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ÉducationTranscription
00:00C'est l'ordre du jour que nous avons préparé pour la journée d'aujourd'hui.
00:06C'est un ordre du jour créé un peu en base de vos besoins qui sont émergés dans ces premiers mois d'actualisation de vos projets.
00:16Puis, évidemment, toujours dans la partie questions-réponses, vous pouvez demander des clarifications sur des points que nous n'avons pas touchés.
00:28Alors, je voulais commencer juste par contextualiser un peu le programme Alcotra,
00:38parce que nous voulions insister sur le fait que pour cette programmation 2021-2027,
00:45nous avons essayé d'adopter une simplification sur le programme.
00:52Puis, évidemment, il s'agit toujours des fonds publics, donc il y a une certaine complexité administrative,
01:01mais notre objectif est d'encourager plus la partie opérative,
01:06c'est-à-dire qu'est-ce que le projet produit, réalise,
01:10plutôt que de se concentrer trop sur la partie administrative financière.
01:17Vous allez probablement ressentir ce que j'ai déjà dit,
01:20mais nous avons actué une logique de simplification,
01:24qui consiste par exemple à l'introduction des taxes forfaitaires.
01:28Dans le cas du formulaire de candidature au dépôt,
01:31la convention entre partenaires est demandée seulement aux projets qui ont été sélectionnés.
01:39Et puis, il y a moins de rapports à faire.
01:43Avant, il y avait des rapports prévus chaque 6 mois.
01:46Maintenant, il n'y a qu'un seul rapport par an,
01:49et nous en parlerons plus précisément plus tard.
01:54Cette slide veut expliquer l'architecture du programme Alcotra,
02:00parce que peut-être que ce n'est pas clair pour certains d'entre vous.
02:05Le programme Alcotra est un programme multipartenariat,
02:08donc assez complexe et prévoit qu'il y ait différents acteurs qui participeront.
02:14Nous avons l'autorité de gestion qui se trouve à Lyon,
02:17qui est responsable de la gestion et de l'application du programme.
02:21Elle s'occupe aussi de la part de la communication et des relations avec la Commission européenne,
02:27et elle est sous la direction des fonds européens de la région Vernier-Rhône-Alpes.
02:31Puis, nous avons le secrétariat conjoint,
02:33qui est l'office qui organise cette formation, qui se trouve à Torino,
02:37qui assiste à l'autorité de gestion et s'occupe de l'instruction des projets,
02:42en plus de soutenir les bénéficiaires dans l'exécution des projets.
02:47Le comité de surveillance, par contre, est un organe avec un pouvoir décisionnel.
02:52En particulier, il s'occupe de sélectionner les projets pendant les séances,
02:57et il est prévalentement composé de représentants politiques de toute la zone Alcotra.
03:02Le comité technique d'instruction, par contre, n'a pas un pouvoir décisionnel,
03:07mais c'est une structure qui soutient le comité de surveillance,
03:13surtout avant ses réunions.
03:17Une réunion du comité technique est prévue,
03:19composée de représentants techniques,
03:21qui sert à analyser et examiner les différentes propositions projettoires.
03:27Puis, nous avons les différentes administrations partenaires,
03:30la France aux départements,
03:32tandis que l'Italie présente les provinces.
03:35Puis, nous avons le conseil des jeunes,
03:37qui est une nouveauté pour la programmation 2021-2027.
03:41Le conseil des jeunes est composé de jeunes du territoire Alcotra,
03:44entre les 18 et les 32-30 ans,
03:47et une nouveauté de cette programmation est le label des jeunes,
03:53dans le sens où ce conseil des jeunes s'occupe de donner un label à ces projets
04:01qui, selon eux, ont des actions spécifiques pour la jeunesse.
04:07Et puis, nous avons la figure des animateurs territoriaux.
04:09Pour l'Italie, nous avons un animateur pour la vallée d'Aosta,
04:12pour le Piedmont et pour l'Aliguria.
04:14Les animateurs territoriales sont le premier niveau de contact pour les partenaires,
04:20et sont toujours en connexion avec l'autorité de gestion et le secrétariat conjoint,
04:26donc ils ont toujours une claire connaissance du programme.
04:32Et puis, nous avons trois autorités plutôt techniques.
04:37Nous avons l'autorité d'audit, qui réalise les audits,
04:40que ce soit système ou opération.
04:42L'autorité nationale française,
04:44qui s'occupe des contrôles de premier niveau du côté de la France.
04:46Et puis, la commission émiste italienne,
04:48qui s'occupe des contrôles pour l'Italie,
04:51et se trouve sous le département pour les politiques de la cohésion.
04:55L'ex-agence pour la cohésion territoriale.
04:58Et puis, nous avons la fonction comptable,
05:00qui est en fait coordonnée, d'un point de vue administratif,
05:03toujours sous la direction des fonds européens de la région Vernier-Rhône-Alpes française,
05:08qui s'occupe d'éroger les payements,
05:11après que l'autorité de gestion et le secrétariat conjoint ont validé vos dépenses.
05:19Venant un peu à ce qui est le premier sujet,
05:22et qui est aussi la partie la plus importante,
05:25pour essayer de donner un soutien à l'action opérative des projets,
05:30nous voulons insister sur le rôle du chef de file.
05:36À cette formation sont présents les chefs de file,
05:39mais ils sont aussi partenaires sur d'autres projets,
05:43donc il est important qu'ils soient informés,
05:46tant pour leur rôle de chef de file,
05:48tant pour leur rôle de partenaire.
05:51Le chef de file doit être la figure d'intermédiaire
05:55entre nous, comme secrétariat conjoint,
05:58l'autorité de gestion et les partenaires.
06:01Nous avons choisi d'avoir un rapport presque exclusif avec le chef de file,
06:07donc de ne pas s'interposer avec les partenaires,
06:10surtout pour une communication plus fluide
06:13et pour éviter qu'il y ait de nombreuses demandes,
06:16et qu'on ne puisse pas répondre à certaines,
06:19ou que l'ensemble du partenariat n'ait pas été informé.
06:23Les animateurs territoriales sont en tout cas le premier moment de confrontation,
06:28qui peut être contacté par le chef de file ou par les partenaires
06:32pour avoir des réponses,
06:34et ensuite, dans un deuxième moment,
06:36vous pouvez vous répondre directement à nous.
06:40La convention de coopération entre partenaires
06:43et la convention d'attribution de la subvention FESR
06:46spécifie tous les rôles et les responsabilités que le chef de file a.
06:52Ici, vous pouvez trouver un récapitulatif.
06:56Je vous conseille de regarder ces points
06:59et de vérifier d'avoir respecté-les.
07:02En particulier, la convention FESR
07:05va s'assurer que ceci ait été effectivement transféré à tous les partenaires du projet,
07:11parce qu'il contient des informations très importantes,
07:14spécialement sur les dates d'admissibilité des dépenses.
07:18Je vous souligne aussi la nécessité de compiler et d'updater
07:23le dossier du projet Synergy en manière continue.
07:27En particulier, nous avons, ensemble avec les autres collègues instructeurs,
07:31retrouvé dans différents projets des problématiques
07:35concernant les utilisateurs habilités.
07:39Cette formation peut aussi être un moment utile
07:43pour clarifier les différentes figures qui peuvent être habilitées dans Synergy.
07:49Il peut y avoir trois personnes présentes,
07:51qui sont le coordonnateur de projet,
07:53le représentant légal et le responsable financier.
07:56Les trois nominatifs doivent être différents,
07:59donc ils ne peuvent pas occuper le même rôle.
08:03Le responsable financier est facultatif,
08:06donc c'est à votre discrétion de choisir d'y mettre-le ou non.
08:10En tout cas, c'est important que cette partie soit updatée,
08:13parce que, dans Synergy, nous envoyons automatiquement les communications.
08:18Donc, si cette partie n'est pas updatée, vous risquez,
08:20comme par exemple dans le cas d'aujourd'hui,
08:22de ne pas avoir la connaissance des formations
08:25ou d'autres informations utiles.
08:31Cette partie que nous allons maintenant parler
08:35ne sont pas des obligations,
08:37mais plutôt des conseils qui ont émergé
08:40dans vos questions et dans ces premiers mois
08:44de gestion des projets.
08:47Ce sont des bonnes pratiques que nous vous conseillons d'adopter.
08:51La première concerne l'organisation des comités de pilotage.
08:55Il n'y a pas d'obligation,
08:56mais ce que nous vous conseillons,
08:58c'est d'en faire un chaque trois mois
09:00et de dédier au moins une ou deux demi-journées à ce travail
09:05pour affronter surtout des questions transversales
09:07comme la partie financière ou la partie de la communication.
09:12Nous vous demandons toujours d'inviter l'animateur territorial
09:16ou l'instructeur du secrétariat au conjoint
09:20pour avoir une participation dans le programme.
09:23Clairement, ce n'est pas toujours possible,
09:27même pour des engagements sur d'autres thématiques,
09:31mais nous permettons aux instructeurs
09:34d'avoir un suivi régulier sur le progrès du projet.
09:40Il n'y a pas d'obligation,
09:42quand le comité se conclut,
09:45de transmettre toutes les questions et les doutes
09:47qui ont émergé durant la journée de travail.
09:52Cette slide, par contre,
09:53réépilogue le rôle et la responsabilité des partenaires.
09:58En particulier, nous invitons toujours
10:00nos partenaires à consulter leur leader
10:03ou l'animateur territorial
10:06pour être toujours informés sur leurs attentes
10:10et éviter d'atteindre une date importante
10:14comme la comptabilité
10:16avec des informations qui ne sont pas connues
10:19ou qui sont erronément connues.
10:23En particulier, nous soulignons l'importance
10:25d'adopter une comptabilité séparée
10:28qui doit commencer dès le début du projet
10:32et de prévenir tout risque
10:35de conflits d'intérêt potentiels,
10:37d'irrégularité, de fraude et de corruption,
10:40car cette partie est toujours contrôlée par le contrôleur
10:44et il est bien d'essayer de prévenir
10:46les conflits d'intérêt éventuels.
10:51Nous vous conseillons aussi
10:52de conserver toujours les documents justificatifs
10:55concernant l'opération soutenue
10:57avec une archivation claire,
11:01car sur certains projets, nous avons vu
11:03qu'il y a eu des changements
11:05entre les coordonnateurs et l'information
11:08peut-être à l'intérieur de l'entité,
11:10de l'organisme, n'a pas été correctement
11:12sauvée ou conservée,
11:14donc il y a aussi perdu de l'information,
11:16c'est pourquoi c'est important
11:18aussi cette partie d'archivation.
11:21Ici aussi, comme conseils utiles,
11:24nous vous souhaitons toujours,
11:25en tant que partenaire et en tant qu'organisateur,
11:27de réaliser toutes les activités
11:29cohérentes avec le plan de travail et le budget.
11:32Quand vous avez présenté le projet,
11:34vous avez présenté aussi un plan de travail
11:37pour lequel il doit être respecté.
11:39Puis, clairement, pendant un projet,
11:42peuvent émerger des critiques
11:44inévitables au moment de la présentation,
11:48donc il peut y avoir des modifications,
11:51minores ou majeures,
11:52après nous vous expliquerons mieux
11:54quel est le détail entre les deux,
11:56mais c'est toujours important
11:58que le chef d'équipe s'ajoute à cela.
12:02Puis, nous vous conseillons aussi
12:04d'avoir des outils pour avoir
12:06une gestion opérative financière du projet,
12:09donc, par exemple, d'avoir des fichiers Excel,
12:11des programmes chronographiques
12:13avec lesquels vous pouvez avoir clairement
12:15les dates, les temps et les différentes échanges.
12:19Et la même chose,
12:20d'essayer d'avoir des outils de reportage
12:23pour faciliter la rédaction des différents rapports.
12:26Par exemple, le 15 juin,
12:28chaque chef d'équipe du projet
12:30devra rédiger le rapport d'avancement intermédiaire,
12:33c'est pourquoi c'est important que,
12:35en même temps, les différents partenaires
12:37aient transféré à l'équipe d'équipe
12:39toutes les informations,
12:40pour éviter d'arriver à l'échec
12:42avec des morceaux de projet qui manquent.
12:46En ce qui concerne la comptabilité séparée,
12:48donc, comme je l'ai dit avant,
12:49elle doit être adoptée dès le début du projet.
12:51Pour les partenaires italiens,
12:53il faut l'ouverture du COUP
12:55dès le début de l'opération.
12:58Il est aussi important de respecter
13:00le code des contrats publics.
13:03Dans le cas où vous avez des doutes
13:05sur le code des contrats,
13:07vous devez, d'abord, toujours suivre
13:09la normative nationale de référence
13:11et puis vous pouvez aussi
13:13vous interférer avec votre contrôleur
13:17dans le cas où il y a des doutes.
13:22En revenant un peu à ce dont j'ai parlé auparavant,
13:25nous entrons dans la phase de reportage
13:28des projets.
13:29Cette phase est très importante
13:31parce qu'elle permet de comprendre
13:33l'avancement du projet,
13:34donc, comment ça se passe,
13:35s'il y a des points de critique,
13:37des points faibles.
13:39Le premier rapport que nous rencontrons
13:41est le rapport d'avancement intermédiaire
13:44qui doit être réalisé une seule fois par an
13:47et qui doit être réalisé le 15 juin.
13:49Le 15 juin, c'est la même cadence
13:51pour la seconde phase
13:54de comptabilité financière.
13:56Ce rapport doit être réalisé en synergie,
13:59clairement, par le capo,
14:00dans les deux langues.
14:03D'un côté, dans le rapport d'avancement intermédiaire,
14:05il y a aussi une carte de montage des produits.
14:10Cette carte doit être complétée
14:12de manière continue,
14:14c'est-à-dire que tous les produits définitifs
14:17qui sont réalisés,
14:19bien sûr ceux que vous avez prévus
14:21dans votre plan de travail,
14:23doivent être chargés de manière continue
14:26dans cette carte.
14:29Bien sûr, cette carte est un objet de contrôle
14:32de chaque instructeur du projet
14:36qui vérifie qu'il y a une congruence
14:39entre tous les produits que vous avez déclarés
14:41en phase de dépôt
14:43et ceux que vous atteignez main-à-main.
14:48Le troisième document à produire,
14:50vous n'êtes pas encore dans cette phase,
14:52c'est la carte finale de synthèse
14:54qui doit être faite trois mois
14:56avant la fermeture du projet.
14:58Pour cette carte aussi,
15:00il faut une rédaction en français et en italien
15:02de la part du capo
15:04et il va vérifier en particulier
15:06les résultats obtenus
15:08sur les indicateurs obtenus.
15:11Et puis nous avons le rapport d'avancement final
15:13qui doit être fait après la date de conclusion
15:15de l'opération,
15:17quatre mois après sa conclusion.
15:21Il est important d'avoir ces rapports clairs
15:23parce qu'ils sont obligatoires
15:25pour obtenir le dépôt FESR.
15:27En particulier,
15:29le rapport d'avancement intermédiaire,
15:31je vous rappelle la cadence,
15:33parce que c'est à peu près le 15 juin,
15:35même si vous n'avez pas
15:37de comptabilité des dépôts,
15:39c'est obligatoire de le faire.
15:41Ce matin, nous avons eu une formation
15:43avec les bénéficiaires français,
15:45nous avons reçu cette question,
15:47donc nous avons déjà
15:49clarifié ce point.
15:53C'est la partie visible
15:55de la carte
15:57sur le monitorage
15:59des produits.
16:01Rappelons-nous brièvement
16:03que sur le site est actif
16:05un database du programme.
16:07Il s'agit de la programmation 14-20,
16:09en tout cas, là sont présents
16:11tous les produits qui ont été valorisés
16:13dans la dernière programmation
16:15et sera aussi activé
16:17pour ce nouveau septembre.
16:21En revenant à ce dont
16:23j'ai parlé précédemment,
16:25les modifications des projets
16:27sont admissibles,
16:31mais il faut faire une distinction importante
16:33entre les modifications minores
16:35et les modifications majeures.
16:37Le manuel du programme
16:39prévoit un chapitre dédié à cette partie,
16:41si vous voulez trouver
16:43des informations plus détaillées.
16:45Le caractère de modification
16:47mineure ou majeure est déterminé
16:49par l'impact que l'autre
16:51a sur le projet.
16:53Clairement, une modification mineure
16:55peut être une modification où il y a
16:57une variation du 10% du budget
16:59entre les catégories de vente
17:01et bien clarifier que ce
17:03limite se réfère au budget
17:05pour chaque partenaire,
17:07car cela peut aussi être
17:09une cause de doute.
17:11Une autre modification mineure peut être
17:13considérée comme une variation administrative,
17:15par exemple, un changement de coordonnateur
17:17du projet. En tout cas,
17:19quand il y a une modification que vous considérez
17:21mineure, vous devez toujours donner
17:23des informations au secrétariat conjoint
17:25qui va valider le caractère
17:27mineur, parce qu'au passé,
17:29il s'est passé qu'il y a eu
17:31quelques modifications qui,
17:33dans un deuxième moment,
17:35étaient considérées par nous comme majeures
17:37et donc ce changement,
17:39c'est aussi la façon dont la pratique doit être traitée.
17:41En ce qui concerne
17:43les modifications minières,
17:45ce sont des modifications importantes
17:47qui ont un impact sur le projet.
17:49Elles peuvent concerner une modification
17:51majeure du budget supérieure au 10%,
17:53prévoir une modification
17:55substantielle au plan de travail,
17:57comme par exemple des temps
17:59de réalisation du projet majeur,
18:01ou l'abandon,
18:03le changement d'un partenaire.
18:05Pour effectuer
18:07la modification majeure,
18:09il s'agit d'un projet de revue.
18:11Cela peut être fait
18:13d'un tiers à la moitié
18:15du calendrier d'effectuation
18:17du projet. Il s'agit
18:19d'un travail conjoint entre vous,
18:21comme tout le partenariat
18:23et le secrétariat,
18:25l'autorité de gestion,
18:27et il devra être préparé
18:29un rapport de projet de revue
18:31que le chef d'équipe devra rédiger
18:33et charger en synergie.
18:35Cette possibilité
18:37offerte est
18:39unique, dans le sens qu'elle peut être
18:41effectuée une seule fois pour toute la durée
18:43du projet, donc
18:45c'est une activité à suivre
18:47avec énormément d'attention.
18:51Sur les conseils utiles
18:53en matière de communication et de visibilité,
18:55je ne voudrais pas m'attarder trop
18:57pour ne pas détruire le temps
18:59à vos questions.
19:01Ce sur quoi
19:03je mets un peu
19:05l'attention, c'est l'attention
19:07aux logos, parce que
19:09dans la première phase de rendu
19:11compte, nous avons réalisé
19:13qu'il y avait des problèmes
19:15sur les logos.
19:17Nous avons prévu
19:19de vous mettre à disposition,
19:21déjà sur le site, la régistration
19:23du webinaire,
19:25dédié à la communication, qui contient
19:27tous les rapports
19:29au règlement, les questions techniques
19:31sur les dimensions des logos,
19:33des panneaux, donc je vous invite
19:35à le consulter.
19:37C'est fait à la fin mars, pour ceux qui n'ont pas pu
19:39participer, la réplique
19:41est disponible sur le site
19:43du programme.
19:45Comme conseils, nous vous rappellons toujours
19:47que la publicité du soutien
19:49européen doit être présente
19:51dès le début du projet
19:53et doit être contrôlée régulièrement
19:55par le programme. Par exemple,
19:57en janvier, quand il y a eu la demande d'anticipation
19:59du 10%, nous avons fait
20:01ce contrôle pour vérifier
20:03que sur le site et sur
20:05vos réseaux sociaux,
20:07l'information sur le projet
20:09était présente.
20:11Et puis, bien clairement, nous nous rappellons
20:13toujours la dimension transfrontalière
20:15des projets,
20:17des contrôles, tant de notre part
20:19que du contrôleur de premier niveau.
20:23Après la partie
20:25de communication, passons
20:27à la réalisation financière
20:29des projets.
20:31Tout d'abord,
20:33nous vous rappellons, mais je pense que
20:35l'information est déjà dans votre possession,
20:37la guide d'admissibilité
20:39des dépenses a été publiée en mars
20:41sur le site du programme.
20:43Ce document est
20:45tout de même susceptible
20:47de modifications,
20:49parce que, par exemple, pour l'Italie,
20:51nous attendons encore l'annonce
20:53du manuel IGRUE
20:55dédié au contrôle de la comptabilité
20:57des dépenses. Pour le moment,
20:59nous prenons en compte les indications
21:01qui réfèrent
21:03à la programmation 14-20,
21:05mais au moment où il y aura cet annonce,
21:07la guide sera annoncée.
21:09La guide prévoit
21:11les différentes catégories
21:13de dépenses, avec un remède
21:15aux règlements,
21:17les différents méthodes de calcul
21:19et les documents justificatifs
21:21à produire.
21:23En ce qui concerne, par contre,
21:25les modalités de comptabilité,
21:27clairement, vous, en phase de dépôt,
21:29avez choisi l'option 1 ou l'option 2,
21:31donc, en fonction de la chose
21:33qui est fixe et qui ne peut pas être modifiée,
21:35la comptabilité
21:37sera différente.
21:43Maintenant, passons un instant au focus
21:45sur certains principes qui sont
21:47contenus dans la guide,
21:49mais, voilà,
21:51prenons l'occasion de les répéter.
21:53Le premier est
21:55l'admissibilité temporale.
21:57Vous trouvez
21:59cette table
22:01qui reprend
22:03le contenu de la convention
22:05FESR, donc sur l'initio
22:07et la fin de l'admissibilité des dépenses.
22:09Il est toujours important
22:11que les dépenses soient admissibles,
22:13soient soutenues et payées
22:15en respectant
22:17les dates prévues dans la convention
22:19d'attribution de cette subvention
22:21et le temps temporal
22:23d'admissibilité des dépenses
22:25doit être toujours
22:27considéré depuis le moment de sa réalisation
22:29à son payement.
22:31Une attention particulière
22:33doit être payée
22:35à toutes les dépenses soutenues
22:37dans le cadre du WP0.
22:39Pas toutes les dépenses sont payées,
22:41mais plusieurs projets présentent
22:43des dépenses
22:45soutenues pour la rédaction
22:47du dossier, donc il est important
22:49de prendre en compte
22:51la différence des dates
22:53entre le WP0 et les autres WP.
22:55Avec le terme
22:57principe mathématique de l'intervalle
22:59fermé, nous n'entendons rien de difficile
23:01dans le sens que c'était seulement
23:03pour clarifier que, par exemple,
23:05dans le cas des projets de nouvelles défis,
23:07l'admissibilité temporelle
23:09commence le 9 octobre 2023
23:11jusqu'au 9 octobre 2026.
23:13C'était seulement pour
23:15clarifier cette expression.
23:17En ce qui concerne
23:19l'admissibilité géographique,
23:21c'est un autre point d'attention
23:23qui, dans ces semaines,
23:25dans ces mois, a émergé
23:27de différents capteurs.
23:29Normalement,
23:31lorsque vous décidez
23:33de soutenir des dépenses
23:35hors zone, nous n'avons pas
23:37tendance à les refuser.
23:39L'important, cependant,
23:41est d'être informé
23:43et de fournir une motivation adéquate
23:45à cette dépense hors zone.
23:47En particulier,
23:49la dépense doit présenter
23:51un lien direct
23:53avec le projet.
23:55L'autorisation
23:57doit toujours être demandé
23:59avant le déploiement
24:01de la mission de l'activité.
24:03Nous vous conseillons
24:05de demander l'autorisation
24:07aussi si le voyage
24:09hors zone a déjà été
24:11identifié dans le formulaire
24:13de candidature.
24:15Mais, théoriquement,
24:17vous ne devriez pas nous informer
24:19si l'information sur l'activité
24:21hors zone a déjà été présentée
24:23lors du dépôt du projet.
24:25Un aspect
24:27à clarifier concerne les voyages
24:29qui peuvent être effectués
24:31par l'un des membres
24:33du partenariat hors zone.
24:35Dans ce cas,
24:37l'activité n'est pas considérée
24:39hors zone.
24:41C'est pourquoi
24:43il faut rappeler
24:45que vous avez différents partenaires
24:47qui ne sont pas présents
24:49ou localisés dans la zone hors zone.
24:51Un autre principe
24:53à rappeler concerne
24:55le lien démonstré
24:57avec le projet.
24:59En particulier,
25:01chaque achat que vous comptez
25:03doit être clairement identifié
25:05comme lié au projet en question.
25:07Les justificatifs
25:09d'achat doivent toujours présenter
25:11un explicite référence
25:13au projet et au programme.
25:15En ce qui concerne
25:17les achats de personnel à coste directe,
25:19nous vous conseillons de
25:21prévoir ce renvoi
25:23au projet, au programme
25:25sur vos documents de travail.
25:27En ce qui concerne
25:29le chiffre d'achat, il n'est plus
25:31obligatoire pour le
25:33programme 2021-2027,
25:35contrairement à ce qu'il était
25:37pour la précédente programmation.
25:41Les achats doivent
25:43toujours être justifiés
25:45par des documents justificatifs.
25:47Il doit y avoir une base juridique
25:49de l'achat, comme par exemple
25:51un contrat public.
25:53Il doit y avoir des factures
25:55ou d'autres documents comptables
25:57avec un valeur équivalent,
25:59comme par exemple un extrait bancaire.
26:01Il doit y avoir aussi des documents extra-comptables
26:03qui démontrent
26:05la réalisation de l'achat
26:07lié au projet. Par exemple,
26:09en cas d'achat, il doit y avoir
26:11un compte rendu sur
26:13l'origine de l'achat.
26:15Les achats doivent être
26:17toujours tracés, donc
26:19identifiables et vérifiables
26:21dans la comptabilité du bénéficiaire,
26:23il doit y avoir un code comptable
26:25adéquat et puis,
26:27comme je l'ai établi
26:29dans les règlements,
26:31il est obligatoire
26:33que la même achat soit
26:35financée par un autre
26:37programme.
26:39Donc, c'est une activité
26:41de contrôle que le secrétariat
26:43ou le contrôleur met en place
26:45pour éviter le double
26:47cofinancement.
26:49Sur cette slide,
26:51il y a les achats qui ne sont pas admissibles
26:53dans le cadre du programme Alcotra.
26:55Elles sont reprises par le manuel,
26:57donc rien de compliqué.
26:59En ce qui concerne
27:01les achats communs,
27:03elles sont toujours prohibées,
27:05sauf celles effectuées dans le cadre
27:07de l'achat public conjoint.
27:09Sur cette page,
27:11il y a un allégeant,
27:13qui est l'allégeant 1 de la guide d'admissibilité
27:15des achats, qui contient
27:17d'importantes précisions.
27:19Nous avons donc reçu
27:21plusieurs questions
27:23de certains cadres
27:25qui prévoient ces achats publics
27:27conjoints, donc nous vous conseillons
27:29de vous référer à cet allégeant
27:31et si vous avez des questions,
27:33nous serons disponibles
27:35à répondre aujourd'hui ou bientôt.
27:39Cette slide
27:41suit l'évolution
27:43des précédentes.
27:45Comme conseils utiles,
27:47nous essayons toujours d'anticiper
27:49les dates de fin d'admissibilité
27:51et de paiement des achats,
27:53donc au moment où vous recevez
27:55une bille de vos fournisseurs,
27:57vous devez vous rappeler
27:59de la période d'admissibilité
28:01prévue par votre convention.
28:03Pour les achats justifiés
28:05à costes réels,
28:07il faut toujours prévoir un document
28:09justifiant de la matérialité physique
28:11de l'achat, qui peut être
28:13par exemple un rapport.
28:15Pour les achats directs,
28:17il faut toujours demander
28:19un document en format électronique
28:21pour faciliter le chargement
28:23en synergie, en respectant
28:25le limite maximum
28:27de chargement.
28:29Pour les achats remboursés
28:31à base d'un taxe
28:33forfaitaire, il faut
28:35justifier l'existence
28:37de la catégorie de costes
28:39pour la catégorie de personnel
28:41et de voyage et de résidence,
28:43qui a été fournie
28:45par la Commission européenne.
28:47Donc, dans le cycle du projet,
28:49il faut démontrer, au moins dans une fenêtre,
28:51que la catégorie de costes existe,
28:53par exemple avec une bille
28:55d'un hôtel
28:57ou d'un casier d'autoroute.
28:59Tous les justificatifs,
29:01comptables et non comptables,
29:03doivent être toujours chargés
29:05en synergie,
29:07et les achats doivent être
29:09toujours liés
29:11aux documents
29:13liés aux contrats publics.
29:15Pour cette comptabilité,
29:17une nouvelle importante
29:19est prévue,
29:21en ce qui concerne
29:23le lien entre les achats
29:25et les contrats publics.
29:27Aujourd'hui, nous envoyons
29:29à tous les capteurs
29:31une information
29:33sur cette nouvelle fonctionnalité
29:35dédiée aux contrats publics
29:37qui est disponible.
29:39Nous avons créé un slide
29:41et nous en profiterons aussi
29:43de la formation d'aujourd'hui
29:45pour vous donner une explication
29:47que vous fournira Olivier
29:49et à laquelle je laisse la parole.
29:51Merci.
29:53Merci, Luca.
29:55Je vous présente brièvement
29:57cette nouvelle section
29:59que nous avons ouvert sur Synergie
30:01et qui concerne
30:03les contrats publics
30:05sur les projets.
30:07Le contrôle des contrats publics
30:09était déjà obligatoire
30:11sur le 14-20,
30:13mais il y avait
30:15une traceabilité
30:17sur Synergie
30:19un peu faible,
30:21dans le sens que sur le certificat
30:23de contrôle de premier niveau,
30:25nous avions seulement une seule section
30:27pour contrôler tous
30:29les contrats publics
30:31et il n'était pas si évident
30:33d'être sûr
30:35de la conformité
30:37à la normative
30:39de tous les contrats publics.
30:41Pour ce motive, nous avons ouvert
30:43une nouvelle section sur Synergie
30:45qui facilitera
30:47le travail du contrôle
30:49de premier niveau
30:51et il faut compter
30:53pour cette première
30:55comptation du 15 juin,
30:57il faut insérer
30:59sur Synergie
31:01les différents contrats
31:03ouverts par les bénéficiaires.
31:05Pour déclarer
31:07un contrat public,
31:09c'est assez simple, dans la section
31:11qui concerne la déclaration
31:13des dépenses, il y aura un nouveau chapitre
31:15qui s'appelle
31:17contrats publics,
31:19dans lequel il s'agit d'ouvrir
31:21un plus
31:23à cliquer et
31:25d'ouvrir une ligne pour insérer
31:27le référendum
31:29d'un contrat.
31:31Il s'agit de mettre le nom
31:33du fournisseur, l'importation du contrat,
31:35etc. Il y a
31:374 ou 5 informations
31:39à insérer et pas plus.
31:41Sur cette base,
31:43quand il s'agit de l'enregistrement
31:45des dépenses, si vous vous souvenez
31:47ou si vous avez déjà enregistré
31:49des dépenses sur Synergie,
31:51dans la section dédiée,
31:53il faut fournir
31:55le numéro de l'enregistrement,
31:57la date de l'enregistrement,
31:59le fournisseur, le WP,
32:01la typologie de dépenses,
32:03l'importation totale,
32:05l'importation admissible.
32:07Et il y aura
32:09une nouvelle caissière
32:11avec un menu à tendu
32:13qui sera
32:15marchés publics, contrats publics,
32:17sur lequel cliquer
32:19et sélectionner
32:21le contrat pour
32:23directement connecter
32:25la dépense au contrat.
32:27Donc,
32:29de cette façon, le contrôle
32:31de premier niveau
32:33aura la connaissance
32:35de toutes les dépenses
32:37qui sont directement
32:39connectées à une typologie
32:41de contrat. En plus,
32:43l'information
32:45qui sera insérée,
32:47donc l'information principale
32:49sur les différents contrats, sera
32:51automatiquement récupérée dans son
32:53certificat de contrôle
32:55de premier niveau.
32:57Et lui, le certificateur,
32:59devra compiler une carte
33:01d'analyse pour chaque contrat
33:03passé
33:05par vous.
33:07Et donc, une carte
33:09qui vérifiera les différents
33:11contrats, soit les contrats
33:13publics,
33:15par compte
33:17troisième, soit
33:19pour les prestations in-house,
33:21si vous avez par exemple
33:23une prestation in-house,
33:25ou les différents contrats publics,
33:27publics, accords de coopération
33:29publics, publics,
33:31qui feront aussi partie du module
33:33de contrôle, du nouveau module
33:35de contrôle pour le contrôleur de premier niveau.
33:37Pour cela, il est conseillé
33:39de créer d'abord la carte
33:41et d'ouvrir toutes les lignes
33:43concernant les contrats publics,
33:45avant l'insertion des dépenses,
33:47ainsi, il sera automatiquement,
33:49donc plus facilement,
33:51plutôt, le connecter
33:53des dépenses avec le contrat.
33:55Évidemment, si vous avez déjà inséré
33:57des dépenses sur Synergy,
33:59une fois ouvert
34:01le module contrat,
34:03vous pouvez revenir en arrière
34:05pour connecter de nouveau
34:07les dépenses au contrat.
34:09Allons-y.
34:11Donc, ces dépenses
34:13seront,
34:15une fois chargées sur Synergy,
34:17les dépenses seront contrôlées
34:19par votre contrôleur
34:21de premier niveau.
34:23Comme vous l'avez vu,
34:25surtout pour l'Italie,
34:27il y a eu un changement
34:29sur la programmation 21-27,
34:31dans le sens que
34:33le contrôle de premier niveau
34:35est maintenant externalisé,
34:37donc il n'est plus à la garde des régions,
34:39mais d'un contrôleur externe
34:41que vous avez choisi,
34:43je dirais, sur le marché,
34:45en respectant
34:47le code de l'APALTI
34:49et après une habilitation
34:51de l'État italien,
34:53je dirais, en collaboration
34:55avec l'administration
34:57Parnell au niveau régional.
34:59Donc, je ne sais pas
35:01si vous avez déjà
35:03le contrôleur habilité
35:05ou si vous êtes en cours
35:07de la demande préventive,
35:09nous vous invitons
35:11dans les temps plus courts
35:13à obtenir l'habilitation
35:15pour cette période
35:17de certification des dépenses,
35:19ne pas perdre l'opportunité
35:21de rendre compte des dépenses
35:23et demander un remboursement.
35:25Il y a deux périodes
35:27de contrôle,
35:29une première qui s'ouvre
35:31à la première fenêtre de la comptabilité
35:33qui va du 16 janvier au 15 mars
35:35et une deuxième fenêtre
35:37de certification des dépenses
35:39du 16 juin au 15 septembre.
35:41Vous trouverez sur le site
35:43internet du programme
35:45dans la section
35:47documents et ressources
35:49une carte d'accompagnement
35:51au contrôle d'un premier niveau
35:53qui explique toute la procédure
35:55pour l'habilitation
35:57du contrôle d'un premier niveau
35:59et aussi les différents
36:01tâches de garde
36:03des contrôleurs.
36:05Alors,
36:07quelques conseils utiles
36:09pour éviter les retards
36:11dans les dépenses
36:13lors d'une érogation
36:15du ContributeFS.
36:17Il est nécessaire
36:19de prendre attention
36:21à ces différents points
36:23qui sont un peu
36:25des points de faiblesse
36:27que nous avons identifiés
36:29au cours de la première
36:31phase de la comptabilité.
36:33L'absence ou la manquance
36:35des rapports validés sur Synergy,
36:37c'est-à-dire le monitorage des produits,
36:39donc un point d'attention.
36:41L'absence
36:43d'alcunes justifications comptables
36:45et non comptables
36:47sur Synergy.
36:49Alors, il s'agit
36:51brièvement des contrats publics
36:53mais aussi des coûts de personnel
36:55avec l'absence des contrats de travail,
36:57par exemple,
36:59ou des cartes de pension
37:01ou des lettres d'emploi
37:03par exemple,
37:05qui n'ont pas été fournies.
37:07Le lien
37:09entre les dépenses
37:11relatives aux documents
37:13et aux différents contrats publics
37:17qui manquaient
37:19et pensez aussi
37:21à l'importance de respecter
37:23la phase contradictoire
37:25entre,
37:27je dirais, avec le contrôle
37:29de premier niveau qui,
37:31en cours de contrôle, a la possibilité
37:33de demander des intégrations,
37:35des compléments, des clarifications
37:37au bénéficiaire
37:39qui a 5 jours pour répondre
37:41aux questions du contrôle de premier niveau.
37:43Et ensuite,
37:45après la phase,
37:47on conclut évidemment
37:49le certificat de premier niveau.
37:51Donc, après la réponse,
37:53le contrôle a de nouveau 5 jours
37:55pour approuver vos réponses
37:57et conclure avec le certificat
37:59de premier niveau.
38:01Réspecte à l'expérience
38:03de la programmation 14-20,
38:05il est très important aussi
38:07de maintenir des contacts réguliers
38:09avec le contrôle de premier niveau
38:11et de suivre l'exécution
38:13de son contrat.
38:15Il s'est passé dans le passé
38:17que certains bénéficiaires
38:19ont perdu
38:21une partie de la phase
38:23du contrôle de premier niveau
38:25qui n'avait pas validé
38:27les dépenses dans les temps prévus.
38:29Donc,
38:31il n'a pas pu
38:33prendre en compte
38:35dans la demande
38:37de payement final
38:39l'ultime comptabilité
38:41pour certains partenaires
38:43qui ont malheureusement perdu
38:45une partie de la phase.
38:47Donc, c'est important aussi
38:49de maintenir ce rapport
38:51de confiance et de coopération
38:53avec le contrôleur.
38:59Oui, merci Olivier.
39:01Je reprends la parole
39:03pour vous parler de la différence
39:05entre la demande de certification
39:07et la demande de payement.
39:09Nous avons vu que
39:11la certification des dépenses
39:13la première s'est conclue
39:15le 15 mars.
39:17Maintenant, vous aurez jusqu'au 15 juin
39:19pour la comptabilité des dépenses
39:21et après cela, il y aura
39:23la certification des dépenses
39:25par le contrôleur
39:27le 15 septembre.
39:29Cette phase est importante
39:31parce qu'après cela, il y aura
39:33le payement
39:35qui peut être demandé
39:37une fois par an
39:39sur la base d'une présentation
39:41d'une demande de payement
39:43qui est faite après la certification
39:45des dépenses le 15 septembre.
39:47Parce que la première comptabilité
39:49s'est conclue avec une seule
39:51certification des dépenses.
39:53La deuxième, qui termine
39:55le 15 septembre,
39:57donnera vie au payement
39:59correspondant.
40:01Par rapport à la précédente
40:03programmation, il n'y a pas
40:05d'échec minime à atteindre
40:07dans le sens que le payement
40:09sera érogé sans
40:11l'importance.
40:13Comme cadence,
40:15il y aura 80 jours
40:17à partir de la présentation
40:19d'un dossier complet
40:21d'une demande de payement
40:23Évidemment, les 80 jours
40:25sont indicatifs
40:27parce que si
40:29des éléments supplémentaires
40:31sont demandés,
40:33la demande peut être bloquée
40:35et les 80 jours
40:37seront
40:39arrêtés.
40:41Et puis, à ce point, il faut
40:43clarifier que la demande de payement
40:45peut être refusée
40:47si il y a des erreurs,
40:49comme par exemple,
40:51si la demande de payement
40:53n'est pas représentée
40:55par le capitaine,
40:57elle sera représentée,
40:59mais les 80 jours
41:01seront arrêtés.
41:03Pour éviter les retards
41:05dans les payements
41:07et garantir une rapide érogation
41:09du fonds, nous vous suggérons
41:11que toutes les informations
41:13en synergie soient toujours
41:15aujourd'hui pour éviter
41:17que ces 80 jours
41:19ne soient pas signifiés.
41:21Il est important
41:23que l'IBAN, donc les coordonnées
41:25bancaires, soient
41:27aujourd'hui.
41:29Et pour chaque remboursement
41:31FESRA et partenaires, il est nécessaire
41:33que, en synergie, la section
41:35sur la date de réception
41:37soit complétée.
41:39Avec l'anticipation, nous avons vu
41:41que divers partenaires
41:43n'avaient pas fait
41:45ce remplacement,
41:47et que dans la section
41:49des documents contractuels, il faut toujours
41:51charger la preuve comptable
41:53par exemple de remboursement
41:55du transfert de la quantité
41:57aux différents partenaires.
41:59Donc, pour résumer,
42:01c'est un slide
42:03qui résume toute
42:05la température des différentes fenêtres
42:07de comptabilité et de certification.
42:09Donc, le 15 juin,
42:11la première fenêtre de comptabilité
42:13des dépenses est fermée, donc les dépenses
42:15sont présentées depuis le début
42:17des opérations, le 15 janvier.
42:19De 16 janvier
42:21à 15 mars, il y a eu la première
42:23fenêtre de certification
42:25des dépenses par les contrôleurs
42:27de premier niveau.
42:29Cette certification
42:31n'a pas donné la vie à un remboursement
42:33FESRA, mais s'est conclue seulement par une
42:35certification des dépenses.
42:37Même, dans la deuxième fenêtre
42:39de comptabilité
42:41qui s'exaurit le 15 juin
42:43et qui est contextuelle à la présentation
42:45du rapport d'avancement intermédiaire,
42:47il y aura la seconde fenêtre
42:49de certification du 16 juin
42:51au 15 septembre.
42:53Et, dans cette occasion,
42:55la demande de payement
42:57du FESRA pourra être faite.
42:59Donc, les dépenses
43:01que vous avez présentées
43:03aussi dans la première comptabilité
43:05seront accumulées avec la seconde
43:07comptabilité.
43:09Et puis, de cette date,
43:11il y aura ce calcul
43:13pour les 80 jours
43:15jusqu'à ce que vous receviez
43:17l'importation du FESRA
43:19correspondant.
43:21Cette slide est la slide
43:23conclusive et c'est
43:25pour vous expliquer
43:27les différents interlocuteurs
43:29à contacter en cas de doute.
43:31Dans le cas où il y a
43:33des questions
43:35interrogatives sur le programme, sur le manuel,
43:37sur la gestion et la réalisation du projet,
43:39le référent est l'instructeur du secrétariat
43:41conjunt ou, en alternative,
43:43l'animateur territorial
43:45qui peut vous fournir une première réponse.
43:47En ce qui concerne la synergie,
43:49je vois que cela
43:51est fait assez bien.
43:53Il y a un adresse mail d'assistance,
43:55mais nous vous invitons toujours
43:57à avoir l'instructeur du secrétariat
43:59en copie pour avoir
44:01un suivi régulier
44:03de l'avancement du projet.
44:05L'admissibilité des dépenses,
44:07si vous avez des doutes
44:09sur cette thématique, vous pouvez
44:11faire référence au contrôleur de premier niveau
44:13et aussi à la direction.
44:15En ce qui concerne la communication
44:17et la visibilité, comme je l'ai dit avant,
44:19vous pouvez revoir
44:21le webinaire de fin mars disponible
44:23sur le site et, en alternative,
44:25vous avez l'adresse mail
44:27à laquelle vous pouvez faire référence
44:29pour des doutes sur les logos, les modèles,
44:31etc. qui concernent
44:33la communication.
44:35Donc,
44:37avec ce slide, nous avons terminé.
44:39Je vois qu'il y a des doutes
44:41dans le chat.