déplacement de 10%, donc pour chaque ligne
00:53:02inscrite en frais réels, Synergie va générer
00:53:063 lignes de dépense à taux forfaitaire, d'accord ?
00:53:10Donc vous n'avez rien à remplir, vous n'avez rien à renseigner concernant
00:53:14ces dépenses-là, elles vont être enregistrées automatiquement dans Synergie
00:53:18ce qui n'était pas le cas sur le 14-20 où vous deviez vous
00:53:22directement renseigner le montant de 20%. Pour ceux qui ont choisi
00:53:26l'option 2, ça va être différent, vous allez insérer
00:53:30directement les frais de personnel et justifier les frais de personnel que vous avez soutenus
00:53:34dans le cadre de l'opération, selon les modalités qui sont prévues
00:53:38dans le guide d'éligibilité des dépenses, et puis
00:53:42automatiquement Synergie va créer un forfait automatique
00:53:46de 40%, donc là aussi pas besoin de fournir
00:53:50de mettre un montant ou de fournir de justificatif concernant
00:53:54l'option 2 puisque automatiquement il y a au moins des frais administratifs
00:53:58et de bureaux qui vont être générés, qui seront supportés, donc il n'y a pas de justificatif
00:54:02à fournir concernant l'option 2 pour les coûts forfaitaires.
00:54:06Voilà, donc voilà les différentes options, on pourra en revenir
00:54:10dessus si ce n'est pas clair pour vous, mais au final ça simplifie grandement
00:54:14votre exercice de reporting financier puisque
00:54:18à chaque période de remontée financière, vous allez renseigner uniquement
00:54:22soit les frais de personnel qui ont été supportés, soit les frais
00:54:26d'équipement ou les frais de prestations, donc quelques factures généralement, qui auront
00:54:30été supportées dans le cadre du projet.
00:54:34Alors, quelques points d'attention
00:54:38on ne va pas détailler le guide d'éligibilité des dépenses
00:54:42parce qu'il y a votre disposition sur le site, mais
00:54:46quelques points peut-être à souligner,
00:54:50soyez vigilant à l'éligibilité temporelle des dépenses, les dépenses sont éligibles
00:54:54à partir de la date de dépôt de la candidature
00:54:58jusqu'à la date de fin du projet,
00:55:02donc soyez bien vigilant là-dessus, vous avez une période pour
00:55:06acquitter les différentes dépenses, donc toutes les dates d'éligibilité des dépenses
00:55:10sont clairement reportées dans votre convention de subvention
00:55:14à l'article 5, et donc assurez-vous bien entendu
00:55:18de déclarer des dépenses qui ont été encourues, puisque c'est le terme
00:55:22légal, encourues pendant la phase
00:55:26d'éligibilité de vos dépenses telle qu'elle apparaît dans votre convention de subvention.
00:55:30D'accord ? Un point d'attention
00:55:34cette éligibilité temporelle, elle
00:55:38est établie sur la base du moment de la réalisation de la dépense
00:55:42et de sa liquidation, c'est-à-dire que ce n'est pas
00:55:46tant la date de la facture qui compte, mais la date
00:55:50du fait générateur de la facture, je vais
00:55:54essayer d'être un peu plus clair là-dessus, prenons le cas
00:55:58d'un prestataire de service
00:56:02qui facturerait une prestation en anticipation
00:56:06je donne un exemple, parce qu'on a eu déjà le cas dans
00:56:10le 14-20, sur des frais
00:56:14de maintenance par exemple d'un site internet ou
00:56:18de maintenance d'une base de données
00:56:22qui seraient facturés
00:56:26pendant la phase de réalisation du projet, mais qui concernerait de la maintenance
00:56:30qui irait au-delà de la phase de réalisation du projet
00:56:34c'est-à-dire le projet se termine à une certaine date, on paye
00:56:38en anticipation des frais de maintenance qui concernent les années
00:56:42successives, et bien cette dépense-là n'est pas éligible
00:56:46quand bien même la date de la facture s'insère
00:56:50dans la période d'éligibilité des dépenses et
00:56:54inversement, notamment pour les frais
00:56:58de préparation, si j'ai une facture
00:57:02pour les frais de préparation dans le WP0
00:57:06qui sont présentés et qui sont éligibles
00:57:10pendant la phase
00:57:14qui va de la publication de l'appel à projet à la phase de dépôt
00:57:18ce n'est pas que la date de la facture qui va
00:57:22compter, c'est aussi la date à laquelle l'accompagnement a été réalisé
00:57:26donc si cet accompagnement a été fait avant la date d'éligibilité
00:57:30des dépenses, quand bien même la facture est datée dans la
00:57:34période d'éligibilité prévue, cette dépense n'est pas éligible
00:57:38c'est pour ça que la commission européenne parle de dépenses encourues parce que c'est le
00:57:42fait générateur qui va compter
00:57:46j'espère que je ne vous ai pas perdu parce que ce n'est peut-être pas très évident à saisir
00:57:50mais c'est une notion qui est importante surtout quand on est à cheval sur des
00:57:54dates d'éligibilité des dépenses
00:57:58en amont ou en aval. Sachez que
00:58:02on prend en compte l'intervalle fermé, c'est-à-dire sur les conventions
00:58:06que vous avez vues, on part du 2 septembre au 2 septembre
00:58:10pour que ce soit plus simple dans le calcul
00:58:14des différentes dates d'éligibilité que ce soit de réalisation
00:58:18ou d'éligibilité des dépenses.
00:58:22L'éligibilité géographique aussi elle est importante
00:58:26toutes vos opérations et toutes les activités qui s'y rapportent doivent avoir
00:58:30lieu dans la zone éligible du programme
00:58:34ça c'est prévu dans le règlement. Ensuite il est tout à fait possible d'avoir
00:58:38des activités en dehors de la zone du programme mais le règlement
00:58:42demande à ce que ces activités-là soient expressément approuvées par l'autorité de gestion
00:58:46donc soit ces actions ont été prévues dans le formulaire de candidature
00:58:50et si elles n'ont pas été prévues par le formulaire de candidature
00:58:54pensez bien à nous demander l'autorisation de conduire
00:58:58ces activités en dehors de la zone Alcotra, il peut s'agir
00:59:02d'un événement, d'une réunion de diffusion des résultats, etc.
00:59:06Généralement il n'y a pas de raison qu'on
00:59:10rejette une demande d'activité hors zone
00:59:14sauf si effectivement c'est une activité qui n'est pas en lien
00:59:18avec le projet ou qui a peu de sens par rapport
00:59:22au projet ou aux activités mais les cas que nous avons eu
00:59:26à traiter jusqu'à présent nous avons systématiquement accordé
00:59:30ces activités hors zone. Un petit point technique
00:59:34particulier, il peut y avoir des bénéficiaires qui ont un partenaire
00:59:38qui se situe en dehors de la zone
00:59:42Alcotra, c'est tout à fait possible parce que le siège
00:59:46du partenaire est en dehors, bien entendu lorsque vous allez organiser des réunions
00:59:50des copiles par exemple chez ce partenaire qui va être basé
00:59:54à Lyon, à Marseille, on est côté français
00:59:58je vais parler côté français, bien entendu ce n'est pas considéré
01:00:02comme une activité hors zone par le programme
01:00:06et donc ces activités, ces déplacements sont directement
01:00:10éligibles. Troisième point
01:00:14le lien démontré avec le projet, là aussi point d'attention
01:00:18les dépenses que vous remontez, ce sont les dépenses
01:00:22qui sont liées à la mise en oeuvre du projet qui est financée
01:00:26là aussi celles qui ont été prévues dans le budget Excel que vous avez déposé
01:00:30lors du dépôt du formulaire de candidature
01:00:34pensez également à bien faire apparaître une référence
01:00:38au projet Alcotra et au programme sur vos factures, qu'elles soient électroniques
01:00:42ou qu'elles soient papiers, sur la période
01:00:4614-20 il était demandé de mettre un tampon de neutralisation
01:00:50des dépenses sur les factures, alors ce tampon en soi n'est plus une obligation
01:00:54vous n'avez plus sur vos factures à poser
01:00:58ce tampon de neutralisation, par contre vous avez
01:01:02à faire indiquer le nom du projet et le nom du programme sur vos factures
01:01:06donc dans le cas où par hasard le fournisseur
01:01:10parce que là du coup vous le demandez au fournisseur, le fournisseur n'aurait pas
01:01:14reporté ces références là, et bien effectivement vous pouvez
01:01:18toujours mettre un tampon de neutralisation pour indiquer la référence
01:01:22au programme et au projet, c'est on va dire
01:01:26une solution bis qui s'offre à vous dans le cas où
01:01:30ce qui est demandé n'a pas pu être mis en oeuvre et respectée
01:01:34pour ceux qui ont choisi l'option 2, bien évidemment
01:01:38on ne peut pas mettre la référence du projet sur les bulletins de salaire
01:01:42et donc du coup ce qu'on vous demande c'est que sur
01:01:46les documents à joindre concernant
01:01:50les frais de personnel, on pense notamment aux lettres de mission
01:01:54qui peuvent être demandées ou aux fiches de temps
01:01:58et bien là sur ces documents annexes de bien faire apparaître
01:02:02le nom du projet et la référence au programme
01:02:06sur le document comptable effectivement, il va de soi
01:02:10qu'il est difficile de faire apparaître les mentions du projet
01:02:14si vous faites par exemple un avenant au contrat de travail par rapport
01:02:18à Alcotra ou si vous recrutez spécifiquement une personne
01:02:22pour travailler sur le projet Alcotra, là par contre vous pouvez le mettre directement
01:02:26dans le document d'emploi puisque la personne est censée travailler
01:02:30à 100% pour le projet
01:02:34Voilà, dernier point d'attention
01:02:38concernant l'éligibilité des dépenses, donc les dépenses
01:02:42pour ceux qui généralement ne le savent pas
01:02:46mais je pense que vous êtes aguerris à ces principes là,
01:02:50elles vont être justifiées à la fois par des pièces contractuelles
01:02:54qui constituent la base juridique des dépenses, on pense notamment
01:02:58aux contrats, ça va être tous les documents relatifs aux passations
01:03:02des marchés publics que vous devez télécharger dans Synergie
01:03:06ça va être les pièces comptables comme la facture
01:03:10et l'extrait bancaire ou une attestation
01:03:14du comptable public qui démontre
01:03:18que la facture a bien été acquittée et puis des pièces non comptables
01:03:22qui permettent justement de s'assurer
01:03:26que ce paiement représente bien la contrepartie matérielle
01:03:30à une réalité physique, c'est-à-dire que
01:03:34j'ai payé la facture d'un accompte pour une prestation
01:03:38et bien j'ai un petit compte rendu intermédiaire de la prestation
01:03:42qui permet de justifier le montant qui a été payé
01:03:46Les dépenses doivent être tracées et être identifiables
01:03:50dans votre comptabilité et puis vous devez également
01:03:54garantir et vous assurer de l'absence de double cofinancement
01:03:58dans les mêmes dépenses car c'est un principe européen qui vaut pour tout le monde
01:04:02et donc vous devez aussi être vigilant là-dessus
01:04:06notamment si votre organisation est impliquée dans d'autres projets européens
01:04:10c'est pour ça que la comptabilité séparée est un outil indispensable
01:04:14pour s'assurer qu'il n'y ait pas de double cofinancement
01:04:18Il existe quelques dépenses qui sont inéligibles
01:04:22notamment les déplances réglées en espèces
01:04:26qui ne sont pas éligibles au programme Alcotra
01:04:30donc pensez bien à toujours avoir une dépense réglée avec un débit bancaire
01:04:34Les contributions et les prestations en nature, on l'a déjà dit,
01:04:38ne sont pas éligibles sur le programme Alcotra
01:04:42Les dépenses communes et la facturation entre partenaires
01:04:46ne sont pas éligibles sauf dans le cas de marchés publics qui sont passés en commun
01:04:50et donc là qui sont également approuvés par le secrétariat conjoint
01:04:54et vous avez aussi un certain nombre d'autres dépenses
01:04:58qui ne sont pas éligibles et qui sont mentionnées dans les règlements
01:05:02on les a reprises dans le guide d'éligibilité des dépenses
01:05:06vous avez une annexe qui reprend toutes les dépenses qui ne sont pas éligibles
01:05:10notamment au titre du règlement fédère
01:05:14qui prévoit un certain nombre de dépenses qui ne sont pas éligibles
01:05:18Les conseils utiles
01:05:22Anticipez bien les dates de fin d'éligibilité des dépenses et d'acquittement des dépenses
01:05:26on le dit parce qu'en clôture d'opération, malheureusement des bénéficiaires ont perdu
01:05:30parfois une partie de la subvention parce que le fournisseur n'avait pas envoyé à temps sa facture
01:05:36et donc la facture était datée d'après la fin d'éligibilité des dépenses
01:05:42et donc il s'agissait de factures électroniques
01:05:46et donc il n'y avait pas la possibilité de modifier et de changer la date de la facture
01:05:50donc il faut être très vigilant là-dessus, anticiper et avoir en tête à vous marquer quelque part
01:05:54la date de fin d'éligibilité des dépenses et avant la fin du projet
01:05:58de mobiliser l'ensemble de vos fournisseurs pour avoir toutes les dépenses facturées
01:06:04avant la date prévue. Pareil pour la date de paiement
01:06:08notamment pour les administrations publiques
01:06:12parce qu'entre l'ordre de paiement et le paiement effectif
01:06:16il peut se passer une semaine, quinze jours, peut-être plus
01:06:20et donc bien entendu ce n'est pas l'ordre de paiement, l'ordre de mandat qui vaut
01:06:24c'est le mandat définitif, donc soyez très vigilant à anticiper ces dates-là
01:06:30pour ne pas risquer de perdre une partie de la subvention
01:06:34donc prévoir également, penser également à vos justificatifs
01:06:40de la réalité physique de vos dépenses, fournir un petit rapport intermédiaire
01:06:44quand c'est le cas, des rapports d'activité conduite
01:06:48et dans vos contrats de prévoir que lorsqu'il y a plusieurs phases de paiement
01:06:54de toujours associer un paiement à un document physique
01:06:58qui est la contrepartie au paiement, comme ça vous pouvez directement
01:07:02également le joindre comme justificatif de la dépense.
01:07:06De la même façon, demandez aux fournisseurs qui vous fournissent des documents
01:07:10en format électronique de manière à pouvoir plus facilement les télécharger
01:07:14sur Synergie et vous éviter de devoir les scanner, les enregistrer, etc.
01:07:18Donc si le livrable est déjà présenté sous format électronique,
01:07:22c'est bien sûr plus pratique pour vous à gérer.
01:07:26Les dépenses remboursées sur la base d'un taux forfaitaire, on l'a dit,
01:07:30n'ont pas besoin d'être justifiées à l'exception de l'existence de la catégorie de coût
01:07:34pour l'option 1, donc pour les frais de personnel et les frais de déplacement
01:07:38uniquement, et c'est à faire seulement une fois
01:07:42durant toute la vie du projet.
01:07:46Pensez bien à télécharger tous vos justificatifs sous Synergie,
01:07:50notamment les documents relatifs à la commande publique et aux frais de personnel.
01:07:54Là aussi, sur les premières remontées financières, on a pas mal de documents qui manquent,
01:07:58donc on a dû demander des intégrations.
01:08:02Pensez aussi à bien rattacher les documents relatifs à la commande publique
01:08:06aux documents qui sont relatifs, c'est-à-dire que dans Synergie,
01:08:10vous allez renseigner vos dépenses et ces dépenses, vous allez pouvoir
01:08:14les lier à des documents, par exemple, liés au marché public.
01:08:18Et donc, il est important que toutes vos dépenses soient rattachées
01:08:22à ces documents contractuels puisque le contrôleur de premier niveau
01:08:26va devoir vérifier la légalité de la procédure
01:08:30et donc il est important qu'il ait à sa connaissance l'ensemble des dépenses
01:08:34qui y sont rattachées, mais on va le voir tout à l'heure.
01:08:38Du coup, je laisse la parole à mon collègue Luca,
01:08:42qui va vous présenter cette section en particulier
01:08:46qui a été ouverte sur Synergie pour cette remontée financière.
01:08:50Oui, bonjour à tous, merci Olivier,
01:08:54je prends la parole comme ça, tu as le temps aussi de te reposer un peu.
01:08:58En fait, nous on pensait de faire un message
01:09:02aujourd'hui pour tous les chefs de file pour vous expliquer un peu
01:09:06cette nouveauté liée à l'onglet marché public,
01:09:10mais vu qu'il y avait cette formation, on a profité pour vous
01:09:14expliquer comment ça fonctionne.
01:09:18Alors, à partir de la remontée de juin,
01:09:22donc avec la date d'échéance du 15 juin,
01:09:26il est prévu la présence d'un onglet marché public
01:09:30qui est présent en Synergie et qui devra être complété par
01:09:34chaque bénéficiaire.
01:09:38Toutes ces informations que vous allez mettre dans cet onglet serviront
01:09:42pour alimenter automatiquement le certificat de contrôle
01:09:46de premier niveau que le contrôleur devra faire.
01:09:50Le contrôleur aura aussi à faire une fiche analyse
01:09:54marché public qui sera annexée au certificat
01:09:58de contrôle de premier niveau. Ce qu'il faut faire en Synergie
01:10:02c'est d'aller dans la partie dépense
01:10:06où il y aura une section, un chapitre que vous pouvez voir
01:10:10que c'est marché public et là vous devrez saisir
01:10:14toutes les informations qui concernent le marché, donc le nom,
01:10:18le type de contrat, la valeur, s'il s'agit d'un travail,
01:10:22service, fourniture, quel type de procédure
01:10:26et ensuite vous pourrez accéder sur
01:10:30la partie dépense et insérer
01:10:34la dépense pour la rattacher au marché que vous avez
01:10:38mis en Synergie. C'est un processus un peu
01:10:42long à faire mais dès que vous entrez
01:10:46en Synergie il est assez immédiat.
01:10:50L'important c'est vraiment que d'abord vous saisissez le marché
01:10:54afin que vous puissiez rattacher la dépense
01:10:58au marché correspondant. Aujourd'hui
01:11:02on fera aussi un message pour envoyer cette information
01:11:06à tous les chefs de file et on vous demande aussi de faire passer cette information
01:11:10à vos partenaires.
01:11:14Et puis je passe
01:11:18à la partie contrôle de premier niveau qui est la phase
01:11:22qui va démarrer après la remontée, donc à partir du
01:11:2616 juin jusqu'à le 15 septembre.
01:11:30Olivier a déjà parlé de la différence entre la France et l'Italie,
01:11:34c'est-à-dire que pour tous les deux on a un contrôle externe, c'est un peu différent
01:11:38la sélection, c'est-à-dire que la France a déjà une liste
01:11:42de 7 contrôleurs réhabilités et vous avez dû choisir entre
01:11:46ces 7 contrôleurs. L'Italie n'a pas encore
01:11:50une liste donc elle a choisi ces contrôleurs
01:11:54en respectant le code de la commande publique.
01:11:58Pour l'information, on a déjà fait repasser l'info mais
01:12:02on le répète, on a téléchargé sur le site internet une fiche
01:12:06d'accompagnement contrôle de premier niveau qui peut répondre à vos questions
01:12:10en cas d'habilitation et aussi quels sont les interlocuteurs
01:12:14à contacter. Pour la France c'est un peu plus
01:12:18facile parce qu'il n'y a que l'autorité nationale française, l'Italie il y a un
01:12:22système plus séparé entre
01:12:26les référents régionaux et les représentants nationaux.
01:12:30Ce que je vous invite à faire c'est vraiment en prévision du 15 juin de
01:12:34bien vous assurer que vous avez le contrôleur et que celui-ci
01:12:38a été bien habilité en synergie.
01:12:42Si ce n'est pas le cas de revenir vers nous ou vers l'interlocuteur
01:12:46identifié. Comme pour les autres
01:12:50slides, on a aussi des conseils utiles à vous
01:12:54donner, c'est-à-dire l'importance du rapport à faire,
01:12:58le rapport d'avancement intermédiaire qui devra être présenté
01:13:02par le chef de file pour le 15 juin, ça c'est obligatoire.
01:13:06Sur Synergie, vous devez prévoir tous les justificatifs
01:13:10qui soient comptables ou non comptables, en particulier
01:13:14les justificatifs relatifs à la commande publique
01:13:18et aux frais de personnel. Et il sera important aussi de
01:13:22respecter la phase contradictoire et de répondre au délai
01:13:26au contrôleur de premier niveau parce que le contrôleur peut vous demander
01:13:30des intégrations dès que vous avez remonté toutes les dépenses.
01:13:34C'est une période qui a une durée de 10 jours,
01:13:38c'est-à-dire que vous avez 5 jours pour répondre à toutes les
01:13:42demandes du contrôleur et lui, il aura 5 jours pour évaluer
01:13:46vos réponses et ensuite il pourra juger une dépense
01:13:50éligible ou pas selon vos
01:13:54réponses apportées. Donc ce qu'on vous demande,
01:13:58toujours comme conseil, pas comme obligation, mais c'est vraiment d'avoir un suivi
01:14:02régulier avec le contrôleur de premier niveau
01:14:06aussi pour bien veiller au contrat que vous avez stipulé
01:14:10avec lui. Je laisse
01:14:14peut-être reprendre la parole à Olivier pour conclure avec
01:14:18la différence entre la demande de certification et le paiement
01:14:22que c'est important pour le paiement fédéral.
01:14:26Une fois que vous avez saisi vos dépenses et que vos dépenses sont
01:14:30certifiées par votre contrôleur de premier niveau,
01:14:34nous, secrétariat conjoint, on y a accès.
01:14:38Par rapport à la programmation 21-27, il est prévu
01:14:42deux fenêtres de certification.
01:14:46Une première au printemps après la certification
01:14:50des dépenses par votre contrôleur de premier niveau, c'est-à-dire après le 15
01:14:54mars, vous pouvez déposer une demande de certification
01:14:58intermédiaire. Cette demande de certification intermédiaire
01:15:02ne va pas donner droit à paiement de la subvention fédérale, mais va permettre
01:15:06de préparer ce
01:15:10versement qui arrivera à la phase successive en déjà
01:15:14en validant les premières dépenses que vous aurez supportées.
01:15:18Vous devez déposer après la certification
01:15:22de vos dépenses au 15 mars, faire une demande de certification intermédiaire
01:15:26au secrétariat conjoint et nous, ça nous permet déjà de prévalider l'ensemble de ces dépenses
01:15:30et d'avancer beaucoup plus vite après pour le versement de la subvention.
01:15:34La deuxième période de certification,
01:15:38c'est celle qui va s'ouvrir prochainement.
01:15:42Vous allez au 15 juin remonter l'ensemble des dépenses soutenues
01:15:46et établir vos rapports. Vos contrôleurs vont avoir jusqu'au
01:15:50date limite, mais ils peuvent bien entendu certifier avant les dépenses.
01:15:54Ils auront au maximum jusqu'au 15 septembre pour certifier
01:15:58les dépenses que vous avez soutenues. A partir du 15 septembre,
01:16:02une fois que vos dépenses sont certifiées, vous avez la possibilité de demander
01:16:06une demande de paiement au programme,
01:16:10une demande de certification qui va donner droit à paiement.
01:16:14Nous allons certifier les dépenses qui ont été supportées lors de la
01:16:18deuxième remontée financière et valider éventuellement
01:16:22un paiement qui, par contre, celui-ci va intégrer la totalité des dépenses
01:16:26que vous aurez supportées sur les deux fenêtres de
01:16:30remontée financière. Il n'y a plus, contrairement
01:16:34à la programmation 14-20, il n'y a plus de seuil, c'est-à-dire que quel que soit le montant
01:16:38qui va être remonté et atteint, et quels que soient les partenaires,
01:16:42il y a automatiquement un paiement fédéral qui est réalisé.
01:16:46Sur la programmation 14-20, il fallait
01:16:50à chaque fois avoir des seuils de 20%
01:16:54de certification pour avoir droit à paiement, ce n'est plus le cas, donc vous avez
01:16:58tout intérêt à remonter, y compris les petites sommes, à les remonter régulièrement
01:17:02pour qu'on puisse les certifier et vous aurez à chaque fois
01:17:06le versement de la subvention correspondante.
01:17:10Veuillez noter que pour le premier paiement, on déduit
01:17:14l'avance fédère qui vous a été versée au démarrage de l'opération, donc celle-ci
01:17:18elle est récupérée lors de la première
01:17:22certification des dépenses. Le délai, à partir
01:17:26du moment où vous déposez votre demande de paiement, nous avons
01:17:3080 jours pour procéder à l'examen de votre
01:17:34demande de paiement et pour pouvoir procéder au versement de la subvention
01:17:38correspondante, c'est-à-dire que toute la chaîne de contrôle, que ce soit secrétariat
01:17:42conjoint ou fonction comptable, nous devons nous
01:17:46respecter un délai de 80 jours obligatoirement pour traiter vos demandes.
01:17:50Bien entendu, ce délai peut être suspendu si votre dossier n'est pas
01:17:54complé. Théoriquement, il doit l'être puisqu'on a vu qu'il y avait plusieurs filtres
01:17:58c'est-à-dire que le contrôle
01:18:02de premier niveau s'est mal déroulé ou a certifié des dépenses
01:18:06qui n'auraient pas dû l'être ou il manque des documents, donc là
01:18:10nous sommes susceptibles de vous demander
01:18:14soit aux bénéficiaires des compléments d'information s'ils n'ont pas été enregistrés
01:18:18soit aux contrôleurs de premier niveau de demander des compléments
01:18:22d'information et donc ça, ça peut retarder la demande de paiement. Mais sinon
01:18:26si le dossier est complé, effectivement, tout doit être réglé et payé
01:18:30dans les 80 jours qui suivent.
01:18:34C'était 90 jours pour la période précédente.
01:18:38Donc toujours les conseils utiles. Pensez, les points que nous
01:18:42avons vus sur la dernière remontée financière, c'est pour ça qu'on insiste dessus
01:18:46c'est des modifications qui sont intervenues, des modifications
01:18:50administratives et qui n'avaient pas été notifiées au programme
01:18:54par exemple un changement de représentant légal, de coordonnateur ou un changement
01:18:58de RIB, donc là aussi, c'est pas grand chose
01:19:02mais veuillez à le notifier à votre instructeur
01:19:06et à faire les mises à jour comme ça, sur Synergie, on a les bonnes références
01:19:10et un autre point, ça c'est plus pour les chefs de file
01:19:14qui a beaucoup bloqué sur des traitements de demande de paiement
01:19:18au printemps, c'était le fait que les chefs de file
01:19:22n'avaient pas renseigné dans Synergie
01:19:26la partie relative au reversement de l'avance fédère aux partenaires
01:19:30donc dans Synergie, vous avez sollicité, vous avez obtenu
01:19:34l'avance fédère de 10% au démarrage, donc il convient
01:19:38sur Synergie d'indiquer comment cette avance fédère
01:19:42a été reversée, les cotes parts aux différents partenaires en mettant les montants
01:19:46et les dates de paiement et en fournissant le justificatif de paiement
01:19:50sur Synergie, en l'enregistrant dans la section documents contractuels
01:19:54on a plusieurs chefs de file qui ne l'avaient pas fait et du coup, on a suspendu
01:19:58les demandes de paiement en leur demandant de bien vouloir compléter
01:20:02Synergie, là aussi, c'est quelque chose qu'on fait qu'une fois par an
01:20:06donc c'est pas très contraignant
01:20:10donc pensez à le faire pour qu'on ait un dossier Synergie qui soit à jour
01:20:14en continu, on est très vigilants là-dessus parce que la clôture
01:20:18du 14-20 nous a enseigné qu'effectivement, il était compliqué
01:20:22lorsqu'on arrivait en clôture de demander beaucoup d'intégration
01:20:26beaucoup de mise à jour du formulaire, donc on préfère les faire au fil de l'eau
01:20:30comme on le dit, c'est des mises à jour qui ont lieu deux fois par an
01:20:34ou une fois par an seulement et donc on préfère vous solliciter pour le faire
01:20:38de manière régulière. En conclusion
01:20:42un petit rappel sur le calendrier
01:20:46comme ça vous l'avez en tête, donc il faut vous dire que chaque année au 15 janvier
01:20:50se clôture la première fenêtre pour la remontée des dépenses
01:20:54donc on vous fait toujours des mails d'informations
01:20:58sur l'ouverture et la clôture de la période de remontée
01:21:02de dépenses, du 16 janvier au 15 mars
01:21:06s'ouvre la première fenêtre pour la certification des dépenses par vos contrôleurs
01:21:10au premier niveau, au 16 mars toutes les dépenses
01:21:14doivent être certifiées et donc vous pouvez déposer votre demande de certification
01:21:18intermédiaire des dépenses auprès du secrétariat conjoint
01:21:22qui ne donne pas lieu à paiement fédère
01:21:26au 15 juin se clôture la deuxième fenêtre de remontée des dépenses
01:21:30qui elle donne droit à paiement fédère et donc au sein de laquelle
01:21:34vous devez également renseigner le rapport d'avancement intermédiaire et la file de suivi délivrable
01:21:38du 16 juin au 15 septembre
01:21:44s'ouvre la deuxième fenêtre de certification des dépenses
01:21:48par les contrôleurs de premier niveau et au 16 septembre
01:21:52vous pouvez déposer votre demande de paiement fédère
01:21:56vous avez tout le planning donc ça aussi à avoir en tête
01:22:00auprès de vos partenaires, vous en tant que chef de file
01:22:04sur le timing à respecter
01:22:08pour que vous ayez aussi la trésorerie nécessaire
01:22:12à la mise en oeuvre de votre opération et au paiement
01:22:16on l'a mis de manière un peu plus synthétique
01:22:20si vous avez des questions, vous pouvez vous référer
01:22:24bien entendu au manuel du programme et aux différents documents ressources
01:22:28à votre disposition sur le site internet du programme
01:22:32si vous avez des questions relatives à Synergie, vous avez une adresse générique
01:22:36Alcotra Synergie CTE qui vous permet
01:22:40d'avoir un contact direct avec la personne qui s'occupe
01:22:44de Synergie, s'il y a des blocages en mettant en copie
01:22:48votre instructeur pour qu'il puisse également vous accompagner
01:22:52concernant l'égibité des dépenses, vous avez le guide
01:22:56vous pouvez également vous référer à votre contrôleur de premier niveau
01:23:00qui est votre interlocuteur privilégié
01:23:04et puis s'il n'y a pas de réponse, ça peut être l'animateur territorial
01:23:08voire le secrétariat conjoint pour des questions particulièrement complexes
01:23:12et puis pour les questions de communication et de visibilité, vous avez la chargée de communication
01:23:16qui peut également vous accompagner
01:23:20vous envoyez aux secrétariats conjoints vos demandes et puis nous voyons directement avec elles
01:23:24pour pouvoir répondre à vos questions

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