EBP GESTION COMMERCIALE 2016 : les documents de vente
Découvrez nos dernières formations vidéos sur EBP sur https://www.jean-pierre-villatte.fr
Category
📚
ÉducationTranscription
00:00Je vous présente un nouveau tutoriel sur EBP Gestion Commerciale Pro 2016 sur la gestion
00:12des documents de vente. Nous allons voir sur ce tutoriel toutes les options que vous propose
00:20EBP Gestion Commerciale 2016 sur les documents de vente, à la fois au niveau des onglets
00:25proposés aussi bien sur un devis, un banc de commande, un banc de livraison qu'une
00:30facture mais également toutes les nouveautés qui sont proposées maintenant sur les documents
00:37de vente. On va voir comment gérer un devis que l'on va ensuite transférer soit en commande
00:46BL ou facture et nous verrons par la suite à travers différents tutoriels les cas particuliers
00:55comme les avoir, les factures d'un compte. Nous verrons également aussi quand il y a
01:04des banques de livraison partielles ou des commandes partielles à livrer. Nous allons
01:10voir dans un premier temps comment établir un devis. Alors vous avez plusieurs possibilités
01:16soit vous pouvez donc effectivement la première chose c'est d'établir un devis par rapport
01:20ici vous voyez au menu vente vous avez ce qu'on appelle un open guide et au niveau des
01:25fonctionnalités je dirais proposées par l'open guide ici vous avez devis donc ça
01:30c'est une première possibilité. On peut aussi créer un document de vente donc là
01:34j'en profite aussi un petit peu pour vous montrer les différentes possibilités puisque
01:38des fois ça peut vous arriver si vous êtes dans une fiche client par exemple et bien
01:42à partir d'une fiche client on peut vous voyez ici créer un document voilà et à
01:46partir de là alors on n'est pas obligé de passer directement par un devis on peut
01:50passer directement peut-être par une facture voilà donc ça c'est une autre possibilité
01:55et également au niveau du menu affichage quand vous êtes dans l'écran d'accueil je
02:04reprends. Quand vous êtes dans l'écran de démarrage vous avez ici document de vente
02:12et là voilà quand on est dans le document de vente ça revient à aller dans le menu
02:17vente ici et bien directement quand vous êtes dans le document de vente effectivement
02:22donc vous voyez ici on peut aller directement soit sur un devis, commandes, BL ou facture
02:27mais on va arriver directement sur cet écran et ici effectivement vous voyez on peut dire
02:32bien je veux visualiser que les devis, les commandes, les BL etc. Donc première chose
02:36que l'on va faire on va établir un devis donc là je fais ajouter je vais créer un
02:42devis donc première chose ici donc dans un premier temps alors très important donc là
02:48c'est la date du devis ici et bien effectivement c'est des statuts donc ici effectivement
02:55on a différents modes de statuts donc par défaut il va se mettre dans le statut en
02:58cours. Ici on va chercher donc alors soit un prospect soit un client voilà alors on verra
03:06effectivement quand vous avez besoin de mettre à jour une information dans la fiche client
03:10ça sans sortir du devis et bien après on va voir comment mettre à jour une fiche client
03:15et qui recharge directement toutes les informations mises à jour. Alors on va le voir dans un
03:20second temps donc là vous voyez comme j'ai bien pensé à mettre le mode de règlement
03:23tout se met bien par défaut donc là je vous invite vraiment à consulter le tutoriel sur
03:27les données de base et nous allons voir dans un premier temps les différents onglets proposés
03:30donc dans un premier temps on va donc dans l'onglet détails et ici tout simplement
03:35on va chercher les articles voyez donc que vous voulez voilà donc là admettons c'est
03:41parce qu'il y a ce qu'on appelle une référence liée et là au fur et à mesure on va chercher
03:46voilà les articles souhaités donc etc etc donc ici effectivement on a donc là ce qu'on
03:55appelle une vue donc la vue voyez c'est la vue standard hors-taxe c'est à dire que
03:59ici vous propose les colonnes de la vue qui sont proposées ici on a une vue avancée
04:04donc dès qu'on change voilà voyez ici alors elle est beaucoup plus complète alors c'est
04:08un peu plus fastidieux parce qu'il y en a beaucoup plus alors je vais revenir sur une
04:11vue standard on verra un tutoriel sur les vues justement alors les vues on peut les
04:15voir de deux niveaux on les voit lorsqu'on est dans les colonnes par rapport à ensuite
04:21lorsqu'on sort du document donc là on verra une des vues qui vont vous servir quel que
04:26soit l'endroit vous avez trouvé pour des articles pour des clients des fournisseurs
04:30pour rajouter des colonnes ou faire des filtres sur des colonnes là en fait c'est vraiment
04:33intéressant on peut créer une vue pour personnaliser la saisie ici alors de document de vente
04:41ou de document d'achat alors on le verra un tutoriel spécifique et ça sera ici une vue
04:46et là après on pourra même mettre la vue par défaut comme ça moi à chaque fois que
04:51vous avez une information particulière à saisir dans vos documents de vente et bien
04:55la colonne sera proposée donc ensuite effectivement et bien après là vous avez donc différents
05:03boutons donc ça c'est intéressant recharger l'article si admettons vous faites une modification
05:10c'est à dire que là vous voyez admettons je vais faire exprès là admettons le prix
05:13de vente est de 60 euros je vais le modifier donc ici je vais directement vous voyez donc
05:19dans l'onglet avec le petit stylo modifier l'article et je vais dire admettons vous voyez
05:26je me suis volé de 60 par exemple c'est 65 euros donc je fais enregistrer et fermer voilà
05:36donc pour l'instant vous voyez que rien ne change et dès que je fais recharger l'article
05:42voilà vous voyez il me met à jour les informations donc ça c'est vraiment très très intéressant
05:47puisque effectivement sans sortir d'un document si vous avez une modification sur un article
05:51vous cliquez sur le petit stylo vous le modifiez il faut être enregistré fermé et recharger
05:55l'article donc ça ça permet de voir la quantité en stock de l'article donc ici alors on l'a
06:00vu dans les répartitions analytiques donc là je vous conseille de consulter ce qu'on
06:04appelle le tutoriel sur l'analytique ça permet de faire ce qu'on appelle les répartitions
06:09analytiques donc ça c'est la première chose alors il y a une nouveauté c'est par exemple
06:15lorsque vous avez un nouvel article on peut créer directement un nouvel article directement
06:22à partir d'une saisie donc là mettons si je viens de rentrer à mettons des nouveaux
06:29produits robe hiver par exemple voilà donc ensuite je mets une quantité voilà je mets
06:39un prix et bien je peux dire que cet article maintenant vous voyez le bouton générer
06:45l'article voilà il va me créer automatiquement l'article donc après j'arriverai dans une
06:50création de fiches articles donc là je vous invite à consulter le tutoriel sur les fiches
06:54articles voilà mais ça c'est tout nouveau voilà donc là je vais l'enlever donc je
06:56fais supprimer voilà donc ça après effectivement ça permet de voir les gammes donc là effectivement
07:04donc là comme j'avais créé des articles gammes voilà donc là on peut voir tous
07:09les articles que vous avez créés avec la gestion des gammes voilà donc là c'est
07:14vraiment voilà donc là on a vu en détail vraiment toutes les options ensuite au niveau
07:19de l'onglet détail donc après en bas effectivement au niveau de l'onglet détail là vous allez
07:23arriver et bien au bas je dirais du document donc ici vous pouvez taper soit un pourcentage
07:28de remise soit si vous tapez un montant level transformé en pourcentage et ensuite après
07:33effectivement vous pouvez taper des frais de port alors voilà on verra comment aussi
07:38affecter une table de frais de frais de port donc que vous pouvez directement mettre au
07:44niveau de la fiche client dans l'onglet récapitulatif donc là très important oui donc là au moins
07:50ça vous permet de vérifier donc par rapport à la fiche client si c'était bien client
07:53france par rapport à la tva et effectivement par rapport au mode de calcul de la tva et
07:58là donc voyez vous avez effectivement tout le bas donc on revient vraiment sur le pied
08:03même voilà donc du devis et là tout ce qui est récapitulatif de tva dans l'onglet
08:09facturation donc là pour l'instant comme je suis dans un devis et bien il reprend bien
08:13ce qui avait été défini dans la fiche client si voilà au niveau adresse de livraison
08:17c'est identique donc il reprend et si éventuellement il y avait une adresse différente voilà donc
08:23là je décoche et là d'où l'intérêt d'avoir créé dans la fiche client les différentes
08:26adresses on aurait pu choisir une autre adresse donc ça c'est vraiment très très intéressant
08:31puisque là c'est illimité en termes d'adresse quand vous avez du multisite voilà et l'onglet
08:36complément donc là il reprend bien par rapport à ce qu'on a défini dans la fiche client
08:41pour le commercial là on pourrait mettre numéro d'activation communautaire et là
08:46s'il y avait une catégorie tarifaire particulière donc elle aurait été affectée dans la fiche
08:50client donc là on le verra vraiment quand on abordera les tutoriels sur les catégories
08:54tarifaires et on pourrait même mettre un mode d'édition de devis donc là c'est le
08:59devis qu'on a affecté par défaut dans les modèles d'impression mais exceptionnellement
09:03pour ce client peut-être qu'on prendrait notre modèle de devis et là on peut choisir
09:07le nombre d'exemplaires voilà donc ça là on a vu vraiment tous les onglets et après
09:13ce qui est intéressant c'est que effectivement ici on peut donc afficher les informations
09:18du client donc là si je faisais une modification dans l'onglet divers par exemple si je changeais
09:24le mode de règlement voilà si je mettais mode de prélèvement à 25 jours pareil que
09:30pour les articles donc quand je fais enregistrer fermé donc là vous voyez pour l'instant
09:36ça ne change pas mais ici si je fais rechercher, recharger les informes du client et prospect
09:42voilà vous voyez ici il me le met à jour donc ça c'est vraiment très intéressant
09:46ici j'ai tout l'historique de ce que j'ai fait avec ce client voilà donc aussi bien
09:50au niveau des documents vous voyez donc voilà je sais que maintenant voilà j'ai fait deux
09:53devis un bon de commande et une facture voilà donc ça c'est intéressant ça permet de
09:57consulter l'historique donc après on verra comment transférer on peut transférer directement
10:02ici un devis en commande ou en facture et là directement ça aussi c'est intéressant
10:07ici directement quand votre devis est fini bien sûr vous pouvez faire ici un aperçu
10:12du devis voilà donc là vous allez avoir un aperçu voilà et donc si ça vous convient
10:22après automatiquement vous pouvez faire envoyer par mail donc là effectivement voilà il
10:27faut donc lui va faire une pièce jointe avec donc le en pdf bien sûr il faut avoir indiqué
10:32le mail dans la fiche du client et quand on fait ok ben là après effectivement et bien
10:38on peut directement générer le devis par mail voilà donc là vous voyez donc là si
10:42vous l'avez indiqué le mail l'aurait directement indiqué ici et là vous avez un message je
10:48dirais par défaut alors qu'on peut après personnaliser donc ça prend effectivement
10:53on le voit dans les informations sociétés donc là je vous invite à consulter le tutoriel
10:57sur les informations sociétés ou là vous pouvez mettre admettons le titre le nom du
11:01client ou comme ça au moins le client aura un message d'accompagnement qui lui est plus
11:06je dirais spécifique voilà donc là quand on a fini le devis voilà donc là je peux
11:11faire fermer voilà et là après voilà donc là et bien vous avez tous les devis alors
11:17après effectivement on peut faire des filtres on peut visualiser que les devis par période
11:22par client après on pourrait dire ben je ne veux visualiser que certains devis en fonction
11:27des états c'est à dire que les devis en cours etc etc donc après effectivement quand
11:34un devis est transformé et validé et accepté et bien on va le transférer donc alors en
11:41fait je vais en faire exprès d'en transférer un par exemple donc alors soit vous rentrez
11:46dans le devis vous faites transférer vous pouvez également faire bouton droit et vous
11:51avez aussi l'option transférer donc lui par défaut ce qui est normal donc nous on va
11:55faire vraiment le chemin classique on va transférer par exemple un devis en commande
11:59mais on peut sauter des étapes puisqu'on peut transférer directement vous voyez en
12:02facture si vous faites que de la prestation par exemple bien vous pouvez sauter ces étapes
12:06là donc là je vais faire exprès de le transférer en commande alors après on verra ces options
12:11justement vous voyez on peut lancer des transferts de réa pro à partir d'une commande client
12:17et bien on peut lancer une commande fournisseur donc ça on le reverra dans les réa pro voilà
12:22et là il va me générer voilà donc là c'est par rapport à la quantité en stock
12:24c'est pas grave voilà et je donc je peux demander donc là il va m'ouvrir un banc
12:29de commande alors on a les mêmes informations que par rapport au devis la seule différence
12:35c'est ici donc effectivement dans une commande on a un onglet qui s'appelle accompte donc
12:39on verra justement comment générer des accomptes donc les accomptes se génèrent à partir
12:43d'une commande voilà et là après effectivement on verra les spécificités donc pas au niveau
12:49des onglets mais à mettons ici vous voyez on a des boutons supplémentaires livrés
12:53soldés lorsqu'on a des livraisons partielles donc là on le verra lorsqu'on sera dans le
12:59tutoriel sur tous les cas particuliers mais là vous voyez maintenant voilà donc là
13:03maintenant j'ai ma commande du 25 octobre donc si je veux la transférer voilà je fais
13:07transférer donc là il va me la transférer en bl voilà donc là c'est le même principe
13:17donc si j'ouvre mon bl je vais avoir les mêmes onglets voilà vous voyez qu'au niveau
13:26de ma commande voilà donc là par contre ce qui change voilà c'est un petit peu les
13:30options donc là j'ai retourné donc là on verra aussi les cas particuliers dans le
13:34cadre d'un retour voilà et après dernière étape quand on est dans un bl alors si tout
13:42se passe bien et bien effectivement on transfère en facture voilà donc ça c'est vraiment
13:48le schéma classique des documents de vente lorsque tout se passe je dirais correctement
13:56après effectivement on verra les cas particuliers à travers différents tutoriels pour les
14:01avoir pour les accomptes et les livraisons partielles et ce qu'on va également les retours
14:07mais là vous voyez alors par contre effectivement lorsqu'on est dans une facture on a un onglet
14:12supplémentaire qui est au niveau de l'échéance mais qui reprend l'échéance par rapport à la
14:16fiche client voilà et là aussi on a aussi l'onglet à compte voilà voilà donc là en fait on a vu
14:23vraiment le cas classique après effectivement dernier cas de figure alors toujours dans un cas
14:27classique on peut faire des regroupements de documents c'est à dire que alors ça je vous
14:31le montre à partir d'un devis donc là vous voyez il a changé donc là comme lui il a le statut
14:35d'accepter je pourrais très bien transférer de devis quand c'est le même client voyez donc
14:40on fait bouton droit et là on fait regrouper et quand on fait un regroupement alors ce que
14:47je vous montre c'est valable aussi bien devis qu'on peut regrouper en commande les commandes
14:50qu'on peut regrouper en bl et les bl qu'on peut regrouper en facture vous pouvez le faire à
14:54plusieurs niveaux donc là il sait qu'il doit me faire un regroupement des deux devis et donc si
14:58je fais suivant voilà donc là maintenant je vais laisser en commande voilà donc après on peut
15:05on peut regrouper alors ça par rapport aux lignes articles moi je vous conseille de faire un sous
15:10total comme ça moi le client pour lui ça sera beaucoup plus visible voilà donc après on fait
15:17suivant là je fais lancer voilà donc là c'est par rapport à la quantité en stock c'est pas grave
15:25et voilà donc là moi quand je vais faire le bond de commande et bien le client verra les
15:31deux numéros de devis avec les deux sous totaux voilà donc là après j'ai bien mon sous total
15:37voilà donc et après on revient dans un cadre classique voilà donc là voilà et en fait il
15:44m'a généré les deux commandes voilà et en fait pour l'instant vous voyez elles ont le statut de
15:50non livré puisqu'en fait après aussi c'est intéressant on verra les statuts lorsqu'on
15:54va générer les ce qu'on appelle les livraisons partielles on verra par rapport à effectivement
15:59aux commandes et bien les différents statuts au niveau des états de livraison voilà donc là
16:04c'est vraiment le cadre classique que l'on a vu au niveau du circuit des documents de vente donc
16:11on part d'un devis qu'on peut transférer en commande bl et facture ou en sorte ces étapes
16:15de devis en facture je vous propose maintenant un nouveau tutoriel toujours dans le même je
16:21dirais philosophie là donc là on a vu les documents de vente on va voir maintenant la
16:25même chose par rapport aux documents d'achat